Como tratar adiantamentos no ERP?

Os adiantamentos são uma função bastante útil na gestão de uma organização, pelo qual deverá garantir o cumprimento de todos os critérios e requisitos na sua utilização. A partir desta funcionalidade, poderá incluir adiantamentos nos documentos de vendas e compras e deduzir adiantamentos em Conta Corrente.

Considerações sobre o IVA

Em termos legais, quando se efetua um adiantamento, o IVA é exigido no momento em que a empresa recebe o respetivo valor. Ao incluir o adiantamento num documento, a aplicação irá calcular o valor do IVA sobre o valor total deduzido do valor do adiantamento, uma vez que o IVA relativo ao adiantamento já foi liquidado anteriormente.

Exemplo:

Consideremos que um dado cliente efetuou uma encomenda no valor de 600 € (IVA incluído a 20 %) e fez nesse momento um adiantamento de 150 €.

• Valor do Adiantamento = 150 € (IVA = 25 €)

Quando o cliente foi levantar a encomenda, a fatura apresentava os seguintes valores:

• Mercadorias: 500 €
• IVA: 75 €
• Outros: -125 €
• Total: 450 €

Estes valores correspondem a uma situação de uma série sem IVA incluído. Caso se trate de uma série com IVA incluído, o valor do adiantamento seria de 150 € (parcela "Outros"), sendo que o total é igual nas duas situações.

Regularização de Adiantamentos

Na regularização de adiantamentos devem ser cumpridos os seguintes critérios:

• Os adiantamentos devem ser tratados com IVA;
• Os adiantamentos são registados com uma fatura;
• A regularização do IVA deve ser efetuada com uma nota de crédito (por força do despacho 8632/2014) e só pode ser realizada após a emissão da fatura final;
• Em qualquer momento, deve ser possível consultar os adiantamentos por regularizar;
• O SAF-T deve ser corretamente preenchido;
• O extrato de conta (nas contas correntes) tem de evidenciar todos os registos do cliente;
• A contabilidade e a conta corrente devem estar consistentes em todos os momentos.

Para efetuar a regularização de adiantamentos deve:

1. Aceder a [Marketing & Vendas] | Vendas | Documentos;
2. Criar um novo documento indicando uma entidade para a qual já tenha emitido uma fatura de adiantamento:
   • Considera-se uma fatura de adiantamento um documento com natureza a pagar, com ligação à conta-corrente num tipo de conta configurado como sendo de adiantamento e idealmente sem ligação a inventário;
3. Aceder a Contexto | Regularização de Adiantamentos;
   • Na grelha superior, serão apresentados todos os documentos de adiantamento disponíveis para serem utilizados;
   • Na grelha inferior, é apresentado o detalhe (linhas) do documento de adiantamento selecionado na grelha superior;
4. Indicar qual o documento de crédito a utilizar para regularizar o adiantamento. Este documento terá de ser um documento financeiro, com natureza a pagar e sem ligação a contas-correntes e idealmente sem ligação a inventário, e com a opção Controlar qtd. Satisfeitas na origem ativa;
5. Indicar o motivo de emissão da nota de crédito;
6. Selecionar o documento de adiantamento que pretende regularizar, ou as linhas e respetivo valor de adiantamento a regularizar, caso pretenda regularizar apenas parte do documento de adiantamento;
7. Confirmar.
8. Terminar a criação da fatura final e Guardar;
9. Ao gravar a fatura, será efetuada a regularização do valor do adiantamento na própria fatura, ou seja, será gerado um documento de liquidação automática do adiantamento. É necessário configurar o documento de compensação do adiantamento no adiminstrador:
   1. Aceder a Adminstrador | Empresa | Pagamentos e Recebimentos | Parâmetros da Empresa;
   2. Aceder ao separador Outros;
   3. Indicar o Documento de compensação.

• Não é possível utilizar o mesmo documento de adiantamento tanto para a regularização de adiantamentos como para o processo de dedução de adiantamentos. Cada adiantamento pode seguir apenas um dos dois fluxos/processos.
• O valor da fatura final tem de ser sempre igual ou superior ao valor do adiantamento a regularizar.;
• Apenas podem ser regularizados adiantamentos tenham a mesma moeda da fatura final;
• Os documentos de Fatura final, assim como a Nota de Crédito gerada, não podem ser alterados ou anulados;
• Toda a relação entre os documentos é assegurada, tanto ao nível de rastreabilidade como no preenchimento do ficheiro SAF-T.

Deduzir Adiantamentos para Entidades

Para deduzir um adiantamento em conta corrente para uma determinada entidade (Cliente ou Fornecedor, quer estejamos nas Vendas ou nas Compras), siga os seguintes passos:

1. Aceder a [Marketing & Vendas / Compras] | [Vendas / Compras] | Documentos;
2. Selecionar o tipo de documento Fatura;
3. Indicar a entidade. Se esta possuir adiantamentos em conta corrente, será apresentada uma mensagem com esse aviso;
4. Aceder à operação de contexto Adiantamentos em Conta Corrente;
5. Na janela apresentada , é possível visualizar na coluna "Pendente" o valor do(s) pendente(s) na Tesouraria para esse adiantamento. Por sua vez, a coluna "Valor" permite inserir a quantia do adiantamento (que pode ser total ou parcial);
6. Clicar em Confirmar;
7. Verificar que uma nova linha é exibida no editor de vendas com a quantia inserida na coluna "Valor";
8. Por fim, clicar em Gravar.

Se o valor total do pendente nas vendas for negativo, não poderá realizar um adiantamento em conta corrente. Esta operação não é possível pois, apesar da natureza do documento ser de pagamento, o total do documento é negativo, tendo assim propriedades de um documento de recebimento e não de pagamento.

Deduzir Adiantamentos em CC

Para deduzir um adiantamento em conta corrente para uma determinada entidade, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Marketing & Vendas | Vendas | Documentos;
2. Aceder à operação de contexto Adiantamentos em Conta Corrente;
3. Selecionar os adiantamentos a incluir no documento;
4. Clicar em Confirmar.

Efetuar Adiantamentos em CC

Para efetuar um adiantamento em contas correntes, siga os seguintes passos:

1. Aceder a [Marketing & Vendas / Compras / Finanças] | Pagamentos e Recebimentos | Documentos;
2. Selecionar o cliente;
3. Selecionar o documento do tipo adiantamento;
4. Indicar o valor do adiantamento;
5. Clicar em Gravar.

Se pretender efetuar um adiantamento em conta sem ligação as contas correntes, deverá utilizar a opção de contexto Adiantamentos.