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Nos documentos de contabilidade encontra-se disponível um conjunto de operações referentes à criação, estorno e balanceamento de documentos e aos lançamentos de movimentos.
Além destas operações, é ainda possível calcular valores a movimentar e analisar os dados introduzidos.
Criar Documentos
Um documento contabilístico compreende um movimento de contas com o objetivo de registar os eventos que afetam o património de uma empresa. Para agilizar a criação de documentos, poderá copiar documentos de cujos movimentos contabilísticos são idênticos.
Além de criar e copiar documentos, poderá editar informações de um documento e, quando o documento deixar de ser útil, poderá anulá-lo.
Para efetuar estas operações, siga os seguintes passos:
Criar Documentos
- Aceder ao menu em Finanças | Contabilidade | Movimentos;
- Clicar na opção Novo;
- Indicar o tipo do documento na zona de documentos;
- Lançar os movimentos na zona dos movimentos da Ordem/Geral/Analítica;
- Posicionar o cursor na coluna onde pretende lançar valores (crédito ou débito);
- Utilizar a tecla de acesso rápido F6;
- Introduzir o montante pelo valor de incidência (líquido) ou pelo valor total (ainda sem dedução); Nota: se a linha já incluir a classe de IVA, os valores de %IVA e %IVA não dedutível são herdados da configuração da classe;
- Clicar em Gravar.
Depois realizar esta operação, um índice é atribuído ao lançamento e a grelha de índices, disponível no Administrador | [Empresa] | Contabilidade | Parâmetros de Exercício | Gerais, é atualizada. O mesmo se verifica quando um documento é criado através da operação de importação.
Copiar Documentos
- Aceder a Finanças | Contabilidade | Movimentos;
- Efetuar duplo clique no documento a copiar;
- Definir a data em que deverá ser lançado o novo documento;
- Na grelha dos documentos, clicar com o rato do lado direito e selecionar a opção Copiar;
- Selecionar uma das seguintes opções (também existe a opção na barra de ferramentas):
- Sem Valores: Caso pretenda copiar os movimentos sem incluir os valores de cada movimento. Os movimentos são criados com o valor 0;
- Com valores: Caso pretenda copiar os movimentos e os respetivos valores.
- Será apresentado em modo de edição o novo documento a lançar na data definida;
- Clicar em Gravar.
Não é possível copiar documentos do tipo Rascunho.
Editar Documentos
- Aceder a Finanças | Contabilidade | Movimentos;
- Na zona de documentos, efetuar duplo clique no documento a editar.
No cabeçalho do movimento contabilístico, após a gravação, só é possível editar os seguintes campos:
- Descrição;
- Observações:
- Data do documento;
- N.º documento externo.
Para editar documentos de outros módulos através do editor da contabilidade, no separador Gerais do Administrador | Contabilidade | Parâmetros do Exercício, ativar a opção Permitir alterar documentos de outros módulos.
Anular Documentos
- Aceder a Finanças | Contabilidade | Movimentos;
- Na zona de documentos, efetuar duplo clique no documento a anular;
- Aceder a Outras Operações | Anular.
Para efeitos de auditoria, será mantido o histórico dos documentos e rascunhos anulados. Assim, estes documentos permanecem no sistema com a indicação de anulado e o numerador de diário continua ocupado. Ao anular um documento, deve ser indicado um motivo de anulação que ficará associado às observações do lançamento. Existe também uma parametrização no Administrador (separador Contabilidade dos Parâmetros do Exercício do Base Aplicacional de Negócio) para inserir o motivo por defeito no caso dos Movimentos Diferidos
A partir da versão 10.10, deixa de ser possível alterar ou estornar documentos provenientes de outros módulos.
Na zona dos movimentos de Ordem/Geral/Analítica são carregados os movimentos do documento.
Lançar Movimentos Predefinidos
Na introdução de movimentos, os lançamentos automáticos dos documentos de Contabilidade permitem que sejam carregados os movimentos predefinidos.
Para utilizar os movimentos predefinidos ao lançar documentos, siga os seguintes passos:
- Aceder a Finanças | Contabilidade | Recursos | Tabelas;
- Selecionar a opção Documento;
- Indicar o Documento a configurar;
- Definir o lançamento automático, especificando a Conta, Natureza e o Grupo;
- Clicar em Gravar;
- Aceder a Finanças | Contabilidade;
- Selecionar a opção Movimentos;
- Clicar em Novo;
- Indicar o documento configurado previamente.
Para as empresas do setor público, são lançadas somente as contas configuradas para o ano N (atual).
Ao indicar na zona de documentos, um documento que tenha configurado lançamentos automáticos, será carregado o movimento predefinido na zona dos movimentos de Ordem/Geral/Analítica.
Estornar Documentos Contabilísticos
O estorno de um documento contabilístico consiste na criação de um documento com os mesmos movimentos e valores, mas de naturezas inversas. Os movimentos são saldados sem anular o documento.
Para estornar um documento contabilístico, siga os seguintes passos:
- Aceder a Finanças | Contabilidade | Movimentos;
- Efetuar duplo clique sobre o documento a estornar;
- Na barra de ferramentas selecionar a opção Estornar;
- Na janela Estorno de Documento indicar a Data do documento de estorno;
- Indicar o Data Lançamento do documento de estorno;
- Definir o tipo de documento a lançar. O sistema sugere o mesmo tipo do documento estornado;
- No campo N.º Doc. Externo indicar o número do documento contabilístico estornado;
- Indicar a Descrição do novo documento. Por omissão, o sistema sugere Estorno do documento.
- Clicar em Estornar.
A aplicação só sugere o mesmo tipo documento e o diário do documento estornado quando o módulo de origem é Contabilidade. Assim, não é possível parametrizar a aplicação para que no estorno de documentos com origem noutros módulos seja sugerido o diário e documento contabilístico.
Para estornar documentos de outros módulos, deverá garantir que a opção Permite estornar documentos de outros módulos se encontra ativa em Administrador | [Empresa] | Contabilidade | Parâmetros do Exercício | Parâmetros | Gerais.
Não é possível estornar numa data anterior à data do documento original.
Quando se estorna um documento que contenha projetos e elementos PEP associados, a informação também é copiada para o documento estornado.
Balancear Documentos
Por defeito, o editor de documentos realiza automaticamente o balanceamento quando é lançada a última conta do documento. Ao clicar em Enter sobre os campos Débito e Crédito sem que seja introduzido nenhum valor, é balanceado o documento.
Nota: O balanceamento também pode ser realizado a pedido utilizando a tecla de atalho F5.
Para balancear um documento, siga os seguintes passos:
- Aceder ao menu Movimentos em Finanças | Contabilidade;
- Clicar em Novo;
- Indicar o tipo do documento na zona de documentos;
- Lançar um movimento na zona dos movimentos de Ordem/Geral/Analítica;
- Lançar o último movimento do documento, ignorando os campos valor sem introduzir nenhum valor.
É possível parametrizar a forma como é efetuado o balanceamento automático do documento para que este ocorra até a linha atual ou para todo o documento.
Calcular Valor a Movimentar
No lançamento de documentos, posicionando o cursor na coluna onde se pretende lançar valores (crédito ou débito), poderá introduzir o montante pelo valor de incidência (líquido) ou pelo valor total (ainda sem dedução) através da tecla de atalho F6.
Se a linha já incluir a classe de IVA, os valores de %IVA e %IVA não dedutível são copiados da configuração da classe.
Exemplo
No cenário de compra de um bem no valor líquido de 120€, à taxa de IVA de 20% e 50% de IVA não Dedutível, siga os seguintes passos:
- Aceder a Finanças | Contabilidade | Movimentos;
- Selecionar o Diário41 e o Documento411;
- Na barra de ferramentas, selecionar a opção Novo;
- No separador Ordem/Geral/Analítica, inserir conta 62212 e com o cursor posicionado na coluna "Débito" cliar na tecla F6;
- Na janela Cálculo do IVA, inserir os seguintes valores:
- IVA (%): 20%
- % n/Ded.: 50%
- Total: 120 €
- Nota: o valor de incidência é calculado automaticamente;
- Clicar em Confirmar.
- Verificar que a coluna Débito da conta 62212 assume o valor 110 € (valor líquido + %n/Ded.);
- A linha seguinte deverá assumir a conta 24323139511 (definida no Plano de IVA referente à Classe de IVA que, por sua vez, é correspondente à conta 62212) e o valor a "Débito" igual a 10 €;
- Inserir a conta 111 e na coluna Crédito preencher com os 120 €;
- Clicar em Gravar.
Analisar Dados Introduzidos
Para analisar os dados introduzidos no extrato de IVA, siga os seguintes passos:
- Aceder a Finanças | Contabilidade | Exploração | Extratos;
- Selecionar o Extrato de IVA;
- No separador Restrições, indicar o plano de IVA 12339511 (conta de IVA associada à Classe de IVA que, por sua vez, se refere à conta 62212);
- Clicar em Atualizar;
- Verificar que na linha referente ao movimento lançado anteriormente, o valor é igual a 110 € (valor líquido + valor do IVA não dedutível movimentado na conta 62212) e é apresentado na coluna Débito. Por sua vez, na coluna Val. Mov. apresenta o valor de 100 €.