Como configurar extratos digitais e bancários?

Um extrato bancário é um documento disponibilizado pelas entidades bancárias, contituído por saldos, movimentos e outras informações relativas à conta bancária de um cliente ou organização. Neste sentido, é importande configurar um conjunto de operações, nomeadamente, definir e importar extratos, anular movimentos e agrupar lançamentos.

Definir Formato

Devido à diversidade de instituições bancárias existentes no mercado, existe também uma consequente diversidade de formatos de extratos. Como tal, é necessário definir para cada uma a estrutura dos ficheiros.

Para definir o formato de um extrato digital, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Caixas e Bancos | Recursos | Tabelas;
2. Selecionar a opção Formatos de Importação;
3. Indicar o Nome e a Descrição do formato;
4. Indicar o formato como os atributos se apresentam no ficheiro: - Comprimento Fixo: Indica que a posição do atributo em cada linha é determinada em função da posição do primeiro caractere e respetivo comprimento; - Comprimento Variável: Indica que cada atributo está defendido por um caractere separador e delimitador;
5. Selecionar o tipo de cada uma das linhas e respetivo atributo;
6. Caso exista necessidade indicar uma formatação especial, aplicar na leitura de cada linha em Formato Especial;
7. clicar em Confirmar.

Exemplo

Considerando a linha "00000009876543216870200605012006051500000000011840380000000001184234" de um extrato digital com formato Comprimento Fixo e com os atributos apresentados:

• Numero da conta: "00000009876543216"; Numero do Extrato: "5432".

Não é obrigatório definir a estrutura quando o formato que será utilizado é o MT940.

Anular Movimentos

Ocasionalmente, as empresas detetam que um lançamento no extrato do próprio banco está repetido em relação ao extrato bancário anterior ou que um movimento reportado pelo banco está incorreto.

Nestas situações, para que estes lançamentos não fiquem permanentemente na lista de lançamentos por reconciliar, está disponível no ERP um mecanismo que permite ignorar estes movimentos do extrato bancário.

Para anular um movimento do extrato bancário, siga os seguintes passos:

1. Na janela de reconciliação automática, escolher uma conta bancária;
2. Selecionar um extrato (também está disponível se escolher a opção de lançamentos por reconciliar);
3. Selecionar uma linha que não esteja reconciliada no extrato bancário;
4. Escolher a opção de Ignorar com o botão do lado direito .

O ERP não elimina esta linha, apenas passa a indicar a mesma com um ícone diferente.

No cálculo do saldo, estas linhas são ignoradas e excluídas do processo de reconciliação manual/automática.

Em caso de engano, é possível reverter esta ação repetindo os passos indicados.

Agrupar ou Dividir Lançamentos

Com o objetivo de conciliar os lançamentos do extrato bancário com os movimentos de tesouraria, estão disponíveis duas operações no ERP para facilitar esta tarefa:

• Agrupar: permite agrupar dois ou mais lançamentos do extrato;
• Dividir: esta operação divide um movimento em dois.

Estas operações apenas estão disponíveis na janela de reconciliação automática após selecionar um banco e um extrato.

Estas operações preservam o valor do extrato bancário.

Configurar Importação de Extratos

Para que a importação de um extrato digital seja realizada com sucesso, é necessário definir o tipo de importação, bem como o mapeamento dos movimentos entre a entidade bancária e os movimentos de Tesouraria associados.

Para configurar a importação de extratos digitais associados ao banco, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Caixas e Bancos | Recursos | Tabelas;
2. Selecionar a opção Bancos;
3. Criar ou editar um banco;
4. No separador Reconciliações, selecionar o formato de importação; Nota: O formato de importação representa a estrutura do ficheiro e é definido pelo banco;
5. Na grelha de mapeamento indicar o Código do movimento fornecido pelo banco;
6. Indicar o Movimento de Tesouraria que corresponde ao código do movimento do ERP associado ao código do banco;
7. Por fim, clicar em Confirmar.

A definição do formato de importação permite interpretar corretamente o ficheiro e associar corretamente os movimentos existentes no extrato emitido pelo banco com os movimentos de Tesouraria.

Importar Extrato Digital

Os extratos digitais são emitidos pelos bancos em formato digital, que posteriormente podem ser importados para o ERP para serem utilizados nas reconciliações automáticas.

Para efetuar a importação de um extrato digital, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Caixas e Bancos | Bancos | Reconciliação Bancária;
2. Selecionar a opção Reconciliação Automática;
3. Clicar em Importar;
4. Selecionar a opção Ficheiro/Swift MT940 e indicar a localização do ficheiro;
5. Clicar em Importar.

Se as definições de importação do extrato associadas ao banco estiverem corretamente configuradas, o extrato é importado corretamente e listado na grelha de importações.

Esta grelha apresenta a seguinte informação:

• Datas iniciais/finais do extrato;
• Data final do extrato;
• Nome do extrato fornecido pelo banco;
• Conta do extrato;
• Saldos iniciais/finais do extrato.

Quando os extratos são sequenciais, o saldo final do primeiro extrato deve coincidir com o saldo inicial do extrato subsequente.

Quando utiliza a opção para importar o extrato no formato standard SWIFT MT940, o formato indicado na tabela de bancos é ignorado.

Importar Extratos no formato SWIFT MT940

O formato SWIFT MT940 é um formato de texto, em que as principais tags e a forma como são interpretadas pelo ERP são as seguintes:

A moeda do extrato deverá ser a moeda da conta.

A equivalência entre o número de conta do extrato e o número da conta bancária na tabela de contas bancárias poderá ser realizada com base no próprio código, IBAN ou NIB da conta.

A tag 86 que apresenta a informação para o responsável de conta não é importada.