Como preencher os dados dos documentos?

Se não for possível extrair os dados dos documentos através do QR Code, da associação automática aos documentos do e-fatura ou da extração de alguns dados por OCR, é recomendável inserir a restante informação para aplicar corretamente o template de contabilização. Caso contrário, terá de contabilizar o documento manualmente.

Preencher manualmente

Para adicionar manualmente dados aos documentos, siga os seguintes passos:

1. No separador Documentos, selecionar o documento pretendido;
2. Indicar a Data Doc.;
3. Indicar a Entidade. Se a entidade não existir, poderá criá-la (ver como);
4. Indicar o Tipo de Documento;
5. Indicar o N.º Doc. Externo;
6. Se aplicável, indicar o Centro de Custo do documento;
7. Opcionalmente, preencher os restantes campos (se for necessário, poderá tornar os campos visíveis);
8. No grupo Linhas do Documento, preencher a tabela das linhas do documento. À exceção dos documentos com origem no SAF-T, esta grelha representa o resumo do IVA e deve ser preenchida da seguinte forma: - Para cada taxa de IVA do documento, indicar o Tipo Taxa; - Na coluna "Pr. Unit.", indicar a base de cada taxa tributável; - Na coluna "Qtd.", colocar o valor 1;
9. No menu Ações da linha do documento, selecionar a opção Recalcular Totais para que todos os totais do documento sejam calculados. Poderá efetuar esta operação em lote através da opção Mostrar Multiseleção. Para tal, deverá clicar no botão direito do rato em cima do cabeçalho da grelha e, após selecionar os documentos pretendidos, clicar em Recalcular Totais;
10. Clicar em Gravar ou Gravar e Sair.

Preencher através da associação ao e-fatura

Em algumas situações, é realizada simultaneamente a importação com o e-fatura mas não é possível reconciliar os documentos por falta de dados ou porque o documento não tinha qualidade suficiente para aplicar o OCR.

Nestes casos, é possível preencher os dados do documento a partir da reconciliação manual com os documentos importados do e-fatura. Para tal, siga os seguintes passos:

1. No separador Documentos, selecionar o documento pretendido;
2. No campo ID e-Fatura, clicar em F4;
3. Serão apresentados todos os documentos importados do e-fatura sem associação a nenhum documento digital;
4. Procurar o documento pretendido e clicar em F4;
5. Clicar em Gravar ou Gravar e Sair.

Os campos relativos aos dados do documento com origem no arquivo ou na pasta ficarão preenchidos com os dados do documento do e-fatura e este será removido dos documentos pendentes.

Se o documento sem dados teve origem no Arquivo Digital, após o seu preenchimento poderá clicar em Submeter ao Arquivo para atualizar os dados do documento no arquivo ou então submeter os dados ao arquivo em lote. Em alternativa, poderá adicionar os dados ao documento antes de importar para o PAA.

Desta forma, se for necessário anular a importação e voltar a repeti-la, não terá de introduzir os dados manualmente.