Como configurar a criação de artigos?

A criação de um artigo no inventário dispõe de um conjunto de funcionalidades úteis para as organizações. Além de permitir criar tipos de artigo, é possível definir conjuntos de artigos e múltiplas unidades, bem como associar imagem a artigos.

Criar Tipos de Artigo

Nos atributos dos artigos, o Tipo de Artigo (por exemplo: mercadoria, matéria prima, subproduto, serviço, mão de obra, etc) está associado a um determinado Tipo de Linha. É através do Tipo de Linha que a aplicação determina o comportamento dos artigos nos diferentes editores. Por exemplo, como os artigos são contabilizados em termos de documentos, qual o tipo de desconto aplicado, qual a Taxa de IVA a que está sujeito, etc.

Nota: Os Tipos de Linha que a aplicação disponibiliza são fixos e não podem ser alterados.

No que se refere à associação do Tipo de Linha ao Tipo de Artigo, existem algumas limitações. Desta forma, qualquer Tipo de Artigo apenas pode ficar associado a um Tipo de Linha entre '10' e '30' ou '91'. Os restantes tipos são de uso interno da aplicação (reservados).

Na criação de artigos são permitidos os seguintes Tipos de Linha:

1. Aceder a [Marketing & Vendas / Aprovisionamento] | Inventário | Recursos | Tabelas | Tipos de Artigo;
2. Indicar o Código para o novo Tipo de Artigo e a respetiva Descrição;
3. Selecionar o Tipo de Linha a que deve ficar associado (terá que ser entre '10' e '31' ou o '91');
4. Selecionar nos sub separadores de Vendas, Compras e Internos, os documentos que permitem o Tipo de Artigo indicado;
5. Clicar em Gravar.

Nota: Os tipos de artigo associados aos descontos de mercadoria são considerados com valor igual ou superior a 10, enquanto que nos descontos de serviços são considerados com valor igual ou superior a 8.

Configurar Dados de Fornecedor

Na ficha do artigo, o separador Fornecedores permite configurar alguns dados relativamente aos Fornecedores e que são utilizados por alguns processos da aplicação. Pode ser configurada a seguinte informação:

• Fornecedor Principal: corresponde ao Fornecedor que será considerado no processo de Apoio à Encomenda e no Processamento de Requisições Internas.

Ao nível de cada Fornecedor:

• Prazo de Entrega (Pr. Ent.): Indica o número de dias que o fornecedor demora a entregar o artigo. Este valor é considerado quando se cria um documento de Compra do tipo Encomenda;
• Tempo de Segurança (T. Seg.): Corresponde à margem de segurança (expressa em dias). Este valor é adicionado ao Prazo de Entrega para a aplicação calcular a data de entrega nos documentos de Compra do tipo Encomenda;
• Desconto (Desc.): Valor do desconto que o fornecedor aplica a este artigo e que será considerado ao criar um novo documento de Compra para este fornecedor. Quando é registado um documento de compra, a aplicação atualiza este valor com o desconto que foi efetuado;
• Referência do Fornecedor (Ref. Fornecedor): Corresponde à referência que o fornecedor utiliza para o artigo. Ao indicar esta referência no editor de Compras, a aplicação vai pesquisar se existe algum artigo a ele associado e, caso encontre, coloca no editor o correspondente código do artigo. Este código pode igualmente ser utilizado para efetuar documentos de Compra do tipo Encomenda;
• Descrição do Fornecedor: Refere-se à descrição que o fornecedor utiliza para o artigo. Esta informação pode ser utilizada na impressão do documento de Compra do tipo Encomenda;
• Classificação: Trata-se de um campo livre para atribuição da classificação do artigo.

Para além desta informação, a aplicação apresenta outros dados mas que apenas são de carácter informativo e que apresenta os dados da última compra feita a determinado fornecedor:

• Unidade (Un.): Indica a unidade (caixas, unidades, peso, etc.) em que foi registada a última compra do artigo a esse fornecedor;
• Documento (Doc.): Último tipo de documento de compra ao fornecedor;
• Série: Série do último documento de compra ao fornecedor;
• Número: Número do último documento de compra ao fornecedor;
• Data: Data do último documento de compra ao fornecedor;
• Moeda: Moeda do último documento de compra ao fornecedor;
• Preço da Última Compra (Preço Ult. Compra): Preço que foi registado na última compra ao fornecedor. Notar que este valor será o preço considerado quando se cria um novo documento de compra ao fornecedor;
• Último Desconto Comercial de Compra (Últ. Desc. Com. Cmp.): Valor relativo ao desconto que foi feito na última compra;
• Último Desconto Adicional de Compra (Últ. Desc. Adic. Comp.): Valor relativo ao desconto adicional que foi feito na última compra;
• Preço de Custo Último (PCU): Corresponde ao Preço de Custo Último em que o seu valor é calculado em função dos valores dos 3 campos anteriores PCU = Ult. Preço Compra – Desconto Comercial Compra + Despesa Adicional Compra;
• Fator de Conversão de Compra (Fator Conv. C.): Fator de Conversão na Compra que foi utilizado na última compra ao fornecedor.

Definir Conjunto de Artigos

O editor Conjunto de Artigos deve ser utilizado para definir a lista de itens (artigos) associada a um artigo. A sua utilização é semelhante à da Ficha de Composição.

Os Conjuntos de Artigos diferem dos Artigos Compostos na medida em que são tratados nos editores de compra, venda ou internos como uma lista de artigos cuja movimentação deverá ser realizada conjuntamente (recomendado).

Para definir um conjunto de artigos, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Marketing & Vendas ou Aprovisionamento | Inventário | Artigos Compostos | Conjunto de Artigos;
2. Definir o Artigo;
3. Definir as Linhas que detalham o artigo;
4. Clicar em Gravar.

Associar imagem a artigos

Dada a natureza do catálogo de artigos, é necessário por vezes associar uma imagem a um artigo para o destacar e, consequentemente, promover a sua venda.

Para associar uma imagem a um artigo, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Marketing & Vendas ou Aprovisionamento |Inventário | Artigos;
2. Criar ou editar um artigo;
3. No separador Anexos selecionar a opção Novo;
4. Indicar a Localização do ficheiro de imagem;
5. Indicar uma Descrição para o anexo;
6. Selecionar o tipo de anexo: Imagem ou Imagem principal;
7. Clicar em Confirmar;
8. Por fim, clicar em Gravar.

Definir Múltiplas Unidades

Esta opção destina-se sobretudo a organizações em que as transações comerciais de compra e venda de um mesmo artigo são realizadas em múltiplas unidades com o objetivo de controlar a gestão de stocks, bem como definir regras de preços/descontos em função da unidade. A conversão entre unidades pode ser definida ao nível das unidades para conversões universais (ex. kg e Gr) ou ao artigo.

Para definir unidades simples ou unidades compostas, siga os seguintes passos:

Configurar Contas da Contabilidade

Na ficha do artigo, o separador Contabilidade permite configurar as contas a serem usadas nos lançamentos contabilísticos.

É possível configurar contas para:

• Conta Geral: permite identificar a conta da contabilidade geral a ser descodificada para o artigo. Nesta configuração, é possível incluir outros tokens;
• Conta Exclusiva de Vendas: permite definir a conta para ser descodificada em lançamentos provenientes de documentos de venda;
• Conta Exclusiva de Compras: permite definir a conta para ser descodificada em lançamentos provenientes de documentos de compra;
• Conta Exclusiva de Inventário: permite definir a conta para ser descodificada em lançamentos provenientes de documentos de inventário.