Como registar Ações Médicas?

No âmbito da SST, uma atividade de ação médica tem como objetivo registar os exames de admissão, periódicos, ocasionais e complementares, bem como ações de imunização.

As atividades de ações médicas registadas e realizadas são incluídas no Anexo D do Relatório Único.

Além de registar e consultar toda a informação sobre as ações médicas, poderá também configurá-las para satisfazer as necessidades da organização.

Registar Ações Médicas

A janela de registo de ações é composta por três separadores, sendo que o principal é o separador Geral, onde se define a informação que caracteriza a ação médica.

É possível associar mais do que um funcionário à ação médica. Se a ação médica envolver mais do que um funcionário, o custo total da ação considerado é igual ao custo declarado multiplicado pelo número de funcionários associados.

Para registar a ação médica, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos| Capital Humano |SST;
2. Selecionar a opção Atividades de SST;
3. No painel esquerdo, selecionar a ação médica na árvore de atividades e clicar em Novo;
4. Indicar o Tipo de Ação Médica , Ação Médica, Motivo da Marcação, Custo, Estado e Técnico que irá realizar;
5. Associar pelo menos um funcionário à atividade. Poderá fazê-lo de três formas: - Diretamente na grelha, indicando o funcionário, a data e hora de realização e se a ação foi ou não efetivamente realizada; - Clicando os botões no canto inferior direito; - Através da opção Novo no menu de contexto da grelha;
6. Por fim, clicar em Gravar.

Consultar Estados

Uma atividade de Ações Médicas pode ter vários funcionários definidos, por isso o registo de atividade permite distinguir o estado geral da atividade e o estado para cada funcionário, designadamente:

Estados da Atividade

• Planeado: Indica que há intenção de realizar uma Ação Médica;
• Agendado: Indica que a ação médica foi marcada para uma determinada data;
• Realizada: A ação médica já decorreu e foi classificada como realizada. No entanto, podem existir funcionários que ainda não a tenham realizado;
• Cancelado: A ação médica pode ser cancelada se não existirem funcionários que tenham realizado a ação médica.

Estados do Funcionário

• Não Realizada: Indicar que há intenção de realização de uma Ação Médica que ainda não decorreu;
• Realizado: Indica que a ação médica já foi realizada para um determinado funcionário.

Existem vários pontos do módulo de SST que dependem do estado das atividades de ações médicas, mas não têm permissões para os alterar, nomeadamente:

• Alertas: Os diferentes alertas apresentam a informação de acordo com os estados definidos nas ações médicas;
• Relatório Anual: As ações médicas dos funcionários apenas são contabilizadas para o relatório anual quando estão no estado de realizadas;
• Estatísticas: Apenas as ações médicas realizadas pelos funcionários são contabilizadas para as Estatísticas;
• Balanço Social: Apenas as ações médicas realizadas pelos funcionários são contabilizadas para o Balanço Social;
• Notificações: Esta funcionalidade comunica as alterações dos estados das ações.

Ao gravar ou alterar a data/hora de uma ação médica no estado Agendado, é possível notificar e agendar no Microsfot Outlook para os funcionários inscritos. No caso de alterações, o agendamento anterior é eliminado e é registado o novo agendamento com a data e hora atualizada.

As anulações ou cancelamentos de ações agendadas provocam a remoção de todos os agendamentos criados.

Este mecanismo de notificação exige o Microsoft Outlook. Se não estiver disponível, não será possível registar o agendamento.

É possível classificar uma atividade de ações médicas como realizada mesmo que nenhum dos funcionários tenha realizado a ação.

Marcar Ações Médicas

Para registar ações médicas de acordo com a periodicidade definida, poderá utilizar um assistente de ajuda que permite sintetizar e automatizar essa marcação, depois de determinar quais as ações médicas a planear a partir de uma determinada data.

Uma das funcionalidades disponíveis é a alteração do estado das ações Planeadas e Agendadas para Realizadas, se a data já foi ultrapassada. Para tal, é necessário selecionar uma data anterior à data atual e o estado Realizada.

Para marcar ações médicas, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos| Capital Humano | SST | Marcação de Ações Médicas;
2. Indicar a Origem das marcações das ações médicas a registar/atualizar (Periodicidades ou ações médicas planeadas/agendadas);
3. Indicar a Ação Médica, o Motivo de realização, o Período a considerar e o Estado Final das ações médicas;
4. Para ações periódicas, indicar as periodicidades a considerar na determinação das ações médicas a registar;
5. Filtrar por departamento e/ou estabelecimento (opcional)
6. No final do assistente, selecionar as ações a marcar para os funcionários na grelha das Próximas Ações, assinalando as linhas pretendidas com um visto na primeira coluna.

A seleção de possíveis estados finais varia de acordo com a origem. Para ações médicas planeadas/agendadas, o estado final das marcações terá de ser posterior ao atual (estado inicial).

Por exemplo:

Cenário 1

Origem = Ações Médicas Planeadas/Agendadas Existem duas ações agendadas e uma planeada na base de dados. Se o estado inicial selecionado for Agendado, o estado final só poderá ser Realizado.

Cenário 2

Origem = Ações Médicas Planeadas/Agendadas Existem duas ações planeadas e uma agendada na base de dados. Se o estado inicial selecionado for Planeado, o estado final poderá ser Agendado ou Realizado.

Cenário 3

Origem = Periodicidades A origem são as periodicidades e a data da última ação realizada, portanto não é possível alterar o estado inicial. O estado final pode ser Planeado, Agendado ou Realizado.

Se o envio das notificações dos agendamentos por correio electrónico estiver parametrizado no Administrador e o email do funcionário estiver definido na ficha, o Agendamento da Ação Médica (Data/Hora) será enviado.

Associar dados a Funcionários

Para associar dados da ação médica a um funcionário, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos | Capital Humano |SST | Atividades de SST;
2. Selecionar o menu de registo de Actividades de SST;
3. No painel esquerdo, selecionar a opção Ações Médicas;
4. No painel direito, selecionar um Período de análise;
5. Clicar em Atualizar;
6. Selecionar uma ação médica da grelha e selecionar a opção Editar ou clicar duas vezes sobre a ação médica da grelha;
7. Clicar no primeiro botão do canto inferior direito ou na opção Novo do menu de contexto da grelha;
8. Indicar o Funcionário, Data, Hora e Estado da ação médica;
9. Por fim, clicar em Confirmar.

Consultar Periodicidades

É possível explorar as situações contempladas nas periodicidades definidas nas Ações Médicas da organização.

Para consultar estas informações, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos | Capital Humano | Exploração | SST |Periodicidades de Ações Médicas;
2. Selecionar um Tipo de Ação;
3. Definir uma Ação Médica;
4. No separador Restrições, filtrar os dados apresentados;
5. Clicar em Atualizar.

Consultar Histórico

Para consultar o histórico das ações médicas de um funcionário, siga os seguintes passos:

1. Aceder à Ficha de um Funcionário;
2. No menu Contexto selecionar a opção Dados Clínicos;
3. Selecionar o Funcionário;
4. Consultar a informação das ações médicas realizadas na grelha Histórico de Ações Médicas.

A informação apresentada na grelha Próximas Ações Médicas tem origem em duas fontes de dados:

• Periodicidade das ações médicas: Se uma ação médica com uma determinada periodicidade for válida para o funcionário, deve ser realizada. A data da sua realização resulta de dois critérios de atribuição: - Caso nunca tenha sido realizada, deve ser utilizada a data de admissão do funcionário como ponto de partida, mais a periodicidade da ação; - Caso já tenha sido efetuada, deve utilizar-se a periodicidade definida na ação;
• Conjunto de ações planeadas e agendadas para esse funcionário já registadas nas Atividades.

Configurar Ações Médicas

É possível configurar todas as informações relacionadas com as ações médicas, desde os tipos de ação, os motivos, as ações e as próprias condições de periodicidade.

Com estes dados parametrizados, será mais ágil e simples registar uma ação médica.

Para configurar as ações médicas, siga os seguintes passos: