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Evolution
É possível emitir os cheques dos funcionários e independentes, tratar as transferências bancárias e de cartões bancários ou efetuar pagamentos em numerário (dependendo das formas de pagamento associadas aos funcionários/independentes nas respetivas fichas e restantes dados de pagamento).
Em qualquer uma das operações, é possível filtrar a informação a um ou vários estabelecimentos ou departamentos.
No caso dos funcionários, é ainda possível escolher que processamentos serão considerados: Vencimento, Fins de Contrato, Subsídio de Natal, Subsídio de Férias e/ou Extraordinários.
Efetuar Pagamentos
Para efetuar um pagamento, siga os seguintes passos:
- Selecionar a opção de pagamentos de acordo com a entidade pretendida: Pagamentos -Funcionários ou Pagamentos – Independentes;
- Definir os filtros de pesquisa:
- Mostrar: Todos, Processados, Não processados;
- Intervalo de Datas: data de início e fim;
- Emitidos/Não emitidos: estão ativos por predefinição;
- Tipos de processamento: Vencimento, Subsídio de Férias, Subsídio de Natal, Extraordinário, Fim de Contrato;
- Aplicar filtros adicionais (opcional): Funcionários, Categorias, Escalões, Departamentos, Estabelecimentos, Bancos, Formas de pagamento (Transferência, Cheque, Numerário, Cartões Bancários);
- Definir a Data de Pagamento e o Tipo de Câmbio (quando aplicável): Câmbio do processamento ou Câmbio atual; Nota: o sistema regista a data de pagamento e quando existem moedas distintas calcula os valores conforme o câmbio escolhido;
- Clicar em Atualizar para que a grelha apresente os funcionários que correspondem aos filtros definidos. Caso existam valores a negativo, estes estarão identificados a vermelho;
- Selecionar as linhas a pagar através do menu de contexto da grelha. Para agilizar esta operação, é possível:
- selecionar todos os registos de uma só vez clicando na opção Selecionar Tudo;
- selecionar os vencimentos a partir de um valor limite através do menu de contexto da grelha. Aqui, deverá indicar o valor limite em Selecionar até. O sistema irá selecionar os registos, começando pelos vencimentos de valor mais elevado até atingir esse limite;
- Alterar a conta da empresa para vários registos em simultâneo (opcional). Deverá selecionar os registos cuja conta pretende alterar, aceder ao menu contexto da grelha e escolher a nova conta em Atribuir Conta Bancária;
- Clicar em Processar.
As linhas selecionadas assumem o estado Processado e a data de pagamento, ficando disponíveis para emitir ficheiros de pagamentos.
De salientar que os pagamentos:
- já processados requerem confirmação para reprocessamento;
- ligados àcontabilidade ou bancos não podem ser reprocessados;
- em numerário ficam marcados como processados e emitidos.
Também é possível efetuar o pagamento parcial do valor de um funcionário, que poderá ser pelo tipo de processamento ou pelo desdobramento do valor a pagar em parcelas para serem pagas/processadas em momentos distintos.
Editar Registos de Pagamento
No processo de pagamentos, por vezes é necessário alterar dados de pagamento como o IBAN, conta origem do pagamento ou até mesmo desdobrar uma determinada linha para se proceder a um pagamento faseado.
Para efetuar qualquer uma destas alterações, deverá clicar com o botão direito do rato sobre a linha pretendida e clicar em Editar ou efetuar duplo clique na linha pretendida. De seguida, o sistema abre o ecrã de edição de formas de pagamento.
Neste ecrã, poderá inserir ou editar linhas de pagamento tendo em consideração que:
- não poderá editar os campos Valor Pag. e Moeda Original;
- só poderá editar a Moeda de pagamento se esta for diferente da moeda base;
- é obrigatório inserir a Conta da empresa;
- nas transferências deverá indicar o número de conta, NIB (PALOPs) ou IBAN (Portugal);
- a soma da coluna % deve ser 100%;
- a soma da coluna Valor deve corresponder ao valor total (considerando o câmbio se necessário);
- poderá remover linhas;
- ao preencher o valor, sugere a %. Se preencher a %, calcula o valor;
Ao gravar, os dados são atualizados e refletem-se na grelha principal.
Caso sejam utilizadas moedas diferentes (por exemplo nos PALOP), é possível escolher entre o câmbio do processamento ou o câmbio atual. O valor a pagar é convertidoautomaticamente mediante o câmbio escolhido.
A grelha apresenta os valores na moeda original e na moeda de pagamento. Em determinados cenários, poderá editar a moeda de pagamento.
Recalcular Pagamento
Esta opção permite atualizar automaticamente a informação da linha selecionada, com as formas de pagamento atualmente definidas na ficha do funcionário.
Para tal, deverá clicar com o botão direito do rato sobre a linha pretendida e, de seguida, clicar em Recalcular Pagamento.
O sistema substituirá os dados existentes pelos dados atuais das formas de pagamento da ficha do funcionário.
Só é permitido recalcular o pagamento se este ainda não estiver processado.
Emitir Ficheiros de Pagamentos
É possível utilizar a geração separada de ficheiros de transferência bancária, garantindo as restrições relativas à conta dos funcionários e independentes e mantendo a ligação com a conta de pagamento da empresa.
No entanto, é necessário garantir cumulativamente que:
- quando a forma de pagamento escolhida for Transferência, o campo Banco está preenchido corretamente no separador Pagamentos em Recursos Humanos | Salários e Honorários | Salários | Funcionários. O mesmo tem de estar garantido para os Independentes, na respetiva ficha. Caso esses dados não estejam preenchidos, poderá inserir-los diretamente a partir da linha;
- se o campo Banco não estiver preenchido no separador Pagamentos, deverá garantir que os campos NIB ou o IBAN estão corretamente definidos para ser possível inferir o banco. Caso esses dados não estejam preenchidos, poderá inserir esta informação editando a linha. O preenchimento automático do banco, através da inferência através do NIB ou IBAN, só é possível quando se trata de instituições bancárias portuguesas ou a atuar em Portugal e autorizadas pelo Banco de Portugal;
- caso as entidades bancárias sejam estrangeiras, deverá introduzir manualmente a identificação do banco na Ficha de Funcionário/Independente, no separador Pagamento, ou editar a linha diretamente na grelha.
Para gerar diferentes ficheiros de transferência para funcionários com e sem conta no banco de pagamento da empresa, siga os seguintes passos:
Apurar os funcionários que são pagos através de transferência para contas do mesmo banco
- Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários| Salários | Pagamentos;
- No separador Restrições, na linha Bancos Empresa filtrar o banco(s) pretendido(s);
- Na árvore relativa ao Banco do funcionário, selecionar o(s) banco(s) pretendido(s);
- Clicar em Atualizar;
- Serão apresentados apenas os funcionários que têm a conta de pagamento no mesmo banco da empresa;
- Clicar em Processar;
- Clicar em Emitir para gerar o respetivo ficheiro para transferência.
Apurar funcionários que não têm conta no mesmo banco da empresa
- No separador Restrições, na linha Bancos Empresa selecionar o(s) banco(s) da empresa;
- Se já foram selecionados os funcionários com o mesmo banco da empresa, na árvore relativa ao Banco do funcionário, inverter a seleção anteriormente realizadada (botão direito do rato) para obter os funcionários com conta no mesmo banco. Em alternativa, selecionar todos os bancos diferentes dos bancos da empresa.;
- Clicar em Atualizar;
- Clicar em Processar e, de seguida, em Emitir para gerar o respetivo ficheiro para transferência.
Emitir Mapa de Pagamentos
Para emitir o mapa de pagamentos, siga os seguintes passos:
- Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários | Salários | Pagamentos;
- Escolher a opção Processados no campo Mostrar;
- Restringir o período (opcional);
- Clicar em Atualizar para que a grelha apresente os funcionários que correspondem às condições definidas;
- Selecionar o(s) registo(s) processado(s) para os quais se pretende emitir o mapa de pagamentos;
- Clicar em Imprimir;
- Na janela de impressão, escolher o tipo de pagamento utilizado para os funcionários selecionados: Transferência, Cheque, Numerário ou Cartões;
- Escolher o tipo de relatório;
- Clicar em Imprimir.
A emissão dos mapas de pagamento depende dos funcionários selecionados no passo 5. Se aqui incluir todas a formas de pagamento, na janela de impressão ficam disponíveis para emissão os mapas de pagamentos em:
- cheque;
- transferência bancária;
- numerário.
Para qualquer dos tipos de pagamento, poderá filtrar a informação ao Modo de Pagamento e a uma ou várias contas, estabelecimentos ou departamentos.
Anular Emissão e/ou Pagamentos
Se pretender, poderá anular osdiferentes tipos de pagamento (transferência bancária, cheques e numerário) a funcionários ou independentes.
Tanto é possível anular a emissão dos pagamentos como os próprios pagamentos. Contudo, poderá anular o pagamento sem anular a emissão do pagamento.
Anular Emissão de Pagamentos
- Selecionar os registos a anular na emissão do ficheiro;
- Clicar em Anular Emissão;
- Confirmar a operação.
Anular Pagamentos
- Selecionar os pagamentos a anular;
- Clicar em Anular;
- Confirmar a operação (apenas é possível se não existir integração com contabilidade ou bancos).