Como definir uma entidade comercial e de faturação nos documentos de venda?

Nos documentos de venda, é possível definir entidades de faturação e entidades para descarregar a mercadoria, bem como faturar em entidades distintas das entidades comerciais.

Definir entidade de faturação

Nos documentos de Venda existem 2 entidades:

• Entidade Comercial: Identifica a entidade para qual se está a efetuar a venda. Em termos de histórico de informação, a aplicação considera esta entidade para efeitos de estatísticas de vendas;
• Entidade de Faturação: Identifica a entidade que será responsável pelo pagamento da venda. A aplicação irá registar esta entidade em termos de contas correntes e contabilidade.

Nota: O valor do documento será imputado à Entidade de Faturação, mas por defeito a aplicação considera as condições comerciais (Modo de Pagamento e Condição de Pagamento) definidas para a Entidade Comercial.

• Uma Entidade Comercial pode ter definida uma ou mais Entidades de Faturação;
• Uma Entidade de Faturação pode estar associada a uma ou mais Entidades Comerciais;
• Não é possível configurar um cenário em que uma Entidade Comercial tenha definida uma Entidade de Faturação, sendo a última a Entidade Comercial da primeira. A única exceção é a própria Entidade que por natureza assume o papel de Entidade Comercial e Entidade de Faturação;
• Nos documentos de Venda, apenas podem ser selecionadas para a Entidade de Faturação as entidades do tipo Cliente ou Outro Devedor.

Para definir uma Entidade de Faturação, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Marketing & Vendas | Vendas | Clientes;
2. Indicar um Cliente;
3. No separador Outros Dados, no quadro Entidades Associadas selecionar o Tipo e a Entidade;
4. Ativar a opção da coluna Faturação;
5. Clicar em Gravar.

Definir entidade diferente

Para além de ser possível definir uma entidade de faturação diferente da entidade comercial, é ainda possível definir uma entidade para descarregar a mercadoria diferente das outras duas entidades.

Para indicar uma morada de descarga diferente da morada da entidade comercial, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Marketing & Vendas | Vendas | Documentos;
2. Clicar em Novo;
3. Indicar a entidade comercial;
4. No separador Carga/Descarga, selecionar a opção Utilizar Morada Alternativa para Local Descarga;
5. Serão listadas a entidade comercial e todas as entidades definidas na ficha do cliente como sendo Entidades Associadas e com a opção Descarga selecionada;
6. Indicar a Entidade pretendida;
7. Selecionar ainda um endereço de todos os endereços alternativos que possam ser sugeridos; Nota: Se a entidade não tiver endereços alternativos preenchidos, será utilizado o endereço principal da empresa;
8. Por fim, clicar em Gravar.

Para imprimir um documento do tipo fatura, deverá garantir que a respetiva entidade (Faturação ou Comercial) está devidamente configurada em Marketing & Vendas | Vendas | Recursos | Tabelas | Documento de Venda, no separador Séries, no campo Impressão. Para documentos do tipo financeiro por omissão é Faturação, já para documentos de outro tipo será a entidade Comercial.

Faturar entidade diferente da entidade comercial

No processo de comercialização de bens e serviços é possível identificar três tipos de entidades:

• A entidade que compra os itens/serviços;
• A entidade que recebe;
• A entidade que paga.

Na maioria das situações, estas entidades são a mesma. No entanto, também é normal que um documento de venda envolva diferentes entidades. Este cenário acontece sobretudo em grupos empresariais ou quando uma entidade tem uma relação com outras entidades (por exemplo, parceiros de negócio, franchising), determinando o processo de faturação a uma entidade diferente da entidade comercial.

Na ficha de Clientes, é possível criar Entidades Associadas que serão consideradas não só nas Contas Correntes, mas também no momento de Faturação. Assim, para uma entidade associada é possível definir quando esta pode ser a entidade a faturar ou a descarregar a mercadoria.

O editor de vendas permite selecionar as seguintes entidades:

• Comercial no separador Geral;
• Faturação no separador Fatura;
• Entrega no separador Carga/Descarga.

Por omissão, o editor de vendas considera a entidade comercial como sendo também a entidade de faturação. Caso a entidade comercial tenha associada a si uma ou mais entidades de faturação, passa a ser possível selecionar uma dessas entidades como sendo a entidade responsável pelo pagamento (entidade de faturação). O separador Carga/Descarga permite que seja indicada uma entidade/morada diferente da comercial para descarregar a mercadoria.

Exemplo

Consideremos a empresa “L-Drive” como uma empresa de Rental Car com sede em Lisboa e que possui outra empresa de Rental Car designada “F-Car” (que opera no aeroporto de Faro). A “L-Drive” será responsável pela compra dos novos carros, mas irá fazer um contrato com a “Fin-car” que será a empresa que vai pagar os carros ao fornecedor (é quem recebe a fatura).

Assim, a “L-Drive” vai encomendar o carro no Stand “Green Car”, logo a nota de encomenda realizada pelo Stand “Green Car” será constituida por três entidades:

• Comprador: “L-Drive”, Lisboa;
• Pagador: “Fin-Car”;
• Local de Descarga: “F-Car”, Aeroporto de Faro.

No Stand “Green Car”, a aplicação terá 3 entidades definidas como Outros Terceiros (“L-Drive”, “F-Car” e “Fin-Car”). Para o cliente “L-Drive” os seguintes parceiros de negócio (Entidades Associadas) terão de ser definidos: F-Car (descarga) e Fin-Car (fatura).

Para faturar a uma entidade diferente da entidade comercial, siga as seguintes etapas:

Etapa 1: Associar uma entidade diferente da entidade comercial

Etapa 2: Indicar a entidade de faturação nas faturas

Ao guardar a ordem de compra, a aplicação terá o seguinte comportamento:

• A entidade que compra (entidade comercial) será gravada para informação de vendas (no exemplo, a L-Drive);
• A entidade de descarga será uma informação no documento a gerar (para transporte da mercadoria);
• A entidade que paga será usada para finalidades financeiras, tais como Contas Correntes e Plano de Contas (no exemplo, a Fin-Car). Contudo, as condições de pagamento, condições, descontos e plano de pagamentos serão herdados da entidade comercial;
• Para adiantamentos em conta corrente a aplicação irá considerar a entidade de faturação na opção de contexto Adiantamentos.

Apenas são permitidas entidades do tipo Cliente ou Outro devedor como entidades de faturação. Os documentos financeiros apenas permitem que a impressão seja realizada para a entidade de faturação.

Comportamento dos campos nos documentos de compra e venda

Os documentos de compra/venda encontram-se divididos em dados de cabeçalho e dados das linhas. Alguns dados do cabeçalho condicionam os dados da linha, dos quais se destaca a entidade e a moeda do documento: