Como definir a orçamentação da formação?

Para gerir as verbas atribuídas a uma determinada formação, é recomendável a elaboração do plano orçamental que poderá ser de natureza genérica ou por planos. Pararelamente, deverá indicar os valores referentes a cada unidade organizacional, bem como apurar o saldo dos respetivos montantes orçamentados.

Orçamentação

É possível gerir as verbas pertencentes à organização e que foram atribuídas a uma determinada formação. A elaboração do plano orçamental pode ser encarada sob duas perspetivas:

• Genérica: Orçamentação Base;
• Por Planos: Orçamentação por Planos.

A definição da Orçamentação Base é facultativa, enquanto que a Orçamentação por Planos é obrigatória para os planos de formação sujeitos a orçamentação.

No caso de definir a orçamentação base, os posteriores orçamentos por planos devem respeitar os limites impostos no orçamento base. O objetivo principal desta divisão é permitir ao gestor uma maior flexibilidade na distribuição das verbas.

Depois de executar os planos de formação de um determinado ano, é possível saldar a orçamentação definida para esse mesmo ano, disponibilizando o montante saldado para ano seguinte.

Definir orçamentação base

Na definição de Orçamentação Base, é necessário indicar o ano que pretende orçamentar e o total disponibilizado para esse ano. A introdução deste valor implica a atualização automática do total disponível, dado que se trata da soma do total disponível com o total saldado no ano anterior.

Se optar pelo Orçamentação Base, é possível contabilizar o custo das horas que cada funcionário passa em ações de formação: Custo das Remunerações = Nº de horas de Formação x Salário Hora do Funcionário.

Já na Orçamentação de Planos, para contabilizar os custos das remunerações dos funcionários como custo, deverá indicá-los nos parâmetros da formação.

A Orçamentação não tem em conta se os planos estão fechados ou abertos. Só considera o estado (Aberto, Bloqueado, Concluído, Cancelado) dos Cursos no Plano.

Em Recursos Humanos | Capital Humano | Formação | Orçamentação | Base, poderá consultar os custos relativos à formação:

• Totais Disponíveis: Valor total disponível para a formação da empresa no ano indicado (ano corrente e ano anterior);
• Totais Alocados: Somatório de todos os valores atribuídos aos cursos de um plano. Estes valores estão separados em custos da formação e custos das remunerações (tempo em que os trabalhadores por estarem em formação não estão a trabalhar);
• Totais Gastos: Somatório de todos os valores efetivamente gastos com os cursos de um plano. Estes valores estão separados em custos da formação e custos das remunerações (tempo em que os trabalhadores por estarem em formação não estão a trabalhar). Para os Totais Gastos são considerados os cursos concluídos.

Definir orçamentação por planos de formação

A definição da Orçamentação por Planos é semelhante à definição da Orçamentação Base, diferindo apenas no facto de ser necessário indicar o plano para o qual se pretende definir a respetiva orçamentação.

Contudo, deverá ter atenção às seguintes situações:

• Os planos disponíveis para seleção são os que estão no estado Sujeitos a Orçamentação;
• Se nos Parâmetros do exercício estiver ativada a opção Verificar a orçamentação base na validação dos orçamentos, então deverá definir inicialmente um Orçamento Base e ter em atenção que: - O somatório dos montantes atribuídos aos vários planos existentes para o ano selecionado, não pode ser superior ao montante definido na orçamentação base da organização; - O total atribuído a uma determinada unidade nos vários planos, não pode ser superior ao total definido na orçamentação base da organização para a referida unidade.

Para que a contabilização dos custos por Unidades Organizacionais seja realizada corretamente é necessário que os funcionários estejam associados a uma Unidade Organizacional. Caso contrário, o valor dessa unidade terá o valor zero. A contabilização de funcionários por Unidades Organizacionais é realizada com funcionários já atribuídos ao curso. Caso não exista nenhum funcionário atribuído ao curso, é realizada pela estimativa dos funcionários.

Orçamentar por unidades organizacionais

Para orçamentar por unidades organizacionais, deverá indicar um valor de acordo com o total disponível para esse ano para cada unidade organizacional.

A atribuição dos valores "Total Ano" é realizada da seguinte forma:

• O valor indicado na unidade organizacional de topo não pode ser superior ao valor total disponibilizado para a organização;
• O somatório do valor indicado para as unidades organizacionais não pode ser superior ao valor da Unidade Organizacional principal. Esta obrigatoriedade aplica-se a todas as unidades organizacionais;
• Desta forma, o valor disponível para cada unidade organizacional corresponde à diferença entre o total atribuído à unidade e o somatório dos valores atribuídos às unidades que dela descendem de forma direta.

Para obter os valores dos totais base e da grelha calculados de acordo com os dados indicados, deverá gravar os dados e só depois deverá atualizar.

Para que a contabilização dos custos por unidades organizacionais seja realizada corretamente é necessário que os funcionários estejam associados a uma unidade organizacional. Caso contrário, o valor dessa unidade terá o valor zero. A contabilização de funcionários por unidadesorganizacionais é realizada com funcionários já atribuídos ao curso. Caso não exista nenhum funcionário atribuído ao curso, é realizada pela estimação dos funcionários.

Saldar orçamentação

É possível apurar o saldo dos respetivos montantes orçamentados depois de se concluírem ou cancelarem todos os cursos existentes nos planos de formação para determinado ano, e estando o plano de formação no último estado. Os montantes saldados são transferidos para o ano seguinte, ficando disponíveis para nova orçamentação.

Para saldar a orçamentação da formação, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos | Capital Humano | Formação | Orçamentação | Saldar;
2. Indicar o Ano para o qual pretende saldar a orçamentação;
3. Clicar em Atualizar;
4. Confirmar os valores a saldar; Nota: Estes valores podem ser consultados sob a forma de Totais (separador Geral) ou descriminados por UnidadesOrganizacionais (separador Unidades).
5. Clicar em Processar.