Os templates são utilizados para personalizar os documentos da empresa e representar visualmente a marca e os valores da organização. No Invoicing Engine, pode customizar modelos de impressão e de envio, bem como as sequências das entidades e artigos.
Configurar modelos de impressão
A personalização de documentos permite transmitir a identidade e os valores de uma determinada marca. Num mercado altamente competitivo, configurar os modelos de impressão e modelos de envio de documentos, assim como definir um logótipo nas faturas podem representar uma imagem de profissionalismo e credibilidade.
Encontram-se disponíveis 4 modelos pré-definidos disponíveis para impressão:
Document template: para documentos em formato A4;
List template: para listas;
Slip template: para documentos em formato de talão (A6);
Slip template with shipping details: para documentos em formato de talão (A6) com detalhes do transporte.
Os modelos de impressão disponibilizados podem ser configurados de forma simples e intuitiva. Para tal, deve aceder a Configuração | Sistema | Modelos, selecionar o modelo pretendido e clicar em Ver.
Será remetido para o ecrã de edição do modelo que é constituído por 5 separadores − Aspeto, Detalhes, Cabeçalho, Rodapé e Rodapé de Página − que variam consoante o tipo de modelo selecionado. Este possui também uma área na qual pode visualizar as alterações efetuadas ao modelo.
Nota: No caso de ter mais de uma empresa, as configurações efetuadas ao modelo de impressão serão aplicadas a todas empresas.
Quando terminar de configurar o modelo, clique em Guardar.
Por omissão, o modelo configurado será aplicado a todos os grupos de documentos. No entanto, é possível aplicar um modelo diferente a um grupo de documentos específicos.
Configurar Aspeto
Nesta secção, podem ser configuradas as margens do modelo, assim como definir uma imagem a utilizar como logótipo no documento, o tamanho e a posição. Pode carregar uma nova imagem ou selecionar a checkbox Usar logo da empresa, se já tiver definido um logótipo na ficha da empresa em Configuração | Geral | Empresas.
Nota: As dimensões máximas para o logo são 640px de largura e 480px de altura. A imagem carregada não deve ultrapassar os 5 MB.
Configurar Cabeçalho
Neste separador, são efetuadas as definições relativas ao cabeçalho do documento no que se refere às margens, tamanho, cor e tipo de letra.
Configurar Detalhes
Aqui são definidas as configurações para o corpo do documento. Podem também ser definidas a margem superior, tamanho, cor e tipo de letra, bem como o alinhamento do texto.
Configurar Rodapé
Neste separador, é possível definir os textos a apresentar nas primeira e segunda linhas de rodapé, assim como o seu alinhamento.
De referir que pode utilizar o rodapé para dar instruções de pagamento aos seus clientes, como por exemplo o número de IBAN da sua empresa.
Configurar Rodapé de Página
Neste separador, é possível determinar selecionar uma imagem para inserir no rodapé da página, assim como definir o alinhamento da imagem no documento.
Associar modelos diferentes a grupo de documentos
Os grupos de documentos disponíveis encontram-se em Configuração | Sistema | Grupos Entidade Modelo:
AP01: Accounts Payable (Pagamentos a fornecedores);
AR01: Accounts Receivable (Recibos de clientes);
DF: Default;
List: List;
P01: Purchases (Encomendas de compras);
P02: Goods Receipt (Entrada de Stock);
P03: Invoice Receipt (Fatura de compras a fornecedores);
S01: Sales (Orçamento e encomendas de vendas);
S02: Shipping (Documentos de transporte);
S03: Billing (Fatura de vendas de clientes, Nota de Débito e Nota de Crédito).
Para adicionar o novo modelo, siga os seguintes passos:
Aceda a Configuração | Sistema | Grupos Entidade Modelo;
Selecione o documento pretendido, clique em Ver e de seguida em Editar;
Adicione o modelo que editou à área Modelos;
Ative a checkbox Predefinição correspondente;
Clique em Guardar.
Configurar modelos de envio de documentos
É possível criar e configurar um template para enviar os documentos de vendas por email. Os documentos abrangidos por esta funcionalidade devem ser do tipo Fatura, Notas de Crédito ou Nota de Débito.
Etapa 1: Criar um template
Aceda a Configuração | Sistema | Modelos de Email;
Clique em Criar ou selecionar um modelo existente;
Preencha os campos obrigatórios; Nota: Se selecionou um modelo existente, deve editar a informação pretendida;
Se pretender indicar observações adicionais, indique-as na área Corpo da Notificação;
Clique em Guardar e Novo.
Depois de criar os templates para os documentos de que necessita, deve associá-los aos contactos existentes.
Etapa 2: Associar template aos contactos
Aceda a Configuração | Sistema | Notificações;
Clique em Criar ou selecionar um uma notificação já existente;
Preencha o campo Notificação;
Selecione o email anteriormente criado na coluna "Modelo de Email"; Nota: Se pretender aplicar este email como predefinido, deve selecionar a respetiva checkbox na coluna "Predefinição?";
Clique em Guardar e Novo.
Estes dados serão utilizados na criação e/ou edição de cada contacto em Configuração | Contactos e Entidades |Contactos.
Configurar sequências em importações
Nas importações ou em migrações, o sistema pode gerar automaticamente o código da entidade com base numa sequência.
Para configurar a sequência para o código da entidade, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Configurar sequência para o código da entidade
Aceda a Configuração| Sistema | Sequências;
Clique em Criar;
Preencha os campos obrigatórios com a seguinte informação:
- Sequência: Clientessalfanum;
- Entidade: PARTIES.BUSINESSCORE;
- Descrição: Sequencia p/cód. entidade;
- Atributo da entidade: PARTIES.BUSINESSCORE.PARTYKEY;Selecione a checkbox Predefinição?;
Na área Segmentos, clique em +;
No campo Tipo de segmento, selecione a opção Número Sequencial;
No campo Número Menor, indique o número em que pretende começar a sequência, por exemplo 0007;
No campo N.º de dígitos fixos, indique quantos dígitos compõem a sequência (por exemplo, se indicar 4 dígitos serão gerados códigos seguidos de 0001 a 9999);
Por fim, clique em Guardar.
Etapa 2: Verificar o efeito de uma sequência no código da entidade
Aceda a Clientes e Artigos | Artigos de Vendas;
Clique em Criar;
No campo Entidade será apresentada a sequência pretendida.
De referir que se colocar uma sequência como 0001, o número de clientes só irá até ao limite de 9999.
Configurar sequências em novas subscrições
Quando existem novas subscrições, é possível controlar o código da entidade ou do artigo.
Para configurar sequências em novas subscrições, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Configurar código livre/alfanumérico para entidades
Aceda a Configuração | Sistema | Sequências;
Clique em Criar;
Preencha os campos obrigatórios com a seguinte informação:
- Sequência: Clientessalfanum;
- Entidade: PARTIES.BUSINESSCORE;
- Descrição: Clientes alfanuméricos;
- Atributo da Entidade: PARTIES.BUSINESSCORE.PARTYKEY.Selecione a checkbox Predefinição?;
Na área Segmentos, clique em +;
No campo Tipo de Segmento, selecione a opção Texto; Nota: O campo Texto Permanente é automaticamente preenchido, assim como o campo Comprimento que fica automaticamente preenchido com o valor 20;
Por fim, clique em Guardar.
Etapa 2: Verificar sequência no código da entidade
Aceda a Clientes e Artigos | Clientes;
Clique em Criar;
O campo Entidade fica editável para introdução do código manual;
Preencha os campos obrigatórios;
Clique em Gravar.
Etapa 3: Configurar código livre/alfanumérico para artigos
Aceda a Configuração | Sistema | Sequências;
Clique em Criar;
Preencha os campos obrigatórios com a seguinte informação:
- Sequência: Artigosalfanum;
- Entidade: ITEMS.BUSINESSCORE;
- Descrição: Artigos alfanuméricos;
- Atributo da entidade:BUSINESSCORE.ITEMKEY;Selecione a checkbox Predefinição?;
Em Segmentos, clicar em +;
No campo Tipo de Segmento, selecione a opção Texto; Nota: O campo Comprimento fica automaticamente preenchido com o valor 20;
Se pretender que determinados caracteres apareçam em todas as sequências, indique-o no campo Texto Permanente;
Por fim, clique em Guardar.
Etapa 4: Validar sequência alfanumérico no artigo
Aceda a Clientes e Artigos | Artigos de Vendas;
Clique em Criar;
Indique o código que pretende no campo Artigo;
Preencha os restantes campos obrigatórios;
Clique em Gravar.