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De acordo com a legislação em vigor, a comunicação de recibos é obrigatória para efeitos fiscais. Neste sentido, deverá comunicar os recibos da organização e, caso seja necessário, poderá substituir as linhas de um recibo.
Comunicar recibos
No âmbito da comunicação obrigatória de recibos foi criado o utilitário Comunicação de Recibos para geração do ficheiro SAF-T PT.
Para exportar o ficheiro SAF-T de recibos, siga os seguintes passos:
- No separador Filtros, definir o intervalo de Datas e os tipos de Lançamento;
- Clicar em Exportar;
- No campo Ficheiro indicar o ficheiro a gerar;
- Por fim, clicar em Confirmar.
Posteriormente, poderá consultar todos os documentos e o histórico de exportações. Para tal, siga os seguintes passos:
Visualizar documentos
- Escolher o período e o tipo de lançamento;
- Definir os documentos a visualizar: Não Exportados ou Todos;
- Clicar em Atualizar.
Visualizar o histórico de exportações
No separador Histórico filtrar os dados utilizando as opções fornecidas:
- A partir de: indicar a data de exportação a partir da qual os registos devem ser mostrados;
- Últimos: indicar os últimos n registos a mostrar.
Nesta grelha, poderá extrair o ficheiro ao situar o cursor do rato na linha do ficheiro a extrair e, de seguida, clicar em Extrair Ficheiro através do botão do lado direito do rato. Após extrair o ficheiro SAF-T, deverá aceder ao Portal das Finanças e efetuar o upload do respetivo ficheiro.
No caso de ocorrer o erro: "Path not found", deverá verificar se a diretoria selecionada para exportar o ficheiro (janela de confirmação) existe no disco do computador.
Substituir linhas de recibo
É possível substituir as linhas do documento de liquidação em caso de engano. Por exemplo, se liquidar um documento quando deveria liquidar outro do mesmo valor. É, assim, uma alternativa mais rápida em relação à opção de estorno.
Para substituir linhas de um recibo, siga os passos seguintes:
- Aceder a Finanças | Pagamentos e Recebimentos | Operações;
- Selecionar a opção Estorno;
- Pesquisar o documento a modificar, selecionando a entidade e/ou o tipo de documento;
- Clicar em Atualizar;
- Na grelha principal, clicar duas vezes sobre o documento a alterar. Em alternativa, fazer drill-down sobre a coluna "Número": - Se o período do documento já está fechado (operação realizada no Administrador), então o documento não pode ser alterado; - Se o documento já foi impresso, então só pode ser alterado se tiver permissões para isso (Perfil) ou se for administrador de sistema; - Se nenhuma das situações anteriores ocorreu, então o sistema abre uma janela com o documento de liquidação e a lista dos documentos liquidados.
- Selecionar as linhas a substituir e clicar na opção Substituir Linhas. O sistema abre outra janela com a lista dos documentos que podem substituir o original. Os documentos têm de ser da mesma entidade, da mesma moeda do documento de liquidação e não podem ter retenções;
- Selecionar os documentos que irão ser utilizados na troca, tendo em atenção que: - A soma dos valores a pagar deve ser igual ao valor do documento original liquidado; - É possível colocar descontos; - É possível liquidar parcialmente; - O documento liquidado pode ser substituído por mais do que um documento, desde que o valor seja o mesmo do documento original; - Não é possível trocar os pendentes regularizados; - O valor pendente do documento original deve ser reposto;
- Por fim, clicar em Confirmar.
Caso seja aplicável, a ligação à Contabilidade será atualizada de forma a garantir que as alterações não são realizadas se a Contabilidade estiver fechada ou que as reflexões da analítica e os descontos estão corretos.