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Nas oportunidades de venda, é possível criar atividades para controlar as cobranças, avisos ou propostas de uma organização. Neste sentido, é possível criar atividades e avisos de atividades, que irão alertar o operador de cobranças pendentes, bem como definir os templates de notificações.
Em qualquer momento, é possível analisar a agenda de trabalho num determinado período.
Criar atividades
Encontra-se disponível um conjunto de operações que permitem agendar atividades para que posteriormente sejam apresentadas na data e hora estabelecidas, podendo tratar-se de ações tão distintas como cobranças, avisos ou propostas. As atividades agendadas podem ter também associadas a contactos telefónicos, cobranças, emails, cartas, entre outras.
Para definir uma atividade é necessário introduzir as informações pertinentes, sendo possível incluir novos dados posteriormente.
É possível criar atividades no menu de Contactos e Oportunidades ou a partir da listagem de Clientes, Fornecedores e artigos , bem como criar atividades periódicas. Para tal, siga os seguintes passos:
Criar atividades
- Aceder a Marketing & Vendas | Contactos e Oportunidades | Atividades ou a partir do menu do CRM disponível nas várias Entidades/Editores (ex. Ficha de Cliente);
- Definir o Tipo de Atividade para controlar algumas características da atividade;
- Definir o resumo da atividade;
- Definir o Contacto Principal, nomeadamente, o tipo de entidade (ex:"cliente"), a indicação da entidade (ex: empresa "Sofrio, Lda") e o contacto principal da entidade seleccionada (ex: "Sr. José Sofrio"); Nota: Se o tipo de Atividade tiver associado um tipo de Contacto, o sistema sugere o contacto de forma automática. Por exemplo, o tipo de atividade Telefonema tem associado, na ficha Tipo de Atividade, um tipo de Contacto Gerência. Se na ficha de Cliente existir um contacto do mesmo tipo, o sistema vai preencher o contacto automaticamente;
- Indicar o grau de Prioridade da atividade, indicando a sua importância;
- Indicar o Estado em que a mesma se encontra: Pendente de realização ou já Realizada;
- Definir se se pretende integração com o sistema de email; Nota: A opção Inclui Contacto Principal define se o email de notificação inclui o contacto definido como "Principal". A opção Inclui Outros Contactos define se o email de notificação inclui os contactos definidos como Outros Contactos;
- Preencher os dados necessários nos vários separadores (ver quadro abaixo);
- Por fim, clicar em Gravar.
Na seguinte tabela, poderá consultar outras opções disponíveis para a criação de uma atividade:
| Separador | Opção | Descrição |
| Atividade | Para | Destinatário da mensagem |
| Local | Local associado à atividade (se existir) | |
| Início | Data e hora de “Início” da atividade | |
| Fim | Data e hora de “Fim” previsto para a atividade. | |
| Com Periodicidade | É possível associar uma periodicidade à atividade. Clicando no botão "Periodicidade" é despoletada a janela de Calendarização para ser definido quando esta ocorre e qual a duração. | |
| Lembrar antes | Definir um lembrete para aviso antes do início da atividade. | |
| Outros Contactos | Tipo de Entidade | Definir a entidade (ex: Cliente). |
| Entidade | Indicar o identificador da entidade (ex: Sof). | |
| Nome | Identificação da entidade (ex: Empresa Sofrio, Lda) | |
| Contacto | Pessoa de contacto na entidade. Se esse contacto já estiver definido na ficha da entidade, o campo é preenchido automaticamente (ex: J.OLIV) | |
| Nome | Identificação da pessoa de contacto na entidade (ex: João Oliveira). | |
| Campanha OPV | Campanha | Nome da Campanha a associar à Actividade. |
| Oport. Venda | Caso existam Oportunidades de Venda definidas, pode ser associada uma oportunidade de venda (ex: um projecto de consultoria). | |
| Doc. Interno | Documento interno associado à oportunidade de venda. | |
| Cobranças | Conta Doc. Série Número Estado Data Venc. P. Moeda Valor Original Valor Pendente Data Prev. Data Recep. Valor | Caso esteja definida uma Atividade de Cobrança, fica disponível este separador onde é possível ver o detalhe das Cobranças a realizar. |
| Anexos | Permite a inserção de anexos relativos à atividade em questão. | |
| Notas | Efectuando duplo clique na linha da grelha é possível criar notas que ficam associadas à actividade. |
Para facilitar o preenchimento da descrição da atividade, poderá definir um conjunto de descritivos mais comuns, utilizando para tal o campo Descrição. Na barra de menus, a opção Listas permite visualizar a listagem de Atividades Pendentes de realização. Esta listagem pode ser exibida de forma rápida e automática através da tecla de atalho F4.
Criar atividades a partir das fichas das entidades
- Aceder a Marketing e Vendas | Vendas | Clientes ou a Compras | Compras | Fornecedores ou a [Marketing & Vendas/Compras] | Inventário | Artigos;
- Clicar em F4 para obter a listagem de clientes;
- Na grelha, na linha do(s) cliente(s) para o qual se pretende criar uma ou mais atividades, clicar com o botão direito do rato e selecionar a opção Criar Atividades;
- Verificar que é apresentada a janela de Criação de Atividades;
- No assistente, é indicar se pretende criar uma atividade para cada entidade ou uma atividade comum para todas as entidades;
- Definir o mapeamento entre os dados da lista e a atividade, ou seja, indicar se a coluna "Cliente" da listagem na atividade deve ser encarada como a entidade ou o destinatário da atividade a criar;
- Caso seja selecionada a opção entidade, indicar o Tipo de Entidade (ex: Outro Devedor) e o Tipo de Contacto (ex: contacto Comercial ou Técnico);
- Clicar em Próximo;
- Neste passo definir as propriedades da atividade: - Tipo de atividade a executar; - Descrição da atividade a realizar; - Prioridade que a mesma possui; - Estado em que se encontra; - Entidade para a qual se dirige a atividade (no caso, indicação da empresa cliente); - Campanha (se a atividade estiver associada a uma campanha de Marketing); - Integrar com o Outlook para definir se se pretende integração com Outlook (ativa caso o tipo de atividade seja Envio de Email);
- Clicar em Próximo;
- Indicar, para além do(s) destinatário(s), as propriedades da periodicidade da atividade (Início, Fim, Com ou Sem Periodicidade e respetivas definições);
- No próximo passo é apresentada uma síntese de todas as definições realizadas anteriormente para confirmar as opções realizadas. As regras definidas podem voltar a ser utilizada quando a mesma lista for utilizada para criar atividades, bastando para isso que esteja selecionada a respetiva opção;
- Clicar em Próximo para avançar com a criação da atividade.
A atividade criada pode depois ser consultada em Contactos e Oportunidades, na opção Atividades Agendadas ou na opção Atividades do Dia.
Criar atividades periódicas
- Aceder a Marketing & Vendas | Contactos e Oportunidades | Atividades;
- Criar uma nova atividade;
- Selecionar a opção Com periodicidade;
- Clicar na opção Periodicidade;
- Indicar o tempo de duração da atividad. Este valor será utilizado para atualizar a data de fim da atividade;
- Definir a Periodicidade. Estes valores serão utilizados na integração com o Outlook;
- Indicar a vigência da atividade;
- Por fim, clicar em Gravar.
Na barra de menus, a opção Listas permite visualizar a listagem de Atividades Pendentes de realização. Esta listagem pode ser exibida de forma rápida e automática através da tecla de atalho F4.
Criar avisos de atividades
Os avisos de atividades são aplicados apenas em atividades de cobranças e servem para alertar o operador das tarefas de cobrança pendentes.
Para criar um aviso de atividade, siga os seguintes passos:
- Criar uma atividade do tipo cobrança;
- Criar uma nova atividade;
- Indicar as entidades que serão alvo de cobrança;
- Clicar em Gravar;
- Indicar a atividade e tipo de prioridade;
- Indicar o resumo da atividade;
- Por fim, clicar em Confirmar.
Configurar templates de notificação
As notificações utilizam como template um ficheiro HTML ou HTM. É possível definir este template utilizando para o efeito as seguintes tags:
| Tag | Descrição |
| %activity_state% | Permite a identificação do estado da atividade |
| %activity_summary% | Permite a identificação do resumo da atividade (campo do Descritivo da atividade) |
| %activity_description% | Permite a identificação da descrição da atividade |
| %activity_local% | Permite a identificação do local da atividade |
| %activity_user% | Permite a identificação do utilizador definido da atividade |
| %user_creator% | Permite a identificação do utilizador da aplicação |
| %entity_code% | Permite a identificação do código da entidade |
| %entity_name% | Permite a identificação do nome da entidade |
| %contact_code% | Permite a identificação do código do contacto |
| %contact_name% | Permite a identificação do nome do contacto |
Estas tags deverão estar obrigatoriamente em letras minúsculas.
Consultar atividades diárias
Para facilitar a consulta da agenda diária de trabalho, o módulo Contactos e Oportunidades disponibiliza uma ferramenta que possibilita visualizar, de uma forma gráfica, todas as atividades diárias. Esta opção está disponível em Marketing & Vendas | Contactos e Oportunidades | Atividades | Atividades do Dia.
Entre as funcionalidades, destacam-se:
- Nova Atividade: Criar nova atividade;
- Editar Atividade: Editar uma atividade previamente criada;
- Remover: Eliminar uma atividade;
- Dia/Semana/Mês: Visualizar as atividades por dia, semana e mês;
- Filtro: Filtrar atividades por: - Tipo de atividade; - Nome da entidade; - Nome do contacto; - Prioridade; - Estado da atividade; - Data Inicial e Final.
Para verificar se existem atividades relacionadas, depois de selecionar uma atividade, na parte inferior da janela clicar na opção Atividades Relacionadas. No componente, é apresentada também informação sobre as entidades associadas à atividade, tais como saldos de contas correntes dos clientes.
Consultar atividades agendadas
Esta exploração tem como objetivo consultar as atividades agendadas para um dado período.
Para consultar as atividades agendadas, siga os seguintes passos:
- Aceder a Marketing & Vendas | Contactos e Oportunidades | Atividades | Atividades Agendadas;
- Indicar o Período de consulta. Por omissão, são incluídos todos os registos; Nota: É possível indicar o tipo de datas a consultar, bem como aplicar um filtro sobre um intervalo de datas. A opção Sobre data fim permite filtrar a data de fim da atividade (por exemplo, permite saber que atividades estão previstas terminar esta semana);
- Definir a Prioridade. Por omissão, são incluídas todas as prioridades;
- Introduzir a Atividade. Por omissão, são incluídas todas as atividades;
- Indicar a Agenda. Por omissão, são incluídas todas as atividades agendadas;
- Por fim, clicar em Atualizar.
No separador Outras Restrições, poderá aplicar filtros para restringir os dados apresentados. A grelha de resultados apresenta a informação conforme os critérios e restrições definidos.
A emissão da análise contém a informação apresentada na grelha de resultados. Para imprimir esta informação para os formatos standard disponíveis, deverá utilizar a opção de contexto Exportar.