Como converter documentos de compra?

O ERP possibilita de uma forma cómoda dar continuidade ao fluxo natural de documentos através da conversão de um documento para o seu próximo nível. Por exemplo, partindo de um documento do tipo pedido de cotação, é possível passar para uma encomenda a fornecedor e, finalmente, para uma fatura.

Para converter um documento de compra, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Compras | Compras | Conversão | Conversão de Documentos;
2. Selecionar os tipos de documentos a incluir na conversão e/ou o fluxo documental;
3. No separador Geral, indicar o documento a criar, ou seja, o documento e a série de destino na conversão;
4. No separador Restrições, aplicar vários filtros, como por exemplo entidade ou moeda;
5. No separador Opções, configurar várias opções que serão aplicadas nos documentos a gerar;
6. No separador Agrupamento, selecionar os campos a considerar no agrupamento dos documentos; Nota: É possível agrupar vários documentos numa conversão selecionando os campos a considerar no separador Agrupamento.
7. No separador Opções garantir que a opção Agrupada se encontra selecionada;
8. Clicar em Atualizar;
9. Para cada linha indicar o N.º Externo do documento de destino; Nota: Por omissão, é apresentada a informação sobre o N.º Externo do documento origem;
10. Na grelha, para cada linha selecionar os documentos a converter na coluna "Cf.";
11. Por fim, clicar em Gravar.

Caso a Gestão de Filiais se encontrar instalada:

• Tratando-se da Sede, é possível selecionar no menu, além da conversão dos documentos da Sede, a conversão de documentos de compra de cada uma das respetivas filiais ou de todas em simultâneo (Sede e Filiais);
• Se se tratar de uma Filial, no menu é possível selecionar além dos documentos da própria Filial, os da Sede;
• Não é possível a conversão de documentos de compra de outras Filiais, uma vez que não há comunicação entre Filiais, somente entre estas e a Sede.

A conversão de documentos e a transformação de documentos são processos diferentes. Enquando que o primeiro só permite converter documentos pela totalidade (ou seja, converter todas as linhas e quantidades de um documento para outro), no segundo já é permitido uma transformação parcial.

Desta forma, um documento parcialmente transformado só está disponível na opção de transformação de documentos.

Na solução Public Sector, é possível indicar a entidade destino quando o documento origem foi lançado para a entidade indiferenciada.