Como gerar a comunicação de faturas de forma automática?

No ERP, é possível gerar automaticamente os ficheiros SAF-T das faturas e notas de crédito a comunicar mensalmente à AT. Para tal, deverá conhecer os requisitos e menções a incluir nas faturas para garantir o cumprimento das obrigações legais.

Gerar comunicação de faturas

O serviço Logistics and Cash Management Service permite gerar de forma automática os ficheiros SAF-T das faturas e notas de crédito a comunicar mensalmente à AT. Este serviço cria os ficheiros que podem ser partidos por um determinado período definido na configuração do mesmo. É possível partir os ficheiros por mês, semana ou dia das datas dos documentos.

É possível definir o período até ao qual o serviço irá recolher os documentos e também que o mesmo irá recolher documentos com data até o último dia do mês ou semana anterior, ou até ao dia anterior à execução do serviço.

Para gerar a comunicação de faturas de forma automática, siga os seguintes passos:

1. Aceder às configurações do serviço, através da configuração do Windows Services;
2. Definir o utilizador de acesso ao ERP e a instância onde o mesmo se encontra instalado, confirmando a operação no final, sem iniciar o serviço;
3. No separador Execução, carregar a instância e a empresa;
4. Ativar a execução da mesma para uma determinada calendarização;
5. No separador Configuração SAF-T, definir as opções de partição de ficheiros e período de recolha;
6. Clicar em Confirmar e iniciar o serviço.

A cada execução, o serviço irá obter a lista de documentos que deverão ser comunicados à AT e que ainda não se encontram em nenhuma exportação de comunicação de faturas. Esta lista será também obtida com o filtro de datas definido na configuração do serviço.

Após a recolha dos documentos, o serviço irá dividir os mesmos conforme o período de divisão de ficheiros definido na configuração do mesmo e irá criar uma nova entrada no histórico na janela de comunicação de faturas. Estes registos automáticos poderão facilmente ser identificados, uma vez que irão conter nas observações o texto “Gerado automaticamente em [data de execução]”.

Através da janela de comunicação de faturas, é possível extrair o ficheiro SAF-T de comunicação dos documentos gerado pelo serviço no momento em que executou para os documentos respetivos, sendo que nesta operação será questionado se pretende marcar os ficheiros como enviados à AT.

Caso exista já um registo para um determinado período lançado pelo serviço e sejam lançados novos documentos para esse período, o serviço irá adicionar esses documentos automaticamente ao período existente, incrementado o mesmo sempre que existam novos documentos. O serviço apenas irá ignorar a existência desse período e criar um novo se o período se encontrar marcado como enviado à AT.

Este serviço deverá estar configurado apenas num posto, sendo que depois será este o responsável por extrair os ficheiros gerados pelo serviço.

Quando é definido o período semanal tanto para a divisão de ficheiros, como recolha dos documentos, o sistema assume a semana como tendo início e fim nos dias de semana configurados nas definições regionais do utilizador associado ao Windows Services.

Requisitos das faturas simplificadas

As faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos:

• Nome ou denominação social e n.º de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços;
• Quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;
• O preço líquido do imposto, as taxas aplicáveis e montante de imposto devido, ou o preço com inclusão do imposto e a taxa ou taxas aplicáveis;
• N.º de identificação fiscal do adquirente ou destinatário quando for sujeito passivo.

As Faturas Simplificadas devem ainda conter o n.º de identificação fiscal do adquirente ou destinatário que não seja sujeito passivo, quando este o solicite.

Menções a incluir nas faturas

De entre outras alterações introduzidas pelas novas regras de faturação, foi estabelecida a uniformização no plano da União Europeia das menções referentes aos regimes de tributação aplicáveis a constar nas faturas.

Alguns exemplos:

• A fatura emitida ao abrigo de um contrato de Autofaturação deve conter a menção: Autofaturação;
• Nas situações em que os destinatários ou adquirentes sejam o devedor de imposto a fatura deve conter a menção: IVA - Autoliquidação;
• As faturas emitidas ao abrigo de tributação da margem devem conter a menção: Regime da margem do lucro - Bens em Segunda Mão, Regime da margem de lucro - Objetos de Arte e Regime da margem de lucro - Objetos de coleção e antiguidades;
• As faturas emitidas ao abrigo do regime especial das empreitadas e subempreitadas de obras públicas devem conter a menção: IVA Exigível e dedutível no pagamento.