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Os Anexos permitem guardar de forma organizada os documentos associados a Concursos e Obras/Projetos dentro de pastas, onde cada pasta poderá ter diversos ficheiros.
A estrutura das pastas é partilhada com todas as entidades, isto é, ao criar uma pasta para uma obra, esta é apresentada em todas as entidades. No entanto, os documentos existentes apenas se encontam disponíveis para a entidade a que foram associados.
Nota: Poderá encontrar os Anexos nos dados dos Concursos e Obras/Projetos.
A barra de ferramentas permite aceder às funções para a correta gestão de pastas e de documentos. Do lado esquerdo existe a árvore com a estrutura de pastas, enquanto que à direita a grelha com os documentos da pasta selecionada. É possível verificar facilmente qual a pasta selecionada na barra de ferramentas, apresentando a hierarquia de pastas.
Através da barra de ferramentas, é possível realizar um conjunto de opções:
Criar nova pasta
- Aceder ao separador Anexos;
- Selecionar a pasta onde pretende criar uma subpasta; Nota: A pasta Todos os Documentos é fixa e indica a raiz da estrutura. Assim, a primeira pasta será sempre criada dentro desta;
- Aceder à opção da barra de ferramentas Pasta | Nova;
- Indicar o Nome da pasta.
Remover pastas
- Selecionar a pasta que pretende remover;
- Aceder a Pasta | Remover.
Ao remover uma pasta, todo o conteúdo é eliminado.
Anexar um documento
- Selecionar a pasta na estrutura onde pretende adicionar o anexo;
- Aceder à opção da barra de ferramentas Anexo | Novo;
- Selecionar o documento que pretende anexar;
- Clicar em Confirmar;
- Poderá alterar a descrição para os documentos através da coluna da grelha.
Os documentos anexados apenas são copiados para a pasta do servidor quando é gravada a entidade. Desta forma, os documentos de origem devem ser mantidos enquanto não for guardada a entidade.
Remover um documento anexado
- Selecionar na estrutura a pasta que contém o documento a remover;
- Aceder à opção Anexo | Remover.
Guardar documentos localmente
- Selecionar na estrutura a pasta que contém o documento;
- Selecionar na grelha os documentos que pretende guardar;
- Aceder à opção Anexo | Guardar;
- Indicar a pasta onde pretende guardar os documentos.
Editar documentos anexados
- Selecionar na estrutura a pasta que contém o documento;
- Selecionar na grelha os documentos que pretende editar;
- Aceder à opção Anexo | Abrir.
A pasta Todos os Documentos é a raiz da estrutura e não pode ser renomeada, removida ou movida. Só é possível remover uma pasta quando esta se encontra vazia (sem documentos) em todas as entidades.