Como adotar e gerir o inventário permanente?

O Decreto-Lei n.º 98/2015, de 2 de junho, efetuou um conjunto de alterações ao Decreto-Lei n.º 158/2009, de 13 de julho, que aprovou o Sistema de Normalização Contabilística. Na sequência destas alterações, foi alargado de forma significativa o universo de empresas obrigadas a inventário permanente a partir de 1 de janeiro de 2016.

Apenas as microentidades não estão obrigadas ao inventário permanente. As restantes entidades deverão seguir um conjunto de regras para o funcionamento do sistema e para a adoção destas alterações e, assim, gerir o inventário permantente de forma correta.

Contextualização

O Decreto-Lei n.º 98/2015, de 2 de junho, efetuou um conjunto de alterações ao Decreto-Lei n.º 158/2009, de 13 de julho, que aprovou o Sistema de Normalização Contabilística.

Na sequência destas alterações, foi alargado de forma significativa o universo de empresas obrigadas a inventário permanente a partir de 1 de janeiro de 2016. Nesta nova redação apenas não são obrigadas a inventário permanente as microentidades (entidades previstas no art.º 9º, nº 1, do Decreto-Lei n.º 158/2009).

Na redação anterior do DL 158/2009, estavam excluídos da obrigação de adoção do sistema de inventário permanente na contabilização dos inventários as entidades que não ultrapassassem durante 2 exercícios consecutivos, 2 dos 3 limites referidos no artigo 262º, nº 2, do Código das Sociedades Comerciais.

Deste modo todas as empresas passam a estar sujeitas à obrigação de adoção do sistema de inventário permanente na contabilização dos inventários, exceto:

• As microentidades;
• Entidades com as seguintes atividades: - Agricultura, produção animal, apicultura e caça; - Silvicultura e exploração florestal; - Indústria piscatória e aquicultura;
• Pontos de vendas a retalho que, no seu conjunto, não apresentem no período de um exercício vendas superiores a: - 300.000€; - 10% das vendas globais da respetiva atividade;
• Entidades prestadoras de serviços que apresentem no período de um exercício, um custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas que não exceda: - 300.000€; - 20% dos respetivos custos operacionais.

Estas dispensas mantêm-se até ao termo do período seguinte àquele em que, respetivamente, tenham ultrapassado os limites que as originaram.

• Tabela de classificação:

  	Total de Balanço		Volume de Negócios Líquido		Trabalhadores
  Empresa	Antes	2016	Antes	2016	Antes	2016
  Micro	500.000	350.000	500.000	700.000	5	10
  Pequena	1.500.000	4.000.000	3.000.000	8.000.000	50	50
  Média	-	20.000.000	-	40.000.000	-	250
  Grande	-	> 2 de 3 limites	-	> 2 de 3 limites	-	> 2 de 3 limites

• Caso sejam ultrapassados 2 de 3 limites em dois períodos imediatamente anteriores, então a categoria passa a ser superior;
• Caso deixem de ser ultrapassados 2 de 3 limites em dois períodos imediatamente anteriores, então a categoria passa a ser inferior;
• Nas entidades constituídas no ano anterior consideram-se as demonstrações financeiras desse ano;
• Nas entidades constituídas no próprio ano consideram-se as previsões para o ano de constituição e as mesmas produzem efeitos imediatos.

Adoção do inventário permanente no ERP

Para dar resposta ao contexto legal do Inventário Permanente, no âmbito das alterações introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 98/2015, de 2 de junho, o módulo de inventário do ERP terá de estar devidamente integrado com os módulos de Vendas e Compras. Estes últimos são facultativos, no entanto recomenda-me esta integração para uma gestão mais eficiente do inventário nas vertentes quantitativa e valorimétrica.

Uma das questões frequentes prende-se com a necessidade de clarificação acerca da obrigatoriedade de integrar todos os movimentos de inventário na contabilidade, bem como à necessidade de o fazer em tempo real.

Segundo o Ofício n.º 052/15, de 2015.11.12, da Comissão de Normalização Contabilística, o facto de uma entidade não adotar o sistema de inventário permanente quando a tal estiver obrigada, não permite concluir, por si só, que não foi adotado o SNC e não impede que as suas demonstrações financeiras apresentem de forma verdadeira e apropriada a sua posição, desempenho e alterações na posição financeira.

A CNC refere ainda que a periodicidade do registo contabilístico em sistema de inventário permanente não está legalmente estabelecida, devendo, na opinião da CNC, atender-se à natureza das atividades desenvolvidas pela entidade e a uma análise da relação custo benefício.

Isto significa que, para todos os efeitos, o inventário permanente poderá ser alvo de gestão autónoma e independente dos registos contabilísticos, aplicando ao uso do ERP, o módulo de inventário é o responsável por dar resposta às exigências do inventário permanente, permanecendo válidos os modelos usuais de integração com a contabilidade.

Apesar dos clientes já deterem um sistema adequado, a adoção do inventário permanente apresentar-se-á como um desafio de elevada exigência para muitas empresas. A revisão dos modelos e processos de trabalho, o registo atempado e efetivo das transações de mercadorias, a gestão correta dos custos, a interação com o escritório de contabilidade e a revisão das configurações do seu sistema de informação, são apenas alguns exemplos de questões que necessitarão de ser devidamente acauteladas.

Dentro dos diversos cuidados a ter, recomenda-se que as empresas comecem por garantir que:

• Enquadraram corretamente a empresa na escala de classificação legalmente estabelecida de modo a adotar as práticas adequadas;
• Possuem um sistema adequado de gestão operacional de inventário;
• O inventário físico corresponde aos registos contabilísticos;
• Conhecem as boas práticas de movimentação de inventário no contexto do Inventário Permanente.

Regras

Para o correto funcionamento do sistema de Inventário Permanente, devem ser cumpridas as seguintes regras:

1. Devem ser evitadas as situações de entrada em stock sem a devida valorização das mercadorias.
2. A integração dos movimentos de stock na contabilidade deve seguir sempre as seguintes regras: - As entradas em stock devem ser contabilizadas ao preço de custo da mercadoria (Preço Unitário); - As saídas (consumos) devem ser integradas na contabilidade ao preço de custo médio (PCM);
3. O inventário nunca deve entrar em rutura, isto é, nunca deve haver quebras (stock negativo) na vida de um artigo, embora possa ser consumido na totalidade;

Estas recomendações farão toda a diferença na precisão e simplificação do inventário permanente - respeitar a ordem física (entradas antes das saídas); não permitir a ocorrência de stocks negativos, entre outras.

Gerir inventário permanente

O inventário representa o valor da mercadoria existente na empresa, num determinado momento. Para que este controlo reflita a realidade, é necessário que existam algumas medidas rigorosas de movimentação e valorização da mercadoria.

Para gerir inventário permanente, siga os seguintes passos:

1. Garantir que todos os movimentos que afetam o stock estão devidamente valorizados;
2. Os movimentos de stock devem ser orientados de forma a registar no sistema em primeiro lugar as entradas e posteriormente as saídas;
3. As existências nunca devem ser nulas ou negativas.