Como configurar a sincronização de informação entre o ERP e o PFR?

Devido à forte ligação entre o Fiscal Reporting e o ERP, é necessário atualizar a informação entre sistemas para garantir uma informação atualizada e correta. Neste sentido, estão disponíveis um conjunto de opções que permitem configurar as importações e a sincronização automática de dados.

Importar empresas e utilizadores

Para refletir os novos dados criados no PFR no ERP, é possível importar empresas e utilizadores.

Para importar utilizadores e/ou empresas, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Administrador | Empresas ou a Administrador | Utilizadores;
2. Na área Empresas ou Utilizadores, clicar na opção Importar;
3. Verificar se é apresentada a janela Importação de Entidades. Esta janela será sempre apresentada caso a importação seja selecionada na área Utilizadores ou Empresas. Deste modo, é possível numa só operação importar vários novos dados;
4. Verificar se o conetor assinalado é o correto. O conetor é o elemento que garante a comunicação com o ERP, sendo por isso necessário garantir que o conetor assinalado é o correspondente ao ERP;
5. Indicar quais os utilizadores e/ou empresas a importar;
6. No caso dos utilizadores, está disponível no campo inferior esquerdo uma opção que possibilita que, para além dos utilizadores, sejam importadas também as permissões a eles associadas no ERP (nomeadamente, as empresas às quais estes têm acesso);
7. Por fim, clicar em Importar.

Após a importação, deverá aceder novamente a Administrador | Empresas (ou Modelos/Utilizadores/Permissões de Utilizador), e verificar que as configurações definidas no ERP foram corretamente replicadas no PFR, nomeadamente, ao nível dos modelos associados às empresas, definições das empresas e utilizadores.

Os campos assinalados a laranja são de preenchimento obrigatório. No entanto, quando as empresas e os utilizadores são importados do ERP, podem existir situações em que estes campos não aparecem preenchidos pelo facto de alguns dados não serem obrigatórios do lado do ERP.

Caso as empresas/utilizadores já tenham sido importados, não é possível realizar nova importação. O mesmo acontece nos casos em que já existam utilizadores/empresas com a mesma designação do lado do PFR.

Utilizar definição dos conetores

A opção Conetores tem sobretudo uma vertente mais informativa, na medida em que os conectores são configurados na operação de importação. Assim, esta opção permite analisar as características de cada conector existente no produto.

Para utilizar esta opção, siga os seguintes passos:

1. Na área de Administração, aceder à opção de menu Administrador;
2. Selecionar a opção Definições de Conetores;
3. Verificar se na área de trabalho fica disponível o respetivo separador;
4. Preencher os seguintes campos: - Nome: identificar o conetor que é visualizado pelos utilizadores do tipo Administrador, por exemplo na operação de importação de empresas e utilizadores, é necessário indicar o conetor a utilizar. O Assistente de Importação Inicial irá utilizar o nome da instância configurado nas definições do conetor; - Nome da Entidade (entityname): entidade associada ao conetor; - Nome do Ficheiro (assemblyfilename): Nome do ficheiro DLL do conetor; - Assembly Namespace: Namespace da assembly do conetor; - Assembly Class name: Classname da assembly do conetor; - Ordem (order): Ordem em que é apresentado o conetor na lista de conetores dentro do PFR; - Ativo (active) - Ativa ou desativa o conetor;
5. De seguida, é necessário definir os seguintes parâmetros: - Instância ("instance"): Para os casos em que existe mais do que uma instância na máquina. Desta forma, quando é utilizado um conetor do ERP, é necessário garantir o mesmo se encontra instalado localmente. O valor por omissão é Default; - Tipo Plataforma ("Platform Type"): Linha do conetor (por exemplo, no ERP equivale a Professional ou Executive); - Autenticação do Utilizador ("User Login"): login de um utilizador do ERP, com o qual será acedido ao PFR; - Palavra-passe do Utilizador ("User Password"): password de um utilizador do ERP com o qual será acedido ao PFR;
6. Clicar em Testar Conetor para garantir que todas as configurações estão guardadas e o conetor se encontra a funcionar corretamente na ligação ao ERP;
7. Por fim, clicar em Gravar.

Os conetores selecionados ficam disponíveis para serem utilizados na Plataforma. Posteriormente, é apresentada uma mensagem a questionar se as empresas associadas aos conetores selecionados devem ser importadas para a Plataforma.

Todos os campos são de preenchimento obrigatório, exceto os campos do login do utilizador no caso de não existirem utilizadores definidos no ERP.

Configurar sincronização entre ERP e o PFR

É possível definir a sincronização automática da informação do ERP para o Fiscal Reporting sempre que um utilizador acede à aplicação.

Para configurar a sincronização automática, siga os seguintes passos:

1. Na área de Administração, aceder à área de menu Opções;
2. Selecionar a opção Configuração da Plataforma;
3. Verificar se na área de trabalho fica disponível o respetivo separador;
4. Assinalar a opção Atualizar categorias ao iniciar a aplicação. Quando selecionada, possibilita que o sistema valide a existência de atualizações no ERP associado ao(s) conetor(es) ativo(s) e realize a sincronização das seguintes informações, de acordo com as opções assinaladas: - Categorias a atualizar: indicar quais as categorias da área de administração que devem ser sincronizadas automaticamente na periodicidade definida; - Periodicidade: o momento no qual se devem realizar as atualizações para as categorias e conetores assinalados;
5. Clicar em Gravar.

• Empresas: Quando selecionada esta opção, todas as empresas que não existem no PFR mas que estão associadas ao ERP (para os conetores ativos), são criadas;
• Utilizadores: Quando selecionada, todos os utilizadores que não existem no PFR mas que estão associadas ao ERP (para os conetores ativos), são criados;
• Permissões de Utilizador: Quando selecionada, os utilizadores Administradores ou Super Administradores permanecem com permissões para todas as empresas existentes no Fiscal Reporting. Para os restantes utilizadores, as permissões são atualizadas em função das configurações existentes no ERP para os conetores selecionados;
• Cenários: Se esta opção está ativa, os cenários standard dessa declaração são atualizados em função do ano ao nível da estrutura, alterando as fórmulas e conservando os valores e parâmetros em todas as empresas nas quais não estejam bloqueados. Os estados Processado e Validado dos cenários atualizados são inicializados; - Os cenários criados pelo utilizador são atualizados em função do ano ao nível de estrutura (sem incluir fórmulas, valores e parâmetros) em todas as empresas nas quais não estejam bloqueados. Os estados Processado e Validado dos cenários atualizados são inicializados, mas os cenários bloqueados não são atualizados. - Os cenários a atualizar, em função do ano, seguem os seguintes critérios: 1) Se o modelo é anual, são atualizados os cenários cujo ano seja maior ou igual ao ano menos 1 do cenário atualizado; 2) Se o modelo não é anual, são atualizados os cenários cujo ano seja maior ou igual ao ano do cenário atualizado;
• Modelos: Se esta opção está ativa, as empresas que não tenham associadas as declarações existentes no Fiscal Reporting, ficarão associadas às mesmas em função dos critérios obtidos do ERP para os conetores ativos. Por exemplo, no caso do Modelo 22 (de periodicidade anual), este ficará associado às empresas que tenham o módulo de Contabilidade e o Modelo 22 assinalado como Declaração de Rendimentos no Administrador do ERP, em Contabilidade | Parâmetros da Empresa | Gerais.

Por omissão, a opção Atualizar categorias ao iniciar a aplicação não se encontra selecionada. A opção Sempre é a periodicidade definida por omissão quando um utilizador acede à aplicação.