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Para manter uma estrutura de equipamentos organizadas poderá definir a gestão patrimonial da sua organização, assim como criar estados de operacionalidade, de conservação e de situações patrimoniais.
Definir a gestão patrimonial
Os equipamentos são constantemente submetidos a alterações de natureza patrimonial e/ou funcional.
Para definir a gestão patrimonial de uma ficha, siga os seguintes passos:
- Aceder a Finanças | Equipamentos e Ativos;
- Selecionar a opção Fichas;
- Editar a ficha pretendida;
- Selecionar a operação de contexto Gestão Patrimonial;
- Definir a gestão patrimonial.
Na tabela seguinte, poderá consultar as informações associadas à gestão patrimonial no ERP:
| Coluna | Descrição |
| Data | Data em que ocorreu alteração do equipamento |
| Situação | Nova situação relativa ao equipamento |
| Operacionalidade | Novo estado de operacionalidade do equipamento |
| Estado | Estado de conservação |
| Localização | Localização do equipamento |
| Edifício | Edifício onde se encontra localizado o equipamento |
| Piso | Andar do edifício onde se encontra localizado o equipamento |
| Sala | Sala do edifício onde se encontra localizado o equipamento |
| Serviço | Tipo de serviço prestado pelo equipamento |
| Observações | Notas relativas à alteração do equipamento |
| Unidade Orgânica | Permite escolher a unidade orgânica à qual ficará associado o equipamento |
| Unidade Física | Permite escolher a unidade física à qual ficará associado o equipamento |
| Utilizador Pedido | Identifica o utilizador que solicitou a transferência de ativos |
| Data Pedido | Identifica a data do pedido de transferência |
| Utilizador Aprov. | Identifica o utilizador que autorizou o pedido de transferência de ativos |
| Data Aprov. | Identifica a data da aprovação do pedido de transferência |
| Utilizador | Permite registar o utilizador que fez o registo da transferência |
- A empresa é do tipo Privada e a licença contem o módulo de Equipamentos (EA.EQP). Nesta situação, apenas constam os campos: Data, Situação, Operacionalidade, Estado e Observações.
- A empresa é do tipo Pública e a licença contem apenas do módulo de Imobilizado(EA.IMO). Aqui aparecem todos os campos, exceto a Unidade Orgânica e a Unidade Física.
Todas as alterações devem ser registadas no sistema, mantendo permanentemente atualizada a informação sobre o estado patrimonial e funcional dos equipamentos.
Criar estados
A correta definição dos estados de operacionalidade, de conservação e de situações patrimoniais é essencial no processo de gestão patrimonial.
Para criar estados de operacionalidade, conservação e situações patrimoniais, siga os seguintes passos:
Criar uma operacionalidade
- Aceder a Finanças | Equipamentos e Ativos | Recursos | Tabelas | Gestão Patrimonial;
- Selecionar a opção Operacionalidades;
- Definir o identificador da operacionalidade e a respetiva descrição;
- Clicar em Gravar.
Criar um estado de conservação
- Aceder a Finanças | Equipamentos e Ativos | Recursos | Tabelas | Gestão Patrimonial;
- Selecionar a opção Estados de Conservação;
- Definir o identificador do estado e a respetiva descrição;
- Clicar em Gravar.
Criar uma situação
- Aceder a Finanças | Equipamentos e Ativos | Recursos | Tabelas | Gestão Patrimonial;
- Selecionar a opção Situações;
- Definir o identificador da situação e a respetiva descrição;
- Clicar em Gravar.