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Após configurar as classificações para um determinado exercício, é possível efetuar a orçamentação na despesa e na receita. As classificações a orçamentar são sempre aquelas que estão definidas para cada exercício.
No documento do orçamento é possível realizar um conjunto de operações relacionadas com a gravação, importação, aprovação e distribuição de orçamentos, assim como possíveis alterações ao documento.
Gravar Orçamentos de Despesa/Receita
Para gravar orçamentos de despesa ou orçamentos de receita, siga os seguintes passos:
Aceder a Finanças | Orçamentos de Receita/Despesa | Orçamentos | Orçamentos de Despesas/Orçamentos de Receitas;
Indicar o Exercício (por omissão é sugerido o ano de trabalho) e o Tipo de Lançamento pretendido;
Selecionar a Conta a orçamentar;
Abrir os planos/contas até ser possível selecionar uma conta do último plano a orçamentar;
Posicionar o cursor num dos meses da grelha;
Introduzir o valor a orçamentar para o mês em questão;
Repetir o processo para os restantes;
Introduzir o valor do ano anterior e valores para anos seguintes;
Clicar em Gravar.
Nota: a partir do plano superior é necessário selecionar as contas até que seja possível selecionar a conta a orçamentar.
No menu de Contexto, também é possível carregar o orçamento com base nos dados do ano anterior (Orçamento inicial ou Orçamento corrigido do exercício anterior).
Importar Orçamentos de Despesa/Receita
Para importar o orçamento de despesa ou orçamento de receita, siga os seguintes passos:
Aceder a Finanças | Orçamentos de Receita/Despesa | Orçamentos | Orçamentos de Despesas/Orçamentos de Receitas;
Indicar o Exercício (por omissão é sugerido o ano de trabalho) e o Tipo de Lançamento pretendido;
No menu Contexto, selecionar a opção Gerar Template;
Abrir o ficheiro excel gerado e preencher os valores do orçamento a importar;
No menu Contexto, selecionar a opção Importar;
Clicar em Gravar.
Aprovar Orçamento Inicial
Depois de realizar a orçamentação de despesa e/ou receita deverá aprovar o orçamento.
Para aprovar o orçamento, siga os seguintes passos:
Aceder a Finanças | Orçamentos de Receita/Despesa | Orçamentos | Operações Orçamentais;
No assistente escolher a opção Aprovação do orçamento inicial;
No documento a ser gerado para a despesa preencher os seguintes campos:
Data Documento: Data do documento a ser associada ao documento de aprovação;
Documento: Documento pelo qual fica registado a operação de aprovação;
Diário: Diário pelo qual fica registado a operação de aprovação;
Conta Débito: Conta a débito a movimentar no documento de aprovação;
Conta Crédito: Conta a crédito a movimentar no documento de aprovação;
Caso pretenda, em simultâneo com a aprovação, disponibilizar a verba poderá fazê-lo neste passo. Ao indicar uma percentagem diferente de 100% existe imediatamente a geração de um terceiro documento, sendo este de cativação. Deverá preencher os seguintes campos:
Disponibilizar orçamento: Opção que disponibiliza os quadros de disponibilização;
Conta débito: Conta a débito a movimentar no documento de disponibilização;
Conta crédito: Conta a crédito a movimentar no documento de disponibilização;
Configurar o documento para a receita a ser gerado, indicando os seguintes campos:
Data Documento: Data do documento a ser associada ao documento de aprovação;
Documento: Documento pelo qual fica registado a operação de aprovação;
Diário: Diário pelo qual fica registado a operação de aprovação;
Conta Débito: Conta a débito a movimentar no documento de aprovação;
Conta Crédito: Conta a crédito a movimentar no documento de aprovação;
Neste caso, o orçamento será disponibilizado a 100% para o documento, preenchendo os seguintes campos:
Disponibilizar orçamento: Opção que disponibiliza os quadros de disponibilização;
Conta débito: Conta a débito a movimentar no documento de disponibilização;
Conta crédito: Conta a crédito a movimentar no documento de disponibilização;
Se pretender, poderá imprimir os documentos gerados pelo assistente. Posteriormente, estes documentos gerados poderão ser visualizados na opção Movimentos.
Criar e aprovar alterações ao Orçamento
É possível efetuar alterações ou revisões sem que estas tenham efeito imediato sobre o orçamento. Assim, poderá continuar a trabalhar com o orçamento atual sem aplicar as novas alterações.
No entanto, não poderá utilizar as classificações onde exista Anulação de Reforço na proposta de alteração até esta ser aprovada. Assim, evita-se que o saldo disponível fique negativo depois de aprovar a proposta de alteração.
Com adoção do SNC, o movimento contabilístico para alterações orçamentais (reforço/anulação) passa a ter contas distintas para Previsões (corrigidas e por liquidar) e Dotações (corrigidas e disponíveis). Por exemplo, o Reforço da Despesa credita a 02311 (Reforços em dotações corrigidas) por contrapartida da 022 e debita a 02312 (Reforços em dotações disponíveis) em contrapartida da 024.
Gravar uma proposta
Para gravar uma Proposta de Alteração Orçamental, siga os seguintes passos:
Aceder a Orçamentos de Receita/Despesa | Orçamentos;
Selecionar a opção Alterações Orçamentais;
Inserir o Exercício (por omissão, é definido o ano de trabalho);
Indicar a Descrição (opcional);
Defina o Tipo de modificaçãoorçamental;
Insira as contas para anulação e reforço;
Clicar em Gravar.
Após gravar a proposta, se existirem Classificações da despesa para anulação, estas ficam bloqueadas até à aprovação da Proposta de Alteração Orçamental, já que ainda existam valores disponíveis para a anulação após a aprovação da respetiva proposta.
Aprovar uma proposta
Para aprovar uma Proposta de Alteração Orçamental, siga os seguintes passos:
Aceder a Orçamentos de Receita/Despesa | Orçamentos;
Selecionar a opção Alterações Orçamentais;
Editar a alteração a aprovar;
Selecionar a opção Aprovar;
No quadro Lançamento do documento indicar a informação necessária para gravar o documento contabilístico;
Clicar em Confirmar.
Alterações Orçamentais com impacto em anos futuros
Na despesa, é possível lançar alterações orçamentais com impacto em anos futuros, através do preenchimento das respetivas colunas N+1, N+2, ..., Seguintes. Estas alterações não terão qualquer impacto em registos contabilísticos, servindo apenas para efeitos de consulta nos Mapas de Alterações Orçamentais e Execução das GOP. De referir que esta funcionalidade apenas está disponível no caso de existir Projeto associado.
No caso da receita, embora não existam projetos associados, é possível também introduzir valores em anos futuros (colunas N+1, N+2, ..., Seguintes), no entanto, esta informação é apenas informativa, não tendo qualquer impacto nos orçamentos nem contabilísticos. Nos mapas para a receita está disponível um relatório que permite imprimir esta informação.
Distribuir Orçamentos
Ao longo do exercício, é possível distribuir um orçamento de uma conta de forma equitativa ou uniforme.
Distribuir um orçamento de uma conta de forma equitativa
Para distribuir um orçamento de uma conta de forma equitativa num exercício, siga os seguintes passos:
Aceder a Finanças | Orçamentos de Receita/Despesa | Orçamentos;
Selecionar a opção Orçamentos de Despesa (ou receita);
Indicar o Exercício (por omissão é sugerido o ano de trabalho) e o Tipo de Lançamento pretendido (por omissão é sugerido o tipo de lançamento base);
Selecionar a conta a orçamentar;
Abrir os planos/contas até ser possível selecionar uma conta do último plano a orçamentar;
No quadro Critérios de Orçamentação introduzir o valor a orçamentar e selecionar a opção Distribuir;
Repetir os passos 4 e 5 para as restantes contas a orçamentar.
Clicar em Gravar.
O valor total do orçamento é distribuído equitativamente pela conta orçamentada ao longo do exercício, ou seja, o valor orçamentado nos diversos períodos corresponde a 1/12 do valor total de orçamento definido.
Distribuir um orçamento de uma conta de forma uniforme
Para distribuir um orçamento de uma conta de forma uniforme ao longo de um exercício, siga os seguintes passos:
Aceder a Finanças | Orçamentos de Receita/Despesa | Orçamentos;
Selecionar a opção Orçamentos de despesa (ou receita);
Indicar o Exercício (por omissão é sugerido o ano de trabalho) e o Tipo de Lançamento pretendido (por omissão é sugerido o tipo de lançamento base);
Selecionar a conta a orçamentar;
Abrir os planos/contas até poder selecionar uma conta do último plano a orçamentar;
No quadro Critérios de Orçamentação introduzir o valor a orçamentar e selecionar a opção Igual até Dez;
Repetir os passos 4 e 5 para as restantes contas a orçamentar.
Clicar em Gravar.
O valor total do orçamento é distribuído uniformemente pela conta orçamentada ao longo do exercício, ou seja, o valor orçamentado nos diversos períodos corresponde ao valor de orçamento definido.