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Evolution
As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes podem, mediante aceitação pelo destinatário, ser emitidos por via eletrónica. Nos termos do artigo 12.º do decreto-lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, considera-se garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica com a aposição de uma assinatura eletrónica qualificada.
O suporte à assinatura eletrónica de documentos é efetuado através da YET ou ARTE.
Subscrever Certificado YET
Após a compra no portal da Cegid Yet, é necessário proceder à confirmação e preenchimento dos dados em falta e criar o pedido de certificado no portal do prestador.
Para subscrever o certificado, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Preencher dados na plataforma
- Aceder ao Administrador | Empresa | Base Aplicacional de Negócio | Assinatura Eletrónica de Documentos;
- Efetuar o login de acesso e clicar na opção Comprar;
- Será redirecionado para a página de subscrição do serviço da YET;
- No ecrã apresentado, ativar a opção Li e Aceito as Condições de Adesão ao serviço prestado pela YET;
- Clicar em Próximo;
- Confirmar os dados da organização;
- Clicar em Próximo;
- Preencher os dados relativos ao certificado e respetivos representantes legais;
- Clicar em Próximo;
- No passo Responsável do certificado escolher o responsável técnico do certificado. Deve ser uma pessoa de fácil acesso para a execução das operações correntes como, por exemplo, renovação do token de autorização à Cegid Yet. Poderá selecionar um dos representantes anteriores ou, em alternativa, adicionar um novo.
- Confirmar todos os dados e submeter a subscrição.
Após esta operação, os dados serão validados pela equipa Cegid Yet e receberá um email com a informação necessária para o registo na plataforma.
Etapa 2: Criar Pedido de Certificado
Após a equipa da Cegid Yet validar a informação, inicia o processo de requisição do certificado ao prestador - Digital Sign.
Irá receber um email com todas as informações e, a partir desse email, deverá aceder ao portal da Digital Sign para criar o pedido do certificado digital.
Para criar um pedido de certificado digital, no portal basta clicar na opção Criar novo pedido, preencher os dados em falta e confirmar os já previamente submetidos pela Cegid Yet.
Após validar a identidade dos intervenientes, o certificado está disponível para ser emitido.
Neste momento, irá receber um email para concluir o pedido de certificado com a informação relativo ao pedido, nome da organização, número da encomenda e código de ativação.
Deverá inserir estes dados no portal do Digital Sign e concluir o processo de emissão.
Subscrever Certificado ARTE
Para subscrever o certificado através da Agência para a Reforma Tecnológica do Estado (ARTE), siga os seguintes passos:
- Aceder ao Administrador | Empresa | Base Aplicacional de Negócio | Assinatura Eletrónica de Documentos;
- Será direcionado(a) para a página de subscrição do serviço Cegid Electronic Seals;
- Selecionar o tipo de integração SAFE;
- Indicar um endereço de correio eletrónico válido;
- Preencher as informações adicionais;
- Indicar o número máximo de documentos;
- Confirmar os Termos e Condições;
- Ativar a opção Permitir a utilização de credenciais SAFE no modo API;
- Clicar em Autorizar/Renovar;
- Será direcionado(a) para a página de autenticação do portal pt;
- Efetuar o login através da Chave Móvel Digital. Terá de associar os atributos profissionais para poder assinar digitalmente documentos (saber mais);
- Após efetuar a login, o serviço ficará automaticamente ativo.
Emitir Documentos no ERP
Para emitir documentos assinados digitalmente, é necessário configurar as séries que pretende que assinem digitalmente os documentos.
Para ativar a assinatura digital nas séries, siga os seguintes passos:
- Aceder a Marketing & Vendas | Recursos | Tabelas | Documentos de Venda;
- Criar um documento ou selecionar um já existente;
- No separador Séries, selecionar ou criar a série para a qual pretende ativar a assinatura digital de documentos;
- No separador Fiscalidade, ativar a opção Assinatura Digital;
- Clicar em Gravar.
Após configurar a série, todos os documentos criados nessa série serão assinados digitalmente. O processo de assinatura ocorre quando se imprime um documento ou quando se envia um documento por correio eletrónico.
Quando um documento é assinado, é guardado nos anexos o respetivo documento em PDF.
Remover Documentos Assinados
Ao nível dos anexos, é possível definir se um utilizador tem permissão para remover os anexos relativos aos documentos assinados digitalmente.
Para ativar essa permissão, siga os seguintes passos:
- No Administrador, aceder Perfis;
- Criar um perfil ou selecionar um já existente;
- No separador Operações, ativar a opção Eliminar Anexo Assinatura Digital localizada em ERP v10 | Módulos | Vendas | Documentos;
- Clicar em Confirmar.
Quando um anexo é removido, o documento pode ser novamente assinado digitalmente. Para isso, só terá de o imprimir ou enviá-lo por correio eletrónico.
Um documento assinado é sempre impresso como Original, sendo que não é possível a emissão de mais do que essa via. A reimpressão de documentos respeita o documento assinado digitalmente, sendo sempre esse o que é impresso.
Quando um documento é Anulado, o documento assinado digitalmente é removido dos anexos.
