Demos nas organizações multiempresa (implementação)

É necessário:

• Criar uma categoria de empresas no administrador (neste exemplo: GRUPO);
• Criar a empresa holding (ex.: DEMOSGPS) e associar à categoria;
• Criar as empresas subsidiárias (ex.: DEMOA, DEMOB e DEMOC) e associar à categoria;
• Criar uma empresa para a consolidação contabilística (neste exemplo: DEMOCONS).

Para mostrar o exemplo completo (com consolidação) num cenário português, é necessário definir NIPCs válidos em todas as empresas. Estes NIPCs terão também de ser definidos na ficha das entidades para transações intragrupo (clientes e fornecedores).

Neste exemplo, foram utilizados os seguintes NIPCs:

• DEMOSGPS e DEMOCONS - 123456789
• DEMOA – 123456770
• DEMOB – 123456762
• DEMOC – 123456754

Nota: Todas as empresas utilizadas são as DEMO do tipo Exercício privado geradas no Administrador, exceto a DEMOCONS que é do tipo Consolidação.

O código PEX com a extensão a ser utilizada neste exemplo poderá ser obtido no GitHub da Developers Network.

Para utilizar o projeto PEX, siga os seguintes passos:

1. Importar o projeto para o repositório local;
2. Atualizar as propriedades do projeto com a informação do PRIEMPRE e as credenciais de acesso;
3. Compilar e carregar a extensão nas diversas empresas operacionais (ex.: DEMOSGPS, DEMOA, DEMOB e DEMOC);
4. Reabrir todas as empresas para que a estrutura de campos de utilizador seja automaticamente criada pela extensão. Adicionalmente, recomenda-se a reconstrução de todas as dependências das diversas empresas em Administrador | Empresas | Administração | Campos do Utilizador.

Após carregar a extensão nas diversas empresas, já poderá tirar partido da extensão PEX.

Para que seja possível emitir documentos entre empresas do grupo, é necessário que estas estejam criadas como Clientes, Fornecedores, Outros Terceiros, etc., mediante as necessidades. Neste momento, podem-se criar estas entidades em qualquer empresa do grupo (à exceção da empresa DEMOCONS) e defini-las como entidades do grupo no separador Campos do utilizador. Ao gravar a entidade, esta irá ser criada em todas as outras empresas do grupo.

Para configurar as entidades do grupo, deverá:

• Criar as empresas DEMOA, DEMOB e DEMOC como clientes e fornecedores do grupo;
• Preencher devidamente as fichas, nomeadamente a condição e o modo de pagamento;
• Ao gravar, deverá aceitar a criação das respetivas contas da contabilidade.
• Para facilitar outros exemplos durante a apresentação, sugere-se a ativação da opção Entidade do Grupo no cliente “SOFRIO” e no fornecedor “F0001”.

Neste exemplo, vão ser utilizados os artigos A0001 e B0001. Para que estes artigos existam em todas as empresas do grupo, basta ativar a opção Artigo do grupo nos campos do utilizador do artigo.

Analogamente ao exemplo das entidades, este artigo será atualizado nas outras empresas.

O ambiente configurado até este passo está preparado para integrar documentos entre as diversas empresas do grupo. No entanto, antes de o realizar, é necessário configurar os documentos a integrar.

Vejamos o seguinte cenário:

• A Empresa A como cliente da Empresa B faz uma encomenda, que é integrada na Empresa B.
• Por sua vez, a Empresa B emite a guia de remessa e a fatura para a Empresa A. Estes documentos deverão ser integrados automaticamente na Empresa A.

Este cenário exemplifica a integração de alguns documentos de um relacionamento entre empresas do grupo. Apesar de não ser um cenário completo e de se tratar de um exemplo simples, demonstra um potencial mecanismo de integração.

Atendendo ao anteriormente referido, é possível proceder às seguintes configurações (na manutenção de documentos):

1. Empresa DEMOA (Cliente): - ECF (Encomenda a Fornecedor): Ativar Exporta para grupo e definir Documento destino como ECL;
2. Empresa DEMOB (Fornecedor): - GR (Guia de Remessa): Ativar Exporta para grupo e definir Documento destino como VGR; - FA (Fatura): Ativar Exporta para grupo e definir Documento destino como VFA.

Exemplo de configuração da ECF na Empresa A:

Devem-se gerar as contas nos planos de contas das diversas empresas, correspondentes aos fornecedores e aos clientes do grupo criados no ponto 1.

Sugere-se a utilização do utilitário de geração de contas no Administrador para cada um dos exercícios. Atendendo ao facto de a configuração da contabilidade também ser sincronizada em conjunto com a entidade, esta operação deverá poder ser executada sem qualquer esforço adicional.

Devido à sua ampla divulgação, ao facto de estar incluído nas formações e de se tratar de um exemplo comum, este ponto não vai ser detalhado.

Para as apresentações onde a consolidação contabilística é importante, esta deverá ser configurada para estes casos.

Neste ambiente de apresentação, a consolidação assume um interesse elevado já que os movimentos que vão ser integrados entre as empresas do grupo (faturas, por exemplo) são apresentados automaticamente nas operações de anulação de movimentos intragrupo da consolidação contabilística.

Para proceder à configuração é apenas necessário definir o perímetro. Neste exemplo, basta definir a empresa DEMOSGPS como Consolidante e as DEMOA, DEMOB e DEMOC como Consolidadas. A percentagem de participação e o método de consolidação poderão ser 100% e Global, respetivamente.

A criação, edição e anulação de clientes, fornecedores, outros terceiros e entidades externas permite replicar essa operação nas outras empresas do grupo, evitando operações redundantes. Para tal, basta ativar a opção Entidade do grupo no separador Campos do utilizador.

Após gravar esta operação, será apresentada uma mensagem a indicar as empresas onde a operação foi replicada.

A criação, edição e anulação de artigos permite replicar essa operação nas outras empresas do grupo, evitando operações redundantes. Para tal, basta ativar a opção Artigo do grupo no separador Campos do utilizador.

Após gravar, será apresentada uma mensagem a indicar as empresas onde a operação foi replicada.

No ambiente criado, a aplicação valida o crédito excedido de forma transversal ao grupo.

Se o utilizador for Administrador, permite ignorar e continuar a criar o documento:

Se o utilizador não for administrador, permite avançar mediante a introdução de um PIN:

Nota: O mecanismo de validação de palavra-chave é apenas um protótipo, devendo ser revisto para uma implementação real. O PIN predefinido na extensão corresponde a 1234.

Para obter o ecrã no cenário de demonstração atual, basta clicar simultaneamente nas CTRL+SHIFT+P nos editores de vendas, compras, internos e contas correntes, bem como nas fichas de clientes e fornecedores.

Este cenário de apresentação contempla um mecanismo de análise de informações diversas de entidades (clientes, fornecedores e outros terceiros) transversal às empresas do grupo, sendo presentados os seguintes dados:

• Valores orçamentados;
• Valores encomendados (pendentes);
• Valores pendentes vencidos;
• Valores pendentes por vencer.

É ainda possível incluir as entidades associadas, estendendo a análise a essas empresas quando a entidade terceira constitui ela própria um grupo empresarial. Por exemplo:

Neste ponto, são apresentados exemplos concretos de movimentação de documentos dentro do grupo.

Para o exemplo em questão, foram utilizadas as entidades e os artigos sincronizados para as diversas empresas do grupo durante a preparação.

Vejamos novamente o seguinte esquema:

• A Empresa A como cliente da Empresa B faz uma encomenda, que é integrada na Empresa B.
• Por sua vez, a Empresa B emite a guia de remessa e a fatura para a Empresa A. Estes documentos deverão ser integrados automaticamente na Empresa A.

Para apresentar este cenário, siga os seguintes passos:

1. A partir da Empresa A, criar uma ECF para o fornecedor Empresa B, com uma unidade dos artigos A0001 e B0001;
2. Na Empresa B, o ECHO irá alertar para a existência de novos documentos a integrar. Através da opção GERAL | Importar Documentos, obterá a seguinte janela:
3. Selecionar os documentos a importar e clicar em Importar. A partir do editor de vendas, poderá verificar que existe uma nova encomenda de cliente lançada;
4. Utilizando a transformação de documentos, converter a encomenda de cliente em guia de remessa;
5. Converter a guia de remessa em fatura. A ligação à contabilidade deverá abrir automaticamente nesta integração;
6. Abrir a empresa DEMOA e importar os dois documentos emitidos na empresa DEMOB;
7. Efetuar a ligação à Contabilidade da VFA importada da empresa DEMOB (por exemplo: editando e voltando a gravar a VFA).

Após executar todas as operações descritas anteriormente, é possível visualizar a consolidação de contas da contabilidade. Esta consolidação irá, por exemplo, incluir os movimentos internos anteriormente lançados nas contabilidades das empresas do grupo, na anulação de movimentos intragrupo

Essencialmente, poderá proceder à exemplificação de dois pontos através da empresa DEMOCONS:

1. Consolidação de Saldos, definindo o mês atual nas restrições. Este ecrã irá conter os saldos contabilísticos de todas as empresas do perímetro de consolidação.
2. Movimentos intragrupo, definindo o mês atual nas restrições. Será perfeitamente percetível os totalizadores dos movimentos efetuados nas diferentes empresas ao longo dos processamentos de compras e vendas dentro do grupo.