Como efetuar o registo de controlling?

O objetivo do módulo Controlling é oferecer às organizações ferramentas de análise de dados para exibir os custos e proveitos a partir de uma perspetiva de gestão interna, fornecendo uma visão de custos e proveitos (Proveitos – Custos = Rentabilidade), que vai além da informação financeira básica.

Assim, permite que a organização crie um sistema de informação adaptado às suas medidas e necessidades comerciais específicas.

Contextualização

O Controlling permite a uma organização:

• Planear e controlar os custos indiretos dentro da estrutura específica da empresa organizacional;
• Controlar os custos relacionados com projetos ou eventos específicos e quer capitalizar esses custos ou cobrá-los aos departamentos adequados após a conclusão;
• Executar operações baseadas em atividades - Activity Based Costing;
• Análises de desvios por centros de custo, projetos, analíticas e tipos de lançamento;
• Balancetes por centros de custo, projetos, analíticas e tipos de lançamento;
• Processos de orçamentação de contas, centros de custo ou projetos;
• Rastrear custos internos na organização.

O Controlling consiste na gestão de todos os dados mestre, configuração e relatórios necessários para analisar tanto as despesas como as receitas, tanto dentro como entre organizações. Isto inclui as seguintes tabelas:

• Contas da Analítica – Contas adicionais para especializar os custos/proveitos lançados de/para as contas gerais;
• Centros de custo - Unidades departamentais, linhas de negócio, linhas de produtos ou divisões;
• Área Funcional – Contabilidade de Vendas;
• Índices estatísticos – Atribuição de indicadores não financeiros para alocar ou quantificar os custos financeiros;
• Tipos de Atividades – Unidades de Trabalho ou outros custos por atividade;
• Projetos – Atividades colaborativas, normalmente envolvendo várias unidades departamentais, com objetivos, recursos e tempo bem definidos;
• PEP – Subestrutura do projeto que permite mapear a organização de um projeto nas suas tarefas ou responsabilidades.

Registar Controlling

É possível lançar documentos de controlling na Contabilidade em Finanças | Controlo Financeiro | Registo de Controlling. Para além do lançamento de atividades, este editor permite o lançamento direto de custos.

Quando se trata de um registo ou planeamento de atividades é necessário garantir que se encontra definida, em Finanças | Contabilidade | Plano Contas, no separador Atividades, o tipo de atividade associada à conta.

É também necessário garantir que já existem criados os tipos de documentos de controlling para a respetiva operação (do tipo Registo de Atividades ou Planeamento de Atividades) em Finanças | Controlo Financeiro | Recursos | Tabelas | Documentos de Controlling.

Para transferir ou planear custos apenas é necessário garantir a existência do respetivo tipo de documento de controlling (do tipo Transferência de Custos ou Planeamento de Custos).

Para realizar o registo de controlling, siga os passos seguintes:

1. Aceder a Finanças | Controlo Financeiro | Registo de Controlling;
2. Definir em que Tipo de Lançamento e Exercício será criado o documento contabilístico;
3. Selecionar o documento a criar; Nota: Poderá opcionalmente alterar a descrição e o número de documento externo sugerido pelo sistema;
4. Definir a data de integração na Contabilidade;
5. Definir a data do documento;
6. Na grelha principal inserir os custos/atividades; Nota: É possível copiar a linha imediatamente acima através da opção de contexto Copiar Linha ou tecla de atalho F2;
7. Por fim, clicar em Gravar.

Após o registo de controlling, é possível editar o documento e realizar as seguintes operações:

• Drill-Down ao documento contabilístico - selecionando no campo Número Diário;
• Anular o documento de controlling - ao selecionar a opção Anular, o documento é eliminado, bem como o respetivo documento contabilístico;
• Estornar o documento de controlling - ao selecionar a opção Estornar em Outras Operações, é criado um novo documento de controlling e o respetivo documento contabilístico com movimentos inversos. Neste caso, na zona inferior da grelha principal é adicionada uma hiperligação ao documento de estorno (no documento de estorno verifica-se uma hiperligação ao documento estornado).

Um código de Atividade só pode estar associado a uma conta num determinado exercício.

Custeio baseado em atividades

O Custeio baseado em Atividades ou custeio ABC (“Activity Based Costing”) é um método de custeio baseado nas atividades que a empresa desenvolve, possibilitando o cálculo mais cuidadoso do custo dos produtos/serviços.

Poderá ser utilizado como uma ferramenta de gestão que estimula e suporta a melhoria contínua dos processos, da qualidade, dos parâmetros de desempenho da empresa e das próprias pessoas, visto que focaliza os possíveis problemas ou oportunidades de melhoria.

O sistema tem como fundamento básico a procura do princípio da causa, ou seja, procura identificar de forma clara, por meio de rastreamento, o agente causador do custo para lhe imputar o valor.

O conjunto de atividades é um processo que combina pessoas, tecnologias, métodos, entre outros agentes, com o objetivo de produzir um produto ou oferecer um serviço.

Nota: São atribuídos os custos às atividades e, posteriormente, atribuem-se os custos das atividades aos produtos/serviços.

No ERP os lançamentos em atividades estão suportados no editor de Registo de Controlling.

Editor de registo de controlling

É possível lançar documentos de controlling na Contabilidade em Finanças | Controlo Financeiro | Registo de Controlling. Para além do lançamento de atividades, este editor permite o lançamento direto de custos.

As colunas da grelha principal variam conforme o Tipo de documento, a Origem e o Destino selecionado. Esta seleção/configuração é realizada em Finanças | Controlo Financeiro | Recursos | Tabelas | Documentos de Controlling.

No lançamento do documento (de atividades ou de custos) são lançadas duas linhas de movimento na Contabilidade:

• Um movimento credita a origem;
• Outro movimento debita o destino.

Ao lançar um documento, a Conta Crédito e Conta Débito podem ter identificadores diferentes. A conta crédito é a conta à qual a atividade se encontra associada e a conta débito encontra-se definida em Finanças | Contabilidade | Plano Contas no separador Atividades.

A conta a crédito vai ser a conta origem para creditar a função, centro ou projeto/PEP indicado como origem, enquanto que a conta a débito é a conta origem para debitar a função e/ou centro de custos e/ou projeto/PEP.

Se for indicado um valor negativo, as naturezas do documento da Contabilidade são invertidas, contudo a conta definida como crédito continua como conta origem para a função ou centro indicado como origem e vice-versa.

Um documento de controlling deverá ter pelo menos um elemento a lançar (item definido na grelha) do tipo de origem definido na tabela Documentos de Controlling (Centro de custo, Função ou Projeto/PEP).

Para o lançamento de documentos do tipo Registo de Atividades ou Planeamento de Atividades (valor definido na tabela Documentos de Controlling, no campo Tipo), o cálculo da coluna Valor Total depende do tipo de cálculo da atividade (definido no Plano de Contas, no separador Atividades, no campo Tipo de Cálculo):

• Se o tipo de cálculo da atividade é Manual, então a coluna Valor Total é editável e deverá ser preenchida diretamente pelo utilizador;
• Se o tipo de cálculo da atividade é Sugerido, então a coluna Valor Total é editável depois do sistema calcular o valor;
• Se o tipo de cálculo da atividade é Automático, então o sistema calcula o valor. Se o sistema não encontra esse valor em nenhum tipo de atividade, então é apresentada uma mensagem e não será possível continuar a operação.

O número do documento é atribuído automaticamente e reiniciado todos os anos. O número inicial define-se na tabela Documentos de Controlling, no campo Numerador.

Quando o utilizador lança/edita/remove um documento de controlling, então as permissões para o tipo de atividade e para o tipo de documento são verificadas.

Na edição de um documento de controlling o tipo de lançamento, o tipo de documento e a data de lançamento não poderão ser modificados.

Contudo, é possível visualizar a informação sobre o documento lançado na Contabilidade (Diário e N.º Diário) e fazer drill-down ao documento. Os restantes campos poderão ser atualizados e a integração com a Contabilidade será novamente realizada.

Ao remover um documento de controlling, a integração com a Contabilidade será também removida.

Se o lançamento na Contabilidade falha, o documento de Controlling não é guardado.

O ano da data do lançamento deverá ser igual ao ano do documento.

Não é possível editar um documento estornado.

A moeda de lançamento e o tipo de afetação dos documentos de controlling são definidos em Administrador | Contabilidade | Parâmetros | Controlling | Gerais.

Tipos de Documentos de Controlling

Nesta tabela é guardada a informação dos Tipos de Documento de Controlling: