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No módulo de Construção, estão disponíveis várias operações relacionadas com os orçamentos de uma obra.
Neste sentido, é possível criar propostas/orçamentos, bem como duplicar e/ou consultar os orçamentos disponíveis. Além disto, o número de casas decimais pode ser configurado, tal como as opções gerais dos orçamentos.
Caso existam erros ou omissões no orçamento, poderá registá-los, assim como utilizar fórmulas para auxiliar o cálculo do preço de custo do orçamento.
Criar Propostas e Orçamentos
Para criar propostas/orçamentos é necessário identificar todos os dados que caracterizam as propostas, nomeadamente:
- Código do orçamento (facultativo);
- Data de criação do orçamento (obrigatória e para eventual ordenação);
- Título do orçamento;
- Título abreviado do orçamento;
- Tipo de Concurso;
- Comentários (caso pretenda registar situações específicas, por exemplo).
Para criar uma proposta/orçamento, siga os seguintes passos:
- Aceder a Construção | Concursos;
- Criar ou editar um concurso;
- Na árvore lateral navegar até Orçamentação | PropostaBase;
- Na barra de ferramentas clicar em Novo;
- No separador Geral preencher os dados genéricos do orçamento;
- No separador Fórmulas definir as variáveis e respetivas fórmulas do orçamento;
- No âmbito dos concursos a obras públicas em Espanha, no separador Taxas (apenas disponível no mercado de Espanha) preencher os seguintes campos: - Custo Geral (Gastos Generales): percentagem que incide sobre a soma dos custos diretos e indiretos da empresa. Por exemplo, gastos com o pessoal ou com o transporte. É geralmente igual a 13%; - Benefício Industrial (Beneficio Industrial): percentagem que se pretende ganhar com a realização da obra. Esta percentagem incide sobre os custos gerais da empresa. É geralmente igual a 6%; - Desconto (Baja): faz parte de um dos critérios de adjudicação de concursos em Espanha. Percentagem de desconto que incide sobre a soma de custos diretos e indiretos, gastos gerais e benefício industrial. Nota: Estas taxas são utilizadas na emissão do Resumo do Orçamento, da Análise de Obra e na criação do Reorçamento (R=C):
- No separador Parâmetros definir o número de casas decimais a utilizar nas medições;
- Por fim, clicar em Gravar.
Após gravar, poderá elaborar o orçamento.
Utilizar Operações Disponíveis
No orçamento existe um conjunto de operações essenciais à utilização deste documento no dia a dia de uma organização, nomeadamente:
- Duplicação de orçamentos: permite acelerar o processo de criação de novos orçamentos e as possíveis alterações num orçamento em específico, sendo possível duplicar qualquer tipo de orçamento;
- Cópia de valores de venda: permite copiar os valores de venda entre dois orçamentos;
- Abertura de orçamentos: permite abrir um orçamento e alterar os valores de reorçamento;
- Definição do número de casas decimais: definir o número de casas decimais a considerar no orçamento;
- Consulta do resumo do orçamento: permite consultar um resumo dos valores estimados, bem como exportá-los em diversos formatos (excel, html ou texto). Esta opção possibilita ainda a visualização menos detalhada dos valores que compõem um orçamento nos casos em que o detalhe não é relevante;
- Edição de orçamentos por vários utilizadores: permite definir se um orçamento pode ser editado ao mesmo tempo por dois utilizadores;
- Atualização de dados do orçamento: permite atualizar os dados específicos de um orçamento, nomeadamente, a data de entrega, o título, se é ou não a proposta base ou eventuais notas;
- Ordenação: permite ordenar todo os artigos do orçamento ou apenas os artigos selecionados.
Para efetuar estas operações, siga os seguintes passos:
Duplicar Orçamentos
- Aceder a Construção | Obras;
- Escolher a obra na qual está o orçamento a duplicar;
- Aceder ao menu Orçamentação;
- Escolher o orçamento a duplicar;
- Aceder a Contexto e clicar na opção Copiar orçamentos;
- Escolher a obra destino;
- Definir o código e a descrição para o novo orçamento; Nota: O sistema apresenta a seguinte sugestão: para o código sugere o prefixo "D_", seguido do código do orçamento original, e para a descrição sugere o prefixo "( Cópia de )", seguido da descrição do orçamento original;
- Escolher os dados a duplicar;
- Clicar em Confirmar;
- Verificar que o orçamento é duplicado para a obra destino indicada.
Nota: É possível duplicar orçamentos para a própria obra ou entre obras e todos os planeamentos em utilização.
O sistema deve copiar os valores dos recursos consumidos para o destino desde que este seja aplicado só à origem. São copiados também todos os atributos da proposta.
Copiar Valores de Venda
- Aceder a Construção | Obras;
- Escolher a obra na qual está o orçamento para onde pretende copiar os valores de venda;
- Aceder ao menu Orçamentação;
- Escolher o orçamento com os valores de venda que pretende copiar (orçamento de origem);
- Aceder a Contexto e clicar na opção Copiar Orçamentos;
- No tipo de cópia escolher a opção Copiar Valores de Venda;
- Escolher a obra e orçamento de destino.
Nota: A cópia dos valores entre orçamentos é efetuada tendo em consideração o código, a descrição breve, a unidade e quantidade do item. Se no orçamento de origem existir mais do que um item com informação idêntica e valores de venda distintos, a cópia não será efetuadade forma correta nestes itens. Nestes casos, antes da cópia ser efetuada, será apresentado um alerta questionando se pretende prosseguir.
Abrir orçamentos
- Aceder a Construção | Obras;
- Selecionar a obra pretendida;
- Na área Orçamentação selecionar o orçamento;
- Clicar na opção Operações sobre o Estado do Orçamento;
- Clicar na opção Abrir.
Posteriormente, poderá fechar novamente o orçamento acedendo à mesma opção e clicando em Fechar.
Se pretender alterar os valores do orçamento de venda quando este se encontra aberto, deverá garantir que a opção Permite edição sem restrições a orçamentos abertos após Consignação se encontra ativa em Administrador | [Empresa] | Construção | Parâmetros da Empresa | Orçamentos | Gerais.
Por omissão, os orçamentos no estado Consignado são automaticamente fechados e bloqueados. Tal significa que, as descrições dos orçamentos de venda e de custo não poderão ser alteradas, bem como os valores do reorçamento.
Nota: quando existem autos de medição, apenas é possível mover itens dentro do mesmo capítulo/subcapítulo.
Configurar o número de casas decimais no orçamento
- Aceder a Construção | Concursos | Orçamentação | Proposta Base;
- Selecionar um orçamento da lista;
- Clicar em Editar;
- No separador Parâmetros indicar as casas decimais a utilizar no orçamento.
Por omissão, os valores das casas decimais do orçamento são preenchidos com os valores definidos nos Parâmetros da Empresa.
Consultar o resumo do orçamento
- Aceder a Construção | Obras;
- Selecionar a obra pretendida;
- No separador Orçamentação selecionar o orçamento e, posteriormente, a opção Resumo do Orçamento (que se encontra na barra de ferramentas na opção Contexto);
- Selecionar os detalhes para o resumo através da opção Ver detalhes até ao nível. Nota: Por exemplo, se num orçamento existir o capítulo Arquitetura, o subcapítulo Cobertura e, dentro deste, o item Impermeabilização, então existem os níveis 0, 1 e 2, respetivamente;
- Selecionar a opção Detalhar Custos Indiretos para exibir os detalhe nos casos em que a informação seja relevante (caso contrário é apresentado apenas o resumo/total);
- Clicar na opção Mostrar Valores do Orçamento de Custo e/ou Reorçamento para apresentar os valores associados a cada nível e o seu peso no total do Orçamentos. O mesmo se aplica aos casos em que existe Reorçamento;
- Indicar o formato para a exportação do resumo.
Permitir a edição de orçamentos a vários utilizadores em simultâneo
Por omissão, o módulo de Construção não permite a edição simultânea do mesmo orçamento por diversos utilizadores. Quando um segundo utilizador tenta entrar no orçamento, apenas poderá vê-lo como modo de leitura.
Contudo, é possível definir que um orçamento pode ser editado ao mesmo tempo por dois utilizadores. Nestes casos, é apresentada uma mensagem na qual se informa que outro utilizador está a consultar o orçamento e para que seja possível editá-lo é necessário bloquear a parte a editar.
Para definir a edição de orçamentos por vários utilizadores em simultâneo deverá aceder a Administrador | [Empresa] | Construção | Parâmetros da Empresa | Orçamentos | Gerais e ativar a opção Permite edição simultânea do mesmo orçamento por diversos utilizadores.
No orçamento, os utilizadores através da opção de contexto Bloquear (botão direito do rato) indicam as áreas que pretendem editar, uma vez que os orçamentos passam a ser apresentados em modo de leitura, obrigando a bloquear o que se pretende editar.
Após gravar as alterações realizadas no orçamento, o orçamento fica bloqueado.
Atualizar dados do orçamento
- Aceder a Construção | Obra ou Construção | Concurso;
- Selecionar a obra/concurso pretendido e editá-la(o);
- Aceder ao orçamento em Orçamentação;
- Selecionar o orçamento/proposta base e clicar em Editar;
- No separador Geral alterar os dados gerais do orçamento. Por exemplo, acrescentar notas relativas ao orçamento (opcional);
- No separador Fórmulas definir fórmulas do orçamento (opcional);
- No separador Informação Ficheiro alterar os campos pretendidos; Nota: Este separador só se encontra disponível se o orçamento tiver sido importado através do assistente. Nas importações no formato BC3 não é possível editar nenhum campo;
- Por fim, clicar em Gravar.
Ordenar artigos do orçamento
É possível ordenar os artigos do orçamento de duas formas: automática ou manual.
Ordenação automática com base no código
Esta opção permite ordenar todo o orçamento ou apenas um capítulo/subcapítulo selecionado, com base no código e de forma ascendente. A ordenação é efetuada sobre os subitens do item escolhido, sendo que os itens de subempreitada serão sempre posicionadas imediatamente após o item que lhes deu origem. As alterações são refletidas nos restantes tipos de orçamento, independentemente do tipo em que foi alterado.
Para tal, siga os seguintes passos:
- Selecionar na árvore do orçamento o item que se pretende ordenar;
- Clicar com o botão direito no rato no item selecionado;
- Selecionar a opção Reordenar pelo Código.
Ordenação manual
Através desta opção, é possível ordenar os itens do orçamento de forma manual com recurso ao Drag & Drop. Basta selecionar os itens do orçamento que se pretendem mover, utilizando as teclas auxiliares CTRL ou SHIFT, para a múltipla seleção. E, de seguida, arrastar os itens para a posição pretendida.
De referir que:
- Ao arrastar um item para dentro de outro, este assume a última posição;
- Para inserir um item entre outros, é necessário manter pressionada tecla SHIFT durante o drag & drop;
- Os itens com quantidade subempreitada apenas poderão ser movidos dentro do mesmo item pai/capítulo/subcapítulo, movendo os respetivos itens de subempreitada para as posições seguintes;
- Os itens de subempreitada não podem ser movidos, nem servir de referência para o drag & drop;
- Para mover itens com classificações diferentes, deverá confirmar que pretende reclassificar o item;
- As alterações são refletidas nos restantes tipos de orçamento, independentemente do tipo em que foi alterado.
Controlar Erros e Omissões
Quando se elabora erradamente um orçamento pode existir consequências, nomeadamente, perder uma proposta ou ganhar uma obra com preços anormalmente baixos. O utilitário de Auditoria de Orçamentos/Verificação de Erros permite verificar potenciais situações anormais.
No entanto, também existem outras situações em que os orçamentos não são bem estimados devido a erros ou omissões, isto é, a quantidade de um item não foi corretamente estimada ou um item não foi considerado inicialmente, respetivamente. Nestes casos, é necessário registar estas situações no orçamento.
Para verificar a existência de erros e registá-los no orçamento, siga os seguintes passos:
Verificar erros no orçamento
- Aceder a Construção | [Concurso | Obra];
- Selecionar o concurso/obra pretendido e editá-lo(a);
- Aceder ao orçamento que se pretende verificar os erros;
- No menu Ver aceder à opção Verificação de Erros;
- Clicar em Filtro de Verificações;
- Selecionar os erros a verificar e indicar a respetiva condição, se necessário;
- Por fim, clicar em Verificar Erros.
Ao posicionar no erro, o sistema navega para o item do orçamento que contém esse erro.
Após realizar os passos anteriores, os erros são apresentados e será possível efetuar as seguintes operações:
- Agrupar por Tipo de Erro;
- Detalhar/Resumir;
- Exportar;
- Imprimir.
Nota importante: Durante este processo, é validada a existência de fichas ou recursos livres num orçamento, ou seja, é verificado se são utilizadas fichas ou recursos livres na decomposição do orçamento. Para criar recursos definitivos em substituição de recursos livres, deverá utilizar o utilitário de clonagem.
Registar erros ou omissões no orçamento
- Aceder a Construção |Concursos;
- Criar um contrato adicional associado à obra do tipo Erros e Omissões;
- Criar uma proposta base no contrato adicional;
- Aceder a Construção |Concursos;
- Selecionar o concurso do tipo Obra e editá-lo;
- Clicar na opção Proposta Base;
- Selecionar e processar a proposta base pretendida;
- Escolher a opção aplicável: - Erro: No menu Ver selecionar a opção Erros do Orçamento e selecionar o item com o erro; - Omissão: No menu Ver selecionar a opção Omissões ao Orçamento;
- Indicar o Contrato Adicional associado ao Erro/Omissão. Nesta lista estão apenas disponíveis os contratos associados à Obra, onde o tipo de contrato adicional associado tem a opção Usado para Erros e Omissões ativa;
- Preencher os restantes campos;
- Por fim, clicar em Gravar.
Após este processo, no orçamento do contrato adicional serão apresentados os itens de erros ou omissões inseridos.
De salientar ainda que poderá no contrato adicional editar o preço das omissões.
Configurar Opções Gerais
Esta configuração permite carregar fichas de sugestão quando são criados novos orçamentos.
Para configurar as opções gerais dos orçamentos, siga os seguintes passos:
- Aceder ao Administrador | [Empresa] | Construção | Parâmetros da Empresa | Orçamentos;
- No separador Gerais definir a máscara; Nota: Esta parametrização do código é sugerida automaticamente na criação de um novo orçamento;
- Indicar o Tipo de Documento, Série, Prefixo de Artigo e Número do Artigo de sugestão no registo de um Pedido de Preços;
- Definir o comportamento do controlo de quantidades;
- No separador Ficha sugestão são definidos os templates para a criação de orçamentos. Por omissão, o sistema já apresenta uma solução: - Cotações diretas: Código da ficha e respetivo recurso para ser utilizado na composição de preços para cotações diretas (anteriormente denominados como preços impostos); - Importações externas: Código da ficha e respetivo recurso para ser automaticamente associado ao item do orçamento quando os preços são importados através de fontes externas (Excel ou XML); - Custos Diretos: Código da ficha para ser utilizado como template na composição de preços para custos diretos; - Custos indiretos: Código da ficha para ser utilizado como template na composição de preços para custos indiretos.
- Por fim, clicar em Confirmar.
Ao estimar um item, se as Fichas Template se encontrarem definidas e não existir nenhuma ficha aplicada ao item, o sistema sugerirá a ficha definida nos passos anteriores. Os Recursos não utilizados não serão guardados em base de dados.
Se não existir a licença Preços, apenas se encontra disponíveis os recursos de sistema.
Utilizar Fórmulas no Orçamento
As fórmulas do orçamento auxiliam o cálculo do preço de custo do orçamento. Para utilizar estes elementos é necessário primeiramente associar variáveis globais ao orçamento e, posteriormente, associar a estas variáveis as fórmulas que intervêm no cálculo dos trabalhos do orçamento.
As variáveis seguem uma regra de construção obrigatória, ou seja, têm de ser inseridas entre parêntesis retos, como por exemplo: [ABC]. De salientar que as fórmulas [PRECO] e [QUANT] são fórmulas de sistema e, deste modo, não podem ser inseridas.
Por exemplo, se pretender acrescentar um valor residual 3% (desperdício) ao valor de custo do trabalho, deverá utilizar a fórmula ([PRECO]*1.03).
Para manusear as fórmulas poderá utilizar as seguintes colunas:
- Fórmula: permite alterar o preço de custo, colocando variáveis do orçamento e/ou valores de forma a modificar o valor de custo final;
- Pr.UnitFx: permite visualizar o valor do custo com a fórmula aplicada.
No Orçamento de Custo é possível manipular o preço de custo com base em fórmulas predefinidas na ficha do orçamento.
Para utilizar fórmulas no orçamento, siga os seguintes passos:
Passo 1: Criar uma variável
- Aceder a Construção | Recursos | Tabelas;
- Selecionar a opção Variáveis;
- Preencher os campos Código, Descrição e Unidade;
- Clicar em Gravar.
Passo 2: Indicar os valores das variáveis na ficha do orçamento
- Aceder a Construção | Concursos;
- Selecionar a ficha do orçamento pretendido;
- Clicar na opção Fórmulas;
- Indicar as variáveis que o orçamento pode utilizar;
- Indicar o valor ou a relação com outras variáveis.
Passo 3: Utilizar no orçamento
- Aceder a Construção | Concursos;
- No separador Processamento selecionar a opção de Orçamentode Custo;
- Com o botão direito do rato escolher as opções de colunas;
- Incluir no editor as colunas das fórmulas;
- Alterar a fórmula para a pretendida (por defeito, aparece a fórmula preço).
Apenas é possível registar erros e omissões em Obras na fase de Concurso.
Utilizar Modelos de Partes de Orçamentos
O conceito de modelos tem como objetivo auxiliar a manutenção de orçamentos. É possível guardar partes de articulados na estrutura de preço e utilizá-los posteriormente no editor de orçamentos.
Assim, na estrutura de preços, a árvore que contêm pastas, subpastas, fichas e recursos pode ser importada para um orçamento. No mesmo sentido, num orçamento, a árvore de um capítulo, subcapítulo, fichas e recursos pode ser exportada para a estrutura de preços.
Para importar ou exportar modelos de partes de um orçamento, siga os seguintes passos:
Importar modelos
Para importar modelos de partes de orçamentos, siga os seguintes passos:
- Aceder a Construção | Concursos ou Obras;
- Editar uma obra ou concurso;
- Processar um orçamento;
- Na criação de um novo item clicar nas operações de contexto ou na tecla F4 para abrir a estrutura de preços;
- Marcar os modelos a importar;
- Por fim, clicar em Gravar;
Após de efetuar estes passos, é recriado no orçamento as estruturas selecionadas. No orçamento de venda, as decomposições não são copiadas.
Exportar modelos
- Aceder a Construção | Concursos ou Obras;
- Editar uma obra ou concurso;
- Processar um orçamento acedendo às opções Custo ou Reorçamento;
- Marcar o início da árvore que se pretende criar como modelo, selecionando o capítulo, subcapítulo ou item;
- Selecionar a opção Criar Modelo na Estrutura de Preços;
- A estrutura de preços é aberta e colocada na raiz o novo modelo;
- Por fim, clicar em Gravar.