Inventário Permanente e Inventário Físico

O ERP permite às empresas tratar e controlar as suas existências (stocks) através da utilização dos conceitos de Inventário Permanente e Inventário Físico.

Inventário Permanente

O Inventário Permanente consiste num método de contabilização das existências de uma empresa, sendo que se trata de um sistema obrigatório para algumas empresas.

Na prática, este método corresponde ao registo na contabilidade (classe 3 – Existências) dos custos das Compras e das Vendas possibilitando o apuramento do valor das existências num determinado momento. Pelo menos uma vez por exercício contabilístico, é necessário proceder à contagem física – Inventário Físico– de todas as existências de forma a apurar a correta informação das quantidades e valores.

Inventário Físico

O Inventário Físico corresponde ao processo de contagem física das existências – stockdos artigos– na posse de uma determinada empresa para garantir que os dados informáticos refletem corretamente as existências reais.

Como resultado do Inventário Físico, para os artigos cuja existência física não corresponde à informação registada na aplicação, serão efetuados acertos Positivos ou Negativos para a corrigir os dados na aplicação. Para além de permitir às Empresas ter a informação correta das suas existências, o Inventário Físico trata-se de um processo obrigatório para algumas empresas durante o Fecho do Ano (ver Inventário Permanente).

A listagem de inventário físico é de grande utilidade para o controle efetivo dos stocks da empresa, pois permite ao utilizador efetuar a contagem real dos seus artigos. Se a contagem efetuada não coincidir com os valores do seu sistema informático, é porque devoluções, artigos perdidos ou estragados, podem ter sido tratados sem que se tenha efetuado o seu registo no ERP. Nesse caso, através da opção Stocks, no menu Documentos o utilizador deve atualizar as quantidades relativas a cada um dos artigos efetuando movimentos de entrada ou de saída de stock.

Preparação de Inventários e Contagens Físicas

Caso as contagens físicas não coincidam com o registo informático, poder-se-á recorrer à opção de Preparação de Inventários e Contagens Físicas para proceder ao seu acerto:

• Preparação do Inventario: Nesta fase é criado um documento onde se identificam os artigos a inventariar. Após essa identificação podem imprimir-se documentos de apoio à contagem ou exportar os artigos para terminais de recolha de dados;
• Contagens Física: Nesta fase são introduzidas as contagens reais efetuadas nos diversos armazéns. Se desejado pode importar-se diretamente as contagens a partir da informação recolhida em terminais de recolha de dados;
• Fecho do Inventario: Esta operação consiste em gerar automaticamente documentos de acerto de stock bem como a respetiva contabilização.