Como configurar as retenções na fonte?

Um correto processamento da retenção na fonte implica um conjunto de configurações ao nível dos documentos, entidades, limites de isenção e contas de retenção de garantia.

Enquadramento

As retenções são montantes sobre valores de documentos que não serão liquidados na totalidade (por via de Recebimento ou Pagamento) à entidade a que originalmente respeitam, podendo ser transferidos para outra entidade.

Existem situações em que se verifica a prática deste tipo de procedimento como, por exemplo, os montantes obrigatórios a entregar ao Estado sobre valores cobrados de serviços prestados – retenções na fonte – a título de imposto ou uma percentagem do valor de uma venda, que não são cobrados à entidade devedora como forma de garantia financeira de um serviço prestado.

A aplicação suporta este tipo de práticas através da funcionalidade de Retenções. A gestão das retenções é garantida através do lançamento de pendentes para as entidades a quem tem de ser entregue o valor retido.

O processamento das retenções está disponível quando a entidade em causa efetuar retenção. Estas retenções podem ser de três tipos distintos:

• Retenções aoEstado: caracterizam-se por serem aplicadas apenas na transação de determinados bens ou serviços (parametrizados para esse efeito) sujeitos a retenção;
• Outras Retenções: são aplicadas sobre o valor líquido (total) de uma transação, isto é, todos os artigos influenciam o valor de incidência de retenção;
• Retenções de Garantia: são aplicadas sobre o valor líquido (total) e com prazos de liquidação alargados (normalmente anos), podendo ser tratadas num estado específico dentro das contas correntes.

Para o processamento da retenção na fonte, a empresa deverá estar sujeita a retenção se a entidade for do tipo devedor ou tiver contabilidade organizada para as entidades do tipo credor. Já para o processamento da retenção do tipo garantia, a empresa deverá estar parametrizada para esse processamento.

Documentos com linhas negativas

Para que uma retenção seja executada corretamente, é necessário configurar a ficha das entidades que façam retenção. Nesta configuração, é obrigatório indicar dois documentos:

• Pendente a Gerar: Documento a utilizar quando a retenção é criada;
• Pendente a Estornar: Documento a utilizar quando se pretende estornar a retenção.

Se existirem documentos com valores negativos, então o documento da Retenção gerado, quando o documento original for liquidado, não poderá ser igual se tivesse valores positivos. O documento pendente que será criado terá de ser o documento a estornar.

Exemplo

Configuração da Entidade:

• Trata Retenção: Verdadeiro;
• Documento Pendente: RG;
• Doc. Estornar Pendente: NCC

Configurar limites de isenção

É possível definir limites em valor para a qual as retenções se encontram isentas. Esta definição é possível para tipos de entidades Cliente, Fornecedor, Outros Terceiros e Sócios.

Quando uma determinada retenção está parametrizada com um determinado limite, a mesma não irá ser lançada se o valor da incidência da mesma não for maior que o limite definido.

Para configurar limites de isenção, siga os seguintes passos:

Nas retenções ao Estado, os limites apenas poderão ser definidos nos Tipos de Rendimento. Nas restantes retenções, o limite terá que ser definido na grelha de retenções de cada uma das entidades.

Os valores dos limites para as retenções são sempre definidos na moeda base da empresa.

Configurar documentos

Para configurar os documentos de compras e vendas para efetuarem retenção, siga os seguintes passos:

1. Aceder à opção Documentos nas tabelas das Vendas ou Compras;
2. Criar ou editar um documento;
3. Ativar a opção Ligação às Contas Correntes;
4. Ativar as opções Sujeito a Retenção de Garantia e Liquida Retenção de Garantia na Introdução. O exercício deve estar parametrizado para o efeito;
5. Selecionar o documento a ser gerado na liquidação;
6. Clicar em Gravar;
7. Se a aplicação estiver corretamente configurada, ao gravar um documento que esteja integrado nas contas correntes, o sistema irá calcular as retenções a aplicar aos documentos e apresentar a janela de Resumo das Retenções. Nesta janela, as retenções são agrupadas pela entidade, tipo e percentagem; Nota: Poderá alterar o valor da retenção, a percentagem, a incidência e a entidade.

É também possível configurar documentos de conta corrente (do tipo Transferência conta/estado ou Liquidações) para recalcular eventuais retenções em falta no momento da liquidação dos pendentes.

Por exemplo, se a configuração da retenção na ficha da entidade for realizada após a gravação do pendente, é possível configurar o documento de liquidação para detetar esta situação e proceder aos lançamentos de retenções em falta no documento a liquidar. Esta funcionalidade está disponível na configuração do tipo de documento de conta corrente através da opção Calcula retenções em falta.

Quando a retenção sugerida não se aplica, poderá desativá-la na coluna "Sel". Nos casos em que o documento foi configurado para autoliquidar a retenção, poderá indicar se pretende Imprimir documentos de liquidação.

Configurar entidades

É possível configurar as entidades para efetuarem tratamento de retenções, bem como configurar as entidades Clientes e Outros Terceiros para efetuarem tratamento de retenções no âmbito do Regime Especial das Micro e Pequenas Empresas. Para tal, siga os seguintes passos:

Configurar retenções ao Estado

Para configurar as retenções ao Estado, siga os seguintes passos:

1. Configurar o exercício para tratamento de retenções ao Estado (credor ou devedor);
2. Configurar os documentos para tratamento de retenções;
3. Configurar as entidades para tratamento de retenções. As configurações da entidade variam caso se trate de um credor ou de um devedor;
4. Aceder a Tabelas | Gerais | Outras Tabelas | Artigos;
5. Selecionar a opção Artigos;
6. Criar ou editar um artigo;
7. Ativar a opção Sujeito a Retenção;
8. Por fim, clicar em Gravar.

Configurar contas para retenções de garantia

Para configurar uma conta para tratamento de retenções de garantia, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Pagamentos e Recebimentos | Recursos | Tabelas;
2. Selecionar a opção Tipos de Conta;
3. Criar ou editar uma conta;
4. Selecionar o tipo de entidade;
5. Criar um estado no campo Estados Possíveis, referente às retenções de garantia;
6. Ativar a opção Garantia;
7. Por fim, clicar em Gravar.