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Para emitir o mapa de Intrastat, é necessário efetuar um conjunto de configurações relacionadas com o processamento e com a própria emissão do mapa.
Configurar Processamento
Antes de processar e faturar compras ou vendas para o mercado intracomunitário, deverá parametrizar do sistema através de um conjunto de configurações relativas aos Clientes, Fornecedores, Artigos e Documentos de Compras e Vendas.
Para configurar o processamento de documentos para o Intrastat, siga os seguintes passos:
Configurar Clientes, Fornecedores e Outros Terceiros
- Aceder a [Marketing & Vendas/Compras] | Geral | Recursos | Tabelas | Terceiros [Clientes/Fornecedores/Outros Terceiros];
- Criar ou editar um cliente;
- No separador Outros Dados, ativar a opção Processa Intrastat e selecionar o porto/aeroporto;
- Clicar em Gravar.
Configurar artigos
- Aceder a [Marketing & Vendas / Aprovisionamento] | Inventário | Artigos;
- Criar ou editar um artigo;
- No separador OutrosCampos, selecionar o código pautal do artigo;
- No separador Fiscalidade, indicar o tipo de mercadoria e o respetivo peso, bem como o fator de conversão para a unidade suplementar;
- Clicar em Gravar.
Configurar documentos de compras e vendas
- Aceder a [Marketing & Vendas / Aprovisionamento] | [Vendas / Compras] | Recursos | Tabelas | [Documento de Venda / Documento de Compra];
- Criar ou editar um documento;
- Ativar a opção Processa Intrastat e indicar a condição de entrega;
- Clicar em Gravar.
Processar Documentos
Deverá processar os documentos de compras ou vendas para ser possível emitir o mapa de Intrastat. Este mapa permite consultar e alterar a informação de acordo com o ano e mês, bem como selecionar a informação relativa às Chegadas (compras) e Expedições (vendas).
Para processar os documentos para emissão do mapa de Intrastat, siga os seguintes passos:
- Aceder a [Marketing & Vendas / Aprovisionamento] | Obrigações Declarativas | Transações de Bens | Intrastat;
- Indicar o Mês e Ano para o processamento;
- Selecionar o tipo de documento: Chegadas ou Expedições;
- Ativar a opção Não considerar linhas com valor igual a zero caso pretenda ignorar estas linhas dos documentos de transações intracomunitárias. Este comportamento permite que os artigos oferta e/ou os artigos enviados como amostra não sejam considerados na declaração de Intrastat;
- Verificar se todos os campos da grelha estão preenchidos;
- Clicar em Atualizar;
- Por fim, clicar em Processar.
Caso pretenda alterar a informação associada a cada documento, deverá efetuar duplo clique na linha da grelha correspondente ao documento. É obrigatório preencher todas as informações, nomeadamente, o cabeçalho do documento e as respetivas linhas.
Salientamos que existem diferenças na emissão do Ficheiro Magnético entre Portugal e Espanha. Se a empresa tiver localização em:
- Portugal, é emitido um ficheiro com extensão ".cvs";
- Espanha, é emitido um ficheiro para envio da Declaração de Intrastat com os dados numa ordem definida.
A declaração é entregue à AT com o cabeçalho gerado automaticamente, sendo apenas necessário preencher as linhas ou atualizar os dados.
Apenas serão considerados documentos cujo país de carga ou descarga, consoante se trate de clientes ou fornecedores, seja diferente do país de entrega.Além disso, é necessário garantir que, em Geral | Recursos | Tabelas | Informações Geográficas | Países, o campo Comunidade esteja preenchido com o valor EU – European Union.
Para mais informações, sugere-se a consulta da página do INE.
Emitir Mapa de Intrastat
A emissão do mapa de Intrastat envolve três operações:
- Configuração prévia das tabelas relativas ao Intrastat, assim como a reconfiguração de clientes, fornecedores e artigos;
- Configuração dos documentos de compras e vendas para indicar se processa o Intrastat e associar uma condição de entrega;
- Preparação dos dados para a geração do formulário N.
Para emitir o mapa de Intrastat, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Configurar tabelas, documentos e clientes/fornecedores
- Aceder a [Marketing & Vendas / Aprovisionamento] | Obrigações Declarativas | Transações de Bens | Intrastat;
- Preencher a nomenclatura das mercadorias de acordo com o ramo de atividade da empresa, bem como a tabela de Regimes Estatísticos; Nota: as tabelas de Modos de Transporte, Condições de Entrega, Naturezas de Transação, Portos e Regiões já estão corretamente preenchidas de acordo com os códigos definidos pelo INE;
- Aceder a [...] | Geral | Recursos | Tabelas | Transações de Negócio | Modos de Expedição;
- Associar o respetivo Modo de Transporte do Intrastat;
- Aceder a [...] | Geral | Recursos | Tabelas | Informações Geográficas |Zonas;
- Associar a respetiva Região Intrastat;Nota: a tabela de Países já está preenchida. No entanto, caso seja adicionado um novo país, é necessário associar um novo código Intrastat. Esta tabela encontra-se em Tabelas | Gerais | Outros Terceiros | Outras Tabelas | Países;
- Aceder a [Marketing & Vendas / Aprovisionamento] | Inventário | Artigos;
- No separador Fiscalidade, atribuir um código pautal e o respetivo peso em kg a cada artigo;
- Aceder a [Marketing & Vendas / Aprovisionamento] | [Vendas / Compras] | [Clientes / Fornecedores];
- No separador Outros Dados, indicar se o cliente ou fornecedor processa Intrastat e preencher o Porto/Aeroporto de carga;
- No separador Gerais, nas tabelas dos documentos de Venda e Compra, indicar se o tipo de documento processa Intrastat, bem como associar-lhe uma condição de entrega;
- Lançar os documentos de Compras e Vendas assinalados para processamento do Intrastat.
Etapa 2: Emitir mapa de Intrastat
- Aceder a [Marketing & Vendas / Aprovisionamento] | Obrigações Declarativas | Transações de Bens | Intrastat para completar a informação em falta;
- Indicar o Mês e o Ano a processar;
- Indicar as Chegadas/Expedições para processar as Compras/Vendas, respetivamente;
- Clicar em Atualizar para listar os documentos assinalados para processamento do Intrastat; Nota: Todos os campos têm de ser obrigatoriamente preenchidos. Para completar a informação em falta, deverá clicar duas vezes sobre os documentos listados;.
- No cabeçalho do documento, preencher os seguintes dados: Naturezas de Transação, Condição de Entrega, Meio de Transporte, Porto/Aeroporto de carga e País destino; Nota: Os dados na grelha correspondem às linhas do documento. Nos artigos corretamente configurados o código pautal associado aparecerá na grelha. Caso contrário, ou caso se pretenda alterar a informação, pressione a tecla F4 sobre a célula da grelha correspondente ao código pautal. Serão listados todos os registos das mercadorias disponíveis;
- Preencher a Região origem, clicando na tecla F4;
- Indicar o peso líquido do artigo em Kg;
- Por fim, clicar em Confirmar.
Se o documento estiver corretamente preenchido, a coluna "OK" fica assinaliada com um visto. Se o documento estiver OK, irá ser obrigatoriamente incluído no mapa.
Para preencher automaticamente os dados em falta, deverá clicar em Processar. Assim, todos as informações preenchidas na ficha do artigo, dos clientes/fornecedores e dos documentos serão inseridas de forma automática.