Como criar um contrato?

Um contrato estipula as várias condições de venda e compra de produtos ou serviços. Este contrato pode ser renovado e consultado, bem como ser replicado numa nova versão quando existem novas alterações.

Criar Contratos

Um contrato de Compra ou Venda, associado a um Cliente/Outro Devedor ou a um Fornecedor/Outro Credor, permite definir as várias condições de fornecimento de Produtos ou Serviços, caso se trate de um contrato de venda ou de aquisição de Produtos/Serviços, caso se trate de um contrato de compra.

Podem ser definidas as características seguintes:

• Validade: configura-se um período para o qual o contrato é válido;
• Estado: define o estado atual em que se encontra o Contrato (Novo, Orçamentado, Recusado, Ativo-Faturação Ativa, Ativo-Faturação Suspensa);
• Condições Comerciais: tais como a moeda, modo e condições de pagamento, descontos;
• Contabilização: a forma como um contrato é contabilizado, nomeadamente o projeto, a conta, o centro de custos, etc.;
• Garantiascontratuais associadas ao contrato: estas podem ser obrigatórias ou facultativas.

Para criar um contrato, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Serviços | Contratos | Contratos;
2. Indicar o Documento e a Série que definem o contrato;
3. Identificar a referência do contrato;
4. Identificar a Entidade associada ao contrato;
5. No separador Gerais, definir os critérios de validade do contrato:
   • Período: intervalo de datas de validade do contrato;
   • Renovável: indica se o contrato deve ser renovável;
6. Definir o valor do contrato, bem como a moeda do mesmo;
7. Se o contrato está associado a um projeto, é possível fazer essa associação;
8. Para contratos de venda, indicar o responsável pelo contrato (vendedor), bem como a oportunidade de venda que lhe deu origem;
9. No separador Condições Comercias, definir a:
   • Moeda, Modo Pagamento, Cond. Pagamento, Desc. Comercial e Desc. Adicional;
   • regra de Faturação com Outras Condições Comerciais;
10. No separador Contabilidade, definir as regras que vão ser depois copiadas para os documentos;
11. No separador Observações, inserir informações adicionais ao contrato;
12. No separador Garantias, associar as garantias aplicáveis ao contrato; Nota: Poderá adicionar o valor da garantia;
13. No separador CCP, definir os dados referentes ao Código de Contrato Público associado ao contrato
14. Clicar em Gravar.

É possível criar Planos de Faturação para um Contrato de Venda a partir do menu de contexto, na opção Contexto | Plano de Faturação. Neste caso, a janela de agendamento de faturação será aberta com os campos de Cliente e Contrato preenchidos com os respetivos dados.

Renovar Contratos

Para simplificar o processo de renovação de contratos, foi criado um utilitário que permite efetuar a operação em lote.

Para efetuar a renovação de contratos, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Serviços | Contratos | Renovação de Contratos;
2. No separador Restrições, definir a data até à qual devem ser consideradas as renovações;
3. Clicar em Atualizar;
4. Na lista apresentada, selecionar os contratos a renovar. Ao selecionar um contrato, os dados do contrato a gerar são sugeridos de acordo com os dados do documento original (tipo de documento e duração do período de validade), sendo que o estado sugerido será sempre o Orçamentado. É possível alterar os dados do novo contrato, inclusive o estado do contrato. O novo valor do contrato é sugerido aplicando o fator de atualização definida no tipo de documento de contrato ao valor atual do contrato. A fator de atualização pode ser alterada, contrato a contrato, sem alterar a margem que está definida no tipo de documento de contrato. O novo valor também poderá ser alterado, contrato a contrato, bastando para tal editar o valor diretamente no campo;
5. Indicar o motivo da renovação;
6. Clicar em Processar.

No final do processamento, será apresentada uma lista dos contratos gerados, sendo possível desta forma a edição dos mesmos através da funcionalidade drill-down.

Um contrato ao ser renovado, a referência será mantida no novo contrato. No editor de contratos, é possível navegar para o contrato gerado a partir da renovação, assim como é possível navegar para o contrato de origem caso o contrato editado seja resultado de uma renovação.

Criar Versões de Contrato

Os Contratos podem ter versionamento, ou seja, é possível gerar uma nova versão do contrato para efetuar alterações, guardando assim um histórico dos valores do contrato antes de ser alterado. Este histórico pode depois ser consultado, contudo nunca alterado. Qualquer alteração deve ser realizada na versão mais recente do contrato.

No cabeçalho do contrato, existe um campo que indica a sua versão, sendo indicado ao lado do número se é a versão atual ou se é histórico.

Para criar uma nova versão de um contrato, siga os passos seguintes:

1. Aceder a Serviços | Contratos | Contratos;
2. Editar um contrato;
3. Selecionar no menu de contexto do Contrato a opção Criar Nova Versão;
4. Confirmar se é pretendido continuar com a criação da nova versão.

O editor é atualizado com os dados na nova versão do contrato, sendo esta alteração vísivel no campo Versão.

Consultar Contratos

Esta opção tem como objetivo apresentar uma listagem detalhada de contratos.

Para tal, deverá aceder a Gestão de Contratos | Exploração | Consultas | Contratos e clicar em Atualizar.

No separador Restrições, é possível condicionar a informação apresentada de forma a obter os resultados adequados aos parâmetros pretendidos.