Como utilizar a função Mail Merge?

A função Mail Merge permite a criação de vários documentos de uma única vez com formatos idênticos, onde cada documento difere no conteúdo.

O sistema permite a gerir e editar documentos utilizando esta funcionalidade a partir de uma determinada lista.

O Mail Merge pode ser realizado através de duas operações:

1. Editar um documento Word para Mail Merge: o Word disponibiliza os campos presentes na lista selecionada;
2. Efetuar o Mail Merge a partir do documento Word criado: este processo será efetuado através de um assistente.

Utilizar o Mail Merge

Para utilizar o Mail Merge, siga os seguintes passos:

1. Abrir a lista pretendida;
2. No menu de contexto selecionar Mail Merge; Nota: Esta opção também se encontra disponível na barra de ferramentas Outras | Mail Merge;
3. Clicar em Próximo;
4. Selecionar a opção Editar um documento de Mail Merge no Word;
5. Criar ou Editar um documento;
6. Clicar em Finalizar;
7. Será aberto um documento em formato word que deverá configurar. Para incluir os campos disponíveis na lista deverá utilizar a opção Insert Merge Fields disponível na barra de ferramentas do editor;
8. Gravar o documento editado/criado;
9. Aceder novamente à opção de Mail Merge para voltar ao assistente;
10. Selecionar Próximo para inicializar o assistente;
11. Selecionar a opção Mail Merge;
12. Selecionar o documento para efetuar o Mail Merge;
13. Concluir os restantes passos do assistente; Nota: Podem existir situações em que é necessário efetuar o mapeamento de campos. Por exemplo, quando existem campos que estão a ser utilizados no documento de Mail Merge, mas que não existe informação para realizar o Mail Merge;
14. Selecionar o Destino do documento (edição, impressão, envio por email ou fax).

Através do Mail Merge, é possível introduzir campos variáveis nos documentos da empresa, por exemplo o envio de uma carta cujo conteúdo é comum a todos os colaboradores de uma empresa ou a todos os clientes.

É possível criar a carta como um documento de Mail Merge, introduzir nos locais adequados a informação específica (como o nome do utilizador, a morada ou o número de telefone) e aplicar o Mail Merge.

Assim, é enviada uma carta personalizada e gerada dinamicamente a partir do documento de Mail Merge.