Como efetuar liquição de custos?

No módulo de Controlling, é possível transportar os custos através do conceito Liquidação de Custo para obter uma análise mais eficiente. No entanto, antes de liquidar os custos deverá garantir que a norma de liquidação para o elemento selecionado se encontra definida.

Liquidação de Custos

O conceito Liquidação de Custos do módulo de Controlling, usualmente conhecido como Apropriação de Custos, permite transportar os custos de forma a obter uma análise mais eficiente.

Por exemplo, uma empresa de logística de transportes que pretende saber os seus custos reais por mercado de operação (C1 – Nacional e C2 – Internacional).

Ao longo de um período são lançados custos: combustível, custo com os motoristas, manutenção dos veículos, etc. No final do período, pretende-se transportar esses custos para o respetivo mercado de operação (neste caso, Centro de Custo C1 ou C2).

Desta forma, é possível analisar os custos reais de cada Centro de Custo, conceito também muito utilizado no contexto da Construção Civil, para controlar a apropriação, rateio e realização de custos de obras.

Com esta ferramenta, é possível processar liquidações no final do período ou no final do ciclo de vida do pedido, dependendo no tipo de pedido e da sua função para a empresa.

É possível também processar liquidações para diferentes tipos de destino: Centros de Custo, Funções, Projetos PEP e/ou Bens de Imobilizado, bem como definir se os custos são liquidados para um plano destino ou, em alternativa, devem ser transportados por múltiplos planos destino (deverá definir estas opções na tabela “Normas de Liquidação”).

Liquidar Custos

A transferência de custos (documento do tipo Transferência de Custos) regista-se em Finanças | Controlo Financeiro | Registo de Controlling e o transporte de custos, conforme definido na respetiva Norma de Liquidação do elemento selecionado, é registado em Finanças | Controlo Financeiro | Liquidação de Custos.

Assim, antes de liquidar os custos, deverá garantir que a norma de liquidação para o elemento selecionado se encontra definida em Finanças | Controlo Financeiro | Recursos | Tabelas | Normas de Liquidação.

Nesta tabela define-se qual o plano de centro de custo/funcional/projeto e o respetivo elemento de origem, bem como são transportados os custos desse elemento.

Para liquidar custos, siga os passos seguintes:

1. Aceder a Finanças | Controlo Financeiro |Liquidação de Custos;
2. Definir o Lançamento e o Exercício onde foram lançados os dados de origem;
3. Indicar a data do documento contabilístico a lançar (por omissão, o sistema sugere a data atual);
4. Selecionar o tipo de liquidação a realizar: - Liquidação para a Contabilidade: distribuição do custo por centros de custo, funções ou projetos/PEP; - Liquidação para o Imobilizado: transporta o custo para um ativo. Neste caso, o documento contabilístico selecionado deverá ter um tipo de documento de imobilizado definido e a Conta Imobilizado deverá fazer integração com Imobilizado;
5. Identificar qual o diário e o documento a lançar na Contabilidade para registar a liquidação de custos; Nota: Poderá opcionalmente inserir o número do documento externo associado. Por exemplo, no cenário em que se pretende transportar o custo de um ativo;
6. Indicar o período do lançamento da liquidação na Contabilidade;
7. Caso se trate do tipo de liquidação Liquidação para Bem Ativo, indicar a taxa de IVA do bem e a respetiva entidade fornecedora;
8. No separador Restrições editar os filtros necessários: -Período Inicial: período de início do lançamento de origem (por omissão é igual ao mês anterior); -Período Final: período de fim do lançamento de origem (por omissão é igual ao mês anterior); -Plano Origem: plano originalmente lançado; -Lançamento(s): tipo de lançamento de origem; -Conta(s): contas utilizadas no movimento de origem; -Centro(s): centro de custo de origem; -Função(ões): funções de origem; -Documento(s): documentos contabilísticos; -Classe(s) de Contas: classes de contas do plano de contas; -Projeto(s); -Elemento(s) PEP: elementos do plano de execução de projetos;
9. Por fim, clicar em Atualizar. Serão apresentados os movimentos, conforme os valores definidos no passo anterior na grelha de resultados. Quando a natureza do movimento é Crédito, é apresentado um valor negativo (campo Valor da grelha);
10. No separador Resultados, na grelha de resultados ativar apenas as linhas que se pretende liquidar. Por omissão, o sistema ativa os elementos que tenham uma Norma de Liquidação associada. Poderá opcionalmente modificar os valores sugeridos: -Plano/Elemento – plano (indisponível no caso de se tratar de uma liquidação para bem ativo) e o elemento destino da distribuição dos custos; -Conta Compensação – conta utilizada para registar o movimento do documento de liquidação; -Conta Imobilizado – conta utilizada para registar o movimento do tipo de liquidação Liquidação para Bem Ativo;
11. Como o processamento poderá ser demorado, existe a opção Validar que permite verificar possíveis problemas na execução da operação antes desta ser processada (opcional);
12. Por fim, clicar em Processar.

Após esta operação, são efetuados movimentos na Contabilidade conforme a distribuição definida na Norma de Liquidação do elemento em questão.

Para visualizar esses movimentos, deverá editar a liquidação efetuada (por exemplo, clicando na tecla F4 no campo Liquidação) e clicar com o rato sobre N.º Diário. Já para remover um documento de liquidação, deverá editar o documento e selecionar a opção Anular. Caso pretenda imprimir o documento, deverá selecionar a opção Imprimir.

Na integração com Equipamentos e Ativos, a natureza original é mantida:

• Lançamento a débito de um ativo é equivalente a uma aquisição positiva;
• Lançamento a crédito de um ativo é equivalente a uma aquisição negativa.

Se o documento tiver mais do que 100 linhas, então será separado. Por exemplo, considerando uma liquidação de 120 documentos, logo com 240 linhas. Neste caso, o sistema irá gerar três documentos: os dois primeiros com 100 linhas e o terceiro com as restantes 40 linhas.

Depois de lançada, a liquidação não poderá ser processada novamente. É possível estornar um documento de liquidação em Outras Operações | Estornar. No entanto, não se pode estornar documentos de outros módulos.

Normas de Liquidação

Esta tabela apresenta o cabeçalho das regras de liquidação de custos referentes aos registos de Finanças | Controlo Financeiro | Recursos | Tabelas | Normas de Liquidação.

Os dados de origem e de destino (grelha) são guardados na tabela "LinhasNormasLiquidacao":

Origem

A lista de normas não poderá conter intervalos sobrepostos para o mesmo tipo de lançamento e para o mesmo grupo, assim como não é possível ter várias normas para o mesmo elemento.

Destino

Quando o Plano Destino é igual a Bem Imobilizado, então o elemento selecionado deve ter um tipo de investimento do género bem em curso (por exemplo: Imobilizado em Curso Corpóreo) e a Conta Imobilizado deverá estar configurada para fazer tratamento de imobilizado.