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As Estruturas Físicas e Orgânicas são constituídas por diversos elementos, nomeadamente unidades e equipamentos. É possível configurar a associação destes elementos a estas estruturas, bem como removê-los.
Definir e remover colocação de equipamentos
Para agilizar a colocação e posterior eliminação de equipamentos, poderá utilizar as ferramentas drag & drop, setas de dissociação ou os menus Associar e Dissociar.
Neste sentido, dependendo da operação pretendida, siga os seguintes passos:
Definir a colocação de Equipamentos utilizando o drag & drop
- Aceder a Finanças | Equipamentos e Ativos | Equipamentos;
- Selecionar a opção Colocação;
- Clicar em Atualizar; Nota: É apresentada a associação orgânica/física suportada na estrutura orgânica;
- Na lista de equipamentos clicar em Atualizar;
- Selecionar o equipamento pretendido na lista (painel inferior direito) e arrastá-lo para a unidade física pretendida, presente na associação orgânica/física; Nota: Poderá fazer o drag & drop também para a área dos equipamentos associados (painel superior direito). Nesta situação, os equipamentos são colocados na unidade física selecionada (esta operação apenas se encontra disponível se existir uma unidade física selecionada).
Se pretender mover mais que um equipamento, deverá selecionar os equipamentos pretendidos no painel inferior direito e manter pressionada a tecla Ctrl ou a tecla Shift durante o drag & drop.
Remover a colocação de equipamentos utilizando o drag & drop
- Aceder a Finanças | Equipamentos e Ativos | Equipamentos;
- Selecionar a opção Colocação;
- Clicar em Atualizar; Nota: É apresentada a associação orgânica/física suportada na estrutura orgânica;
- Selecionar a unidade física pretendida na área de associação;
- Selecionar o(s) equipamento(s) associado(s) na lista e arrastá-lo para o painel inferior direito.
Definir a colocação de equipamentos utilizando as setas de navegação
- Aceder a Finanças | Equipamentos e Ativos | Equipamentos;
- Selecionar a opção Colocação;
- Clicar em Atualizar; Nota: É apresentada a associação orgânica/física suportada na estrutura orgânica;
- Na lista de equipamentos clicar em Atualizar;
- Selecionar a unidade física pretendida na área de associação;
- Selecionar o(s) equipamento(s) pretendido(s) na lista;
- Clicar na seta simples de associação de equipamentos presente no painel inferior direito.
Remover a colocação de equipamentos utilizando as setas de navegação
- Aceder a Finanças | Equipamentos e Ativos | Equipamentos;
- Selecionar a opção Colocação;
- Clicar em Atualizar; Nota: É apresentada a associação orgânica/física suportada na estrutura orgânica;
- Selecionar a unidade física pretendida na área de associação;
- Selecionar o(s) equipamento(s) associado(s) na lista;
- Clicar na seta simples de dissociação de equipamentos presente no painel superior direito.
Se pretende remover a colocação de todos os equipamentos presentes na lista, deverá utilizar a seta múltipla de dissociação de equipamentos presente no painel superior direito.
Definir a colocação de equipamentos utilizando o menu Associar
- Aceder a Finanças | Equipamentos e Ativos | Equipamentos;
- Selecionar a opção Colocação;
- Clicar em Atualizar; Nota: É apresentada a associação orgânica/física suportada na estrutura orgânica;
- Na lista de equipamentos clicar em Atualizar;
- Selecionar a unidade física pretendida na área de associação;
- Selecionar o(s) equipamento(s) pretendido(s) na lista;
- Utilizar o menu Associar disponível na lista de equipamentos.
Remover a colocação de equipamentos utilizando o menu Dissociar
- Aceder a Finanças | Equipamentos e Ativos | Equipamentos;
- Selecionar a opção Colocação;
- Clicar em Atualizar; Nota: É apresentada a associação orgânica/física suportada na estrutura orgânica;
- Selecionar a unidade física pretendida na área de associação;
- Selecionar o(s) equipamento(s) associado(s) na lista;
- Utilizar o menu Dissociar presente na lista de equipamentos associados.
A colocação é efetuada de imediato e ambas as unidades (orgânica e física) apresentam uma simbologia diferente, permitindo identificar as unidades com equipamentos associados.
Os equipamentos selecionados figuram na lista de equipamentos associados. Se pretender colocar todos os utilizadores presentes na lista, poderá utilizar a seta múltipla de associação de equipamentos presente no painel inferior direito.
Definir ou remover a associação entre estruturas orgânicas e físicas
Os processos de associação e dissociação de estruturas orgânicas e físicas são semelhantes aos de colocação, ou seja, poderá utilizar as ferramentas drag & drop, setas de dissociação e os menus Associar/Dissociar para efetuar estas operações.
Neste sentido, dependendo da operação pretendida, siga os seguintes passos:
Definir a associação orgâncica/física utilizando o menu Associar
- Aceder a Finanças | Equipamentos e Ativos | Equipamentos | Associar;
- Selecionar a opção Estruturas Orgânicas com Físicas;
- Clicar em Atualizar; Nota: É apresentada a associação orgânica/física suportada na estrutura orgânica;
- Na estrutura física clicar no botão Filtro;
- Selecionar a unidade orgânica pretendida na área de associação;
- Na estrutura física selecionar a unidade física que pretende associar;
- Utilizar o menu Associar disponível na estrutura física.
A associação é realizada de imediato e ambas as unidades apresentam uma simbologia diferente, permitindo identificar as unidades já associadas.
Remover a associação orgânica/física utilizando o menu Dissociar
- Aceder a Finanças | Equipamentos e Ativos | Equipamentos | Associar;
- Selecionar a opção Estruturas Orgânicas com Físicas;
- Clicar em Atualizar; Nota: É apresentada a associação orgânica/física suportada na estrutura orgânica;
- Selecionar a unidade física pretendida na área de associação;
- Utilizar o menu Dissociar disponível na área de associação.
Definir a associação orgâncica/física utilizando o drag & drop
- Aceder a Finanças | Equipamentos e Ativos | Equipamentos | Associar;
- Selecionar a opção Estruturas Orgânicas com Físicas;
- Clicar em Atualizar; Nota: É apresentada a associação orgânica/física suportada na estrutura orgânica;
- Na estrutura física clicar no botão Filtro;
- Selecionar a unidade física que pretende associar e arrastá-la até à unidade orgânica presente na área de associação.
A associação é realizada de imediato e ambas as unidades apresentam uma simbologia diferente, permitindo identificar as unidades já associadas.
Remover a associação orgânica/física utilizando o drag & drop
- Aceder a Finanças | Equipamentos e Ativos | Equipamentos | Associar;
- Selecionar a opção Estruturas Orgânicas com Físicas;
- Clicar em Atualizar; Nota: É apresentada a associação orgânica/física suportada na estrutura orgânica;
- Selecionar a unidade física pretendida na área de associação e arrastá-lo para a área da estrutura física.
Ao remover uma associação, caso existam equipamentos afetos à unidade que pretende dissociar, será alertado para tal e questionado se pretende continuar.No caso de dissociação, os equipamentos ficam sem colocação definida.
Adicionar e remover unidades da estrutura orgânica
A estrutura orgânica deve incluir a definição organizacional da empresa, ou seja, deverá criar a representação hierárquica das unidades orgânicas da empresa, sob a forma de uma árvore de dependências. Posteriomente, caso seja necessário, poderá removê-las.
Poderá ainda utilizar esta informação na associação de equipamentos às respetivas unidades orgânicas.
Para adicionar e/ou remover unidades, siga os seguintes passos:
Adicionar uma unidade à estrutura orgânica
- Aceder a Finanças | Equipamentos e Ativos | Recursos | Tabelas| Estruturas;
- Selecionar a opção Orgânica;
- Clicar em Atualizar; Nota: É apresentada a Estrutura Orgânica;
- Selecionar o nível pretendido: Raiz ou Unidade Orgânica;
- Utilizar o menu Novo disponível na estrutura ou a operação de contexto Unidades Orgânicas disponível na barra de ferramentas;
- Definir o identificador da unidade e a respetiva descrição;
- Por fim, clicar em Gravar.
Após a validação dos dados, a nova unidade será imediatamente associada à estrutura, no nível inferior à unidade selecionada na estrutura. Se estiver selecionada a raiz da estrutura, a nova unidade será criada no nível principal.
Remover uma unidade da estrutura orgânica
- Aceder a Finanças | Equipamentos e Ativos | Recursos | Tabelas | Estruturas;
- Selecionar a opção Orgânica;
- Clicar em Atualizar; Nota: É apresentada a Estrutura Orgânica;
- Selecionar a unidade orgânica que pretende remover;
- Clicar em Anular;
- Por fim, clicar em Confirmar.
Se a unidade removida possuir níveis inferiores, todos os descendentes também serão removidos.
Adicionar e remover unidades das estruturas físicas
A estrutura física deve incluir a definição de todas as localizações físicas da organização, ou seja, nesta estrutura deve ser criada a representação das localizações físicas existentes numa organização, estruturadas de forma hierárquica numa árvore de dependências.
Posteriormente, poderá utilizar esta informação na associação de equipamentos às respetivas localizações físicas.
Adicionar uma unidade à estrutura física
- Aceder a Finanças | Equipamentos e Ativos | Recursos | Tabelas | Estruturas;
- Selecionar a opção Física;
- Clicar em Atualizar; Nota: É apresentada a Estrutura Física;
- Selecionar o nível pretendido: Raiz ou Unidade Física;
- Utilizar o menu de contexto disponível na estrutura ou a operação de contexto Unidades Físicas disponível na barra de ferramentas;
- Definir o identificador da unidade e a respetiva descrição;
- Indicar outros dados adicionais;
- Por fim, clicar em Gravar.
Após validar os dados inseridos, a nova unidade será imediatamente associada à estrutura, no nível inferior à unidade selecionada na estrutura. Se estiver selecionada a raiz da estrutura, a nova unidade será criada no nível principal.
Remover uma unidade da estrutura física
- Aceder a Finanças | Equipamentos e Ativos | Recursos | Tabelas | Estruturas;
- Selecionar a opção Física;
- Clicar em Atualizar; Nota: É apresentada a Estrutura Física;
- Selecionar a unidade física que pretende remover;
- Clicar em Anular;
- Por fim, clicar em Confirmar.
Se a unidade removida possuir níveis inferiores, todos os descendentes serão também removidos.
Em todas as operações referidas neste artigo poderá filtrar as informações apresentadas para restringir a estrutura orgânica e física, a lista de equipamentos e a estrutura de associação.