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No Invoicing Engine, os documentos são totalmente configuráveis para que seja possível incluir as informações necessárias para cumprir as obrigações legais, bem como para atender às necessidades dos clientes e da própria empresa.

Configurar Impressão de Documentos

A impressão de documentos é totalmente configurável para incluir ou excluir dados da empresa e do negócio, consoante as necessidades das organizações. Neste sentido, pode definir quais os campos que pretende que sejam impressos nos documentos de venda, personalizando informações da empresa, dados legais, totais e linhas do próprio documento.

Para configurar as definições de impressão, siga os seguintes passos:

1. Aceda a Faturas e selecione uma fatura;

2. Clique na roldana de configuração e selecione a opção Definições de Impressão

3. Selecione o esquema de impressão pretendido;

4. No formulário Definições de Impressão, efetuar as alterações pretendidas;

5. Clique em Guardar.

Esta operação é igual para os documentos de transporte e notas de crédito e débito.

Incluir Contactos e Preço das Chamadas

O Decreto-Lei n.º 59/2021, de 14 de julho, estabelece que as entidades que facultem linhas telefónicas para o contacto do consumidor devem divulgar de forma clara e visível os números telefónicos, bem como a informação atualizada relativa ao preço das chamadas nos seguintes elementos:

• nas comunicações comerciais;

• no site principal da entidade;

• nas faturas;

• nas comunicações escritas com o consumidor;

• nos contratos celebrados com o consumidor, quando os mesmos assumam a forma escrita.

Quando não é possível apresentar um preço único para a chamada, dado que este pode variar em função da rede de origem ou da rede de destino, as empresas devem inserir a seguinte informação, consoante o caso:

• Chamada para a rede fixa nacional

• Chamada para rede móvel nacional

Para garantir o cumprimento deste Decreto-Legal, pode inserir o contacto de telefone/telemóvel e o custo das chamadas ou a informação relativa à rede nacional no rodapé dos templates que utiliza para a impressão/envio dos documentos.

Para inserir o contacto e o custo das chamadas nos documentos, siga os seguintes passos:

1. Aceda a Configuração | Sistema | Modelos;

2. Selecione o(s) modelos(s) que utiliza para imprimir/enviar documentos;

3. Edite o template. Caso utilize o template disponibilizado de base, deve duplicá-lo através da opção Copiar para Novo (disponível no botão “…” da barra de operações) e preencher os dados necessários à identificação do modelo;

4. No separador Rodapé, insira no campo Primeira Linha de Rodapé ou no campo Segunda Linha de Rodapé (caso já tenha informações no primeiro campo), o número de telefone e o custo das chamadas ou a menção referida anteriormente. Por exemplo: Exemplo 1: Tef.: 999999999 (Chamada para a rede fixa nacional); Exemplo 2: Tel: 999999999 (Esta chamada custa 0.60 € + IVA).

5. Clique em Guardar;

6. Repita estes passos para todos os modelos de impressão que utiliza para imprimir/enviar documentos aos seus clientes.

Nota: Se no passo 3 duplicou um template, deve ainda aceder a Configuração | Sistema | Grupos Entidade Modelo, editar o modelo S03 (Billing) e na área Modelos ativar o template em questão.

Caso o template que utiliza já inclua o número de telefone da empresa e não pretende que seja impresso duas vezes no mesmo documento, pode desativá-lo nas definições da impressão. Para isso, siga os seguintes passos:

1. Selecione por exemplo uma fatura que pretende imprimir;

2. No botão Impressão, clique na opção Definições da Impressão;

3. Selecione o template que utiliza;

4. Aceda a Dados da empresa | CompanyRow3 | Column121;

5. Desative a opção Telefone e clique em Confirmar.

Criar Campos Personalizados

É possível criar campos personalizados para satisfazer todas as necessidades dos clientes, bem como garantir uma verdadeira adaptação do seu negócio.

Assim, pode adicionar novos campos nas entidades, artigos e documentos de vendas e de transporte para incluir informações solicitadas pelos clientes e/ou dados importantes da organização. Depois de criar o campo, é ainda possível configurar os dados de impressão para que este campo seja impresso no(s) documento(s) pretendido(s).

Esta funcionalidade está disponível na roldana de configuração das seguintes listas:

• Artigos;

• Faturas;

• Listas de entidades em Configuração | Contactos e Entidades | Lista de Entidades;

• Documentos de transporte em Configuração | Geral | Artigos.

Métodos de atribuição de valor predefinido

Quando cria um campo personalizado, pode utilizar três métodos de atribuição de valor predefinido:

• Standard: cria o campo para ser apresentado e/ou impresso no local pretendido (documento, artigo ou entidade): PRINT

• Ligar a outro atributo: deve escolher esta opção caso pretenda que um campo personalizado já criado seja também apresentado noutro local. Por exemplo, se criou o campo “Número de sócio” na ficha do cliente e pretende que também seja apresentado na fatura, deve selecionar esta opção e indicar o nome do campo no caminho de atribuição: PRINT Desta forma, o campo da fatura é preenchido automaticamente com o que está previamente preenchido na ficha do cliente. Se alterar a descrição do campo na ficha da entidade, esta alteração será refletida automaticamente no campo da fatura;

• Outro primeiro valor de atributo: esta opção é semelhante anterior, exceto na alteração das descrições, ou seja, se alterar a descrição do campo na ficha da entidade, o campo da fatura não é alterado, mantendo o valor original.

Se, por exemplo, pretende criar um campo nas faturas, siga as seguintes etapas: