Como preencher e entregar o Relatório Único (Açores)?

A regulamentação do Código do Trabalho criou uma obrigação única, a cargo dos empregadores, de prestação anual de informação sobre a atividade social da empresa, com conteúdo e prazo de apresentação regulados na Portaria n.º 55/2010, de 21 de janeiro.

Este relatório é composta por um conjunto alargado de informações, nomeadamente:

• Quadro de Pessoal;
• Celebração e cessação de contratos de trabalho a termo;
• Relação dos trabalhadores que prestaram trabalho suplementar;
• Relatório da atividade anual dos serviços de segurança e saúde no trabalho;
• Balanço social;
• Greves.

Desta forma, o Relatório Único agrega vários mapas anteriormente dispersos, nomeadamente:

• Quadro de Pessoal (Anexo A do Relatório Único);
• Balanço Social;
• Relatório Anual S.H.S.T. (Anexo D do Relatório Único);
• Etc.

A entrega do Relatório Único é realizada através do Fiscal Reporting.

Para mais informações sobre este relatório, deverá consultar o portal Gabinete de Estratégia e Planeamento (GEP), nomeadamente, a área de Perguntas Frequentes. Para aceder às tabelas auxiliares de preenchimento e respetivos códigos, deverá consultar a área Manuais/Instruções do mesmo portal.

Gerar formato eletrónico

Tal como especificado pelo Observatório do Emprego e Formação Profissional (OEFP) dos Açores, a geração do formato eletrónico do Relatório Único (RU) deverá ser independente por Anexo a entregar.

Para que a entrega possa ser realizada tal como especificado pelo OEFP, é disponibilizada na página de Parâmetros do RU dos Açores uma opção que permite escolher para que Anexo pretende gerar o formato eletrónico.

Assim, poderá gerar tantos ficheiros, quantos os anexos a entregar.

Para gerar o formato eletrónico, siga os seguintes passos:

1. Possuir o Relatório Único processado e validado;
2. Aceder à página de Parâmetros e escolher os anexos a gerar para o ficheiro;
3. Clicar em Gravar e, de seguida, fechar o modelo;
4. Escolher a opção Gerar ficheiro;

Os ficheiros são gerados para a pasta definida nas Opções do Fiscal Reporting: Diretoria para ficheiros em formato digital dos modelos.

Folha de Rosto

O preenchimento da Folha de Rosto do Relatório Único implica um conjunto de configurações relacionadas com as tabelas de manutenção do módulo de Recursos Humanos, que são necessárias para que o sistema preencha automaticamente o maior número possível de campos.

Mapeamento com Recursos Humanos

A Folha de Rosto do Relatório Único contém informação sobre a atividade social da empresa:

• Quadro I - Identificação da Entidade Empregadora: contém informação definida nas propriedades da empresa, no Administrador (assim como o Ponto 12 do Quadro I). O ponto 4.5 (País) é preenchido automaticamente com o valor PT. Contudo, poderá modificar este valor manualmente;
• Quadro II - Identificação da(s) Unidade(s) Local(is) (Estabelecimentos): contém informação sobre cada estabelecimento. No PFR, esta informação é apresentada em forma de grelha e é automaticamente preenchida, na sua generalidade, com base nos dados da tabela "Estabelecimentos" disponível em Tabelas | Gerais | Organização;
• Quadro VII - Trabalhadores com Perda ou Anomalia de Estruturas ou Funções do Corpo com Implicações na Prestação de Trabalho: é preenchido com base no campo Percentagem incapacidade da ficha do funcionário, disponível em Tabelas | Recursos Humanos | Funcionários ou Recursos Humanos | Salários e Honorários;
• No Ponto 4 do Quadro IX - Outro Dados Complementares da Entidade Empregadora, existem algumas limitações uma vez que não se encontram disponíveis todos os tipos de ausência no ERP. As que são suportadas baseiam-se no campo Balanço Social da tabela "Faltas", em Tabelas | Recursos Humanos | Dados de Processamento, segundo o mapeamento:

Outras Considerações

Devem ser preenchidos manualmente, por exemplo, os seguintes campos:

• Quadro II - Identificação da(s) unidade(s) locais (Estabelecimentos): 5 - Situação perante a atividade, motivo e período; 5.1 - Situação; 5.2 - Motivo; 5.3 - Datas: Início e Fim;
• Quadro III - Pessoas ao Serviço;
• Quadro IV - Filiação Sindical e Filiação em Associações de Empregadores;
• Ponto 2 do Quadro V - Trabalho Suplementar;
• Quadro VI - Trabalhadores Temporários na Empresa Utilizadora;
• Pontos 1 e 2 do Quadro VIII - Dados Económicos da Entidade Empregadora.

Anexo A - Quadro de Pessoal

Este anexo deve ser entregue pelos empregadores/entidades empregadoras ativas ou suspensas em algum período do mês de outubro do ano de referência.

O preenchimento do Anexo A - Quadro de Pessoal é efetuado com os dados do Quadro de Pessoal existente no ERP, em Declarações Fiscais e Oficiais | Recursos Humanos | Mapas Oficiais. Desta forma, é necessário validar os resultados do Quadro de Pessoal no ERP antes de gerar o Anexo A no Fiscal Reporting. Caso seja necessário alterar alguns dados, deverá efetuá-lo manualmente e gravar as alterações. Caso contrário, não se irão refletir no anexo.

No Quadro de Pessoal, é possível atualizar apenas os campos referentes ao Relatório Único, selecionando a opção Atualizar apenas as novas colunas para o Relatório Único. Desta forma, é garantido que os dados anteriormente gerados não serão modificados.

Mapeamentos com Recursos Humanos

As colunas do anexo são inferidas pelo processamento do Quadro de Pessoal no ERP. No entanto, estas são inferidas das seguintes tabelas:

• No cabeçalho, o campo 4 (N.º do Estabelecimento) é inferido pelo campo Identificador Estabelecimento da tabela "Estabelecimentos", disponível em Tabelas | Gerais | Organização, que por sua vez se encontra associado à ficha de funcionário no separador Inf. Profissional;
• A tabela "Nacionalidades", disponível em Tabelas | Gerais | Terceiros | Outras Tabelas, deve ser preenchida de acordo com a Tabela n.º 2 das instruções de preenchimento. É utilizada no preenchimento da coluna "5 - Nacionalidade" do quadro II - Trabalhadores. Por sua vez, deve ser associada à ficha do funcionário no separador Identificação;
• A tabela "Habilitações", disponível em Tabelas | Recursos Humanos | Dados de Funcionários, é utilizada no preenchimento da coluna 6 "Habilitações literárias" do quadro II - Trabalhadores. Por sua vez, deve ser associada à ficha do funcionário no separador Carreira;
• O campo Cod. Rel. Único da tabela "Horários de Trabalho", disponível em Tabelas | Gerais | Calendário, é utilizado no preenchimento da coluna 18 "Duração do tempo de trabalho" do quadro II - Trabalhadores, de acordo com a Tabela n.º 23 das instruções de preenchimento. Deve, por sua vez, ser associado à ficha do funcionário no separador Horários;
• Na coluna 20.4 "Motivo pelo qual a remun. paga é inferior à devida", os códigos são inferidos da tabela "Faltas", de acordo com a seguinte conversão:

  Balanço Social - Faltas	Código no Relatório Único
  1 - Acidente de Trabalho	3
  2 - Doença	1
  3 - Doenças profissionais	1
  4 - Suspensões disciplinares	8
  5 - Assistência inadiável	8
  6 - Maternidade / Paternidade	2
  7 - Outras causas	8
  8 - Greve	4

  Como se pode verificar, as situações "5 - Lay off" e "6 - Salários em atraso" do Relatório Único (Tabela n.º 25) não se conseguem inferir dos dados do ERP. Assim, estas situações devem ser preenchidas manualmente.

Outras Considerações

Em 2011 (na entrega dos dados relativos a 2010), os valores relativos às seguintes colunas já serão apresentados com a distribuição correta, ao contrário do que sucedeu na entrega em 2010 em que foi necessário editar os valores:

• 26 - Subsídio de refeição;
• 27 - Subsídio de turnos;
• 28 - Outros prémios e subsídios regulares.

Tal acontece porque em novembro de 2009, o valor de Outros prémios e subsídios regulares foi calculado incluíndo os valores do subsídio de refeição e de turnos, não sendo por isso possível efetuar a distribuição.

As colunas 13 "Aplicabilidade do IRCT" e 15 "Nível de qualificação" também devem ser preenchidas. De acordo com as instruções de preenchimento fornecidas pelo GEP, as informações destas colunas deverão ser recolhidas em 2011 com referência ao ano 2010 segundo as Tabelas n.º 19 e 21, respetivamente.

O valor do campo 13 (Aplicabilidade do IRCT) é obtido do campo existente para definir o Nível de Qualificação na Ficha do Funcionário no separador Carreira.

Na plataforma do Relatório Único, na área da empresa pode ser obtido o Identificador Estabelecimento (que deve ser colocado na tabela "Estabelecimentos" do ERP). Este código pode ser obtido na área relativa às Unidades Locais ativas, na coluna "ID".

Anexo B - Fluxo de Entrada ou Saída de Trabalhadores

Os dados para o preenchimento deste anexo são obtidos pelo histórico contratual dos funcionários, designadamente, pelas admissões e saídas dos funcionários. Poderá visualizar estes dados através da opção de contexto Histórico do contrato da ficha do funcionário, em Tabelas | Salários e Honorários | Funcionários ou Tabelas | Recursos Humanos | Funcionários.

Anexo C - Relatório Anual de Formação Contínua

De acordo com o artigo 4.º da Portaria n.º 55/2010, o Anexo C do Relatório Único deverá ser entregue a partir de 2011.

Para efetuar o preenchimento automático no Fiscal Reporting (PFR) de alguns campos deste anexo, é necessário efetuar um conjunto de configurações no módulo de Recursos Humanos, sobretudo, no módulo Formação.

Tipos de Curso

Em Tabelas | Recursos Humanos | Formação | Outras Tabelas | Tipos de Cursos, o campo Modalidade permite o preenchimento do campo 6 (Modalidade de formação) do Anexo C, de acordo com os valores da Tabela n.º 31 das instruções de preenchimento do Relatório Único. Por omissão, é igual a 0 - Não definido, sendo necessário atualizar o seu valor para os tipos de curso já existentes.

Cursos

O campo Tipo Certificado, disponível no separador Certificados em Tabelas | Recursos Humanos | Formação | Cursos, encontra-se disponível apenas se a opção Emite Certificado estiver ativa. Será utilizado para o preenchimento do campo 11 (Tipo de Certificado/Diploma) do Anexo C, de acordo com os valores da Tabela n.º 35 das instruções de preenchimento do Relatório Único.

Por omissão, é igual a 0 - Não definido, sendo necessário atualizar o seu valor para os cursos já existentes. Ao emitir o Anexo C no PFR, o sistema assume o valor 6 - Não aplicável quando o tipo de certificado é igual a 0 - Não definido.

No separador Calendário, na grelha das ocorrências, a coluna "Horário" pode ser definida como: "01 - Laboral", "02 - Pós-Laboral" ou "03 - Misto".

O campo Horário permite o preenchimento do campo 9 ("Horário da Formação") do Quadro II do Anexo C, de acordo com os valores da Tabela n.º 33 das instruções de preenchimento do Relatório Único.

O valor do campo 12 (Nível de qualificação da formação) é obtido através da opção Nível da UE.

Entidades Formadoras

O campo Tipo Entidade, disponível em Tabelas | Recursos Humanos | Formação | Entidades Formadoras, será utilizado para o preenchimento do campo 10 (Entidade formadora) do Anexo C, de acordo com os valores da Tabela n.º 34 das instruções de preenchimento do Relatório Único.

Por omissão é igual a 0 - Não definido, sendo necessário atualizar o seu valor para as entidades já existentes. Ao emitir o Anexo C no PFR, o sistema assume o valor 9 - Outro Tipo de entidades quando o tipo de entidade é igual a 0 - Não definido.

Áreas de Formação

O campo CNAEF, disponível em Tabelas | Recursos Humanos | Formação | Outras Tabelas | Áreas de Formação, deve ser definida a Classificação Nacional das Áreas de Educação e Formação e respetiva descrição.

Este campo será utilizado para o preenchimento do campo 5 (Área de educação/formação da ação) do Anexo C, de acordo com os valores da Tabela n.º 30 das instruções de preenchimento do Relatório Único.

Curriculum

No Curriculum de um funcionário, disponível em Recursos Humanos | Salários e Honorários | Funcionários | Contexto | Curriculum, no separador Cursos são importantes as seguintes colunas:

• Iniciativa: utilizar no preenchimento do campo 7 (Iniciativa da formação) do Anexo C, de acordo com os valores da Tabela n.º 32;
• Sit. Frequência: utilizar no preenchimento do campo 3 (Situação face à frequência de formação profissional) do Anexo C, de acordo com os valores da Tabela n.º 28;
• Horário: utilizar no preenchimento do campo 9 (Horário da formação) do Anexo C, de acordo com os valores da Tabela n.º 33;
• Duração: utilizar no preenchimento do campo 8 (Duração da ação - horas) do Anexo C:
• Período: utilizar no preenchimento do campo 4 (Período de referência da Formação), de acordo com os valores da Tabela n.º 29.

Dependendo do tipo de licenciamento obtido, este separador poderá ser automaticamente preenchido no momento do registo da frequência do curso em Recursos Humanos | Formação | Planos de Formação. No caso do licenciamento base de Recursos Humanos (RHP.BAS), este separador deverá ser preenchido manualmente.

Licenciamento

De forma a ser possível obter os valores de forma automática na emissão do Anexo C do Relatório Único, é importante destacar as condições relativas ao nível de licenciamento do módulo de Recursos Humanos. Desta forma, através do licenciamento base (RHP.BAS), é possível aceder às seguintes tabelas:

• Cursos: separadores Geral e Certificados;
• Tipos de Cursos;
• Entidades Formadoras;
• Áreas de Formação.

Anexo D - Relatório Anual da Ativ. do Serviço de SS no Trabalho

O Anexo D é a nova versão do anterior Relatório Anual SHST e é referente a um determinado estabelecimentoa identificar no seu cabeçalho, no campo Número da unidade local (Estabelecimento). Desta forma, deverá ser um criado um cenário para cada estabelecimento.

Este anexo encontra-se separado do restante modelo para que a sua entrega seja também realizada em separado no modelo Relatório Único - Anexo D. É útil, por exemplo, quando a empresa solicita a sua geração a uma entidade externa.

Antes de processar o modelo, deverá aceder ao separador Parâmetros e indicar o código do estabelecimento a processar, preenchendo o campo Código do Estabelecimento (interno).

Mapeamento com Recursos Humanos

• Quadro III - Pessoal dos Serviços de Segurança e Saúde (ponto 1): é utilizada a tabela "Técnicos" disponível em Tabelas | Recursos Humanos | S.H.S.T.| Técnicos;
• Quadro IV - Atividade(s) do(s) Serviço(s) de Segurança e Saúde no Trabalho: é inferido o registo de atividades de SHST. Da tabela "Agentes Químicos", os campos Número Ordem e Código EINECS são utilizados para o Quadro IV, campo 5.2.1.;
• Quadro V - Acidentes de Trabalho e Doenças Profissionais: é inferido do registo de acidentes de trabalho e doenças profissionais.

Outras Considerações

• Quadro III - Pessoal dos Serviços de Segurança e Saúde no Trabalho (ponto 2): por omissão, o campo Tipo é igual a 4 (Privada). Sugere-se a consulta da Tabela n.º 37 para o caso de ser necessário alterar este campo;
• O campo 6.2.3 (Fator de Risco) do Quadro IV - Atividades dos Serviços e de Segurança e Saúde no Trabalho deve ser preenchido manualmente de acordo com a Tabela n.º 47 das instruções de preenchimento.

Anexo E - Greves

Atualmente, o ERP não tem informação sobre greves que ocorreram. Por esta razão, este anexo deve ser preenchido manualmente e de acordo com as instruções de preenchimento.

Anexo F - Inf. sobre Prestadores de Serviço

De acordo com o artigo 5.º da Portaria n.º 55/2010, o Anexo F do Relatório Único em Portugal Continental deveria ser entregue a partir de 2011, contendo dados relativos a 2010. Contudo, a entrega anexo F foi adiada por um ano, estando prevista para 2012, conforme Portaria n.º 108-A/2011, de 14 de Março.

De forma preparar o preenchimento deste anexo a partir do PFR, encontra-se disponívelo campo Seg. Social em Tabelas | Recursos Humanos | Independentes | Ficha do Independente, no separador Regimes de Proteção.

Este campo é utilizado para o preenchimento do campo 2 do cabeçalho "Segurança Social (NISS) ou equiparado" do Anexo F.

A informação relativa ao anexo F não é gerada automaticamente.