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Evolution
Para simplificar o processo de registo e importação de alterações mensais, foi desenvolvido o Importador de alterações mensais via ficheiro Excel para o ERP. Esta nova funcionalidade pretende tornar as tarefas de Payroll mais fáceis, rápidas, seguras e com menos custos administrativos.
Utilizar importador
No processamento de salários dos trabalhadores existem várias situações que podem requerer alterações mensais, nomeadamente:
- Faltas;
- Horas Extra;
- Remuneração suplementares;
- Descontos adicionais.
Desta forma, atendendo à dimensão da organização, podemos estar muitas vezes perante milhares de registos num determinado período.
Para centralizar esta tarefa, várias organizações registam as alterações mensais das diferentes lojas/estabelecimentos/departamentos em ficheiros Excel que, consoante a realidade, reencaminham para a Contabilidade ou Recursos Humanos para integrar essa informação no ERP.
Para agilizar esta tarefa, o Importador de alterações mensais permite integrar diretamente no ERP o(s) ficheiro(s) Excel com extensão .XLS e .XLSX,
Para efetuar o registo das alterações mensais, poderá utilizar o template base facultado pela Cegid ou, em alternativa, personalizar um template de acordo com as necessidades da organização.
Utilizar template base
Para utilizar o template base do ficheiro excel disponibilizado para o registo das alterações, siga os seguintes passos:
- Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários | Alterações Mensais | Em Lote | Contexto | Importação;
- Aceder à opção de Configurações;
- Selecionar a opção Template;
- Guardar o ficheiro na diretoria pretendida;
- Preencher o Excel de acordo com as alterações mensais que pretende registar (ver instruções de preenchimento abaixo).
O preenchimento das colunas do Excel deve respeitar o seguinte formato:
Alteração
Código identificador do tipo de alteração mensal a registar, designadamente:
- R - para Remuneração;
- D - para Desconto;
- F - para Falta;
- H - para Hora Extra.
Código
Código existente no ERP que identifica a alteração mensal a registar em cada empresa, por exemplo:
- R20 (Prémio de produção);
- H01 (Hora suplementar a 25%);
- F11 (Falta por Greve);
- D90 (Contribuição festa de Natal).
Funcionário
Código identificador do funcionário a que se refere a alteração mensal.
Tipo Proc.
Código identificador do tipo de processamento referente à alteração mensal (no caso das remunerações e descontos), designadamente:
- T: Todos (com exceção do tipo de processamento Extraordinário e Extra – este último para Moçambique e Cabo Verde);
- V: Vencimento. As Faltas e Horas extra serão sempre consideradas no tipo de processamento Vencimento;
- SF: Subsídio de Férias;
- SN: Subsídio de Natal;
- EX: Extraordinário;
- EA: Extra (Trib.Autónoma).
Data
Data em que a alteração mensal ocorreu.
Quantidade
N.º de horas ou dias para as Faltas e n.º de horas a considerar para as horas extra. Aplicável às remunerações e/ou descontos.
Valor
Valor unitário ou total da remuneração ou desconto. Não se encontra disponível para faltas e horas extra.
Moeda
Identificação da moeda associada à alteração mensal (apenas para Remunerações e Descontos). Só disponível quando existe moeda alternativa.
Observações
Campo alfanumérico livre que permite adicionar qualquer comentário ou nota pertinente.
Configurar template
Para configurar um template personalizado e adaptado às necessidades da organização, siga os seguintes passos:
- Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários | Alterações Mensais | Em Lote | Contexto | Importação;
- Aceder à opção de Configurações;
- Clicar em Novo;
- Indicar a posição de cada uma das colunas disponíveis (Código, Data, Funcionário, Moeda, Observações, Quantidade, Tipo de Alteração Mensal, Tipo Processamento e Valor), identificando o índice correspondente;
- Indicar a origem dos dados (Coluna ou Fixo) a importar a partir de cada uma das colunas. Se indicar Coluna, será importado os valores existentes nas linhas do ficheiro relativas a essa coluna. Se indicar Fixo, deverá definir o valor que será importado sempre a partir dessa coluna;
- Indicar a linha inicial, ou seja, a primeira linha do Excel a ser importada; Nota: Se pretender que seja a primeira linha, este campo deve ser preenchido com 1;
- Indicar a designação do novo template personalizado criado;
- Clicar em Confirmar;
- Selecionar a opção Template para descarregar o ficheiro criado;
- Guardar o template Excel na diretoria pretendida;
- Guardar o ficheiro na diretoria pretendida;
- Preencher o Excel de acordo com as alterações mensais que pretende registar (ver instruções de preenchimento acima).
Importar ficheiro excel
Para importar o ficheiro excel preenchido, siga os seguintes passos:
- Aceder a Alterações mensais | Em Lote | Contexto | Importação | Importar;
- Selecionar a configuração pretendida;
- Importar o(s) ficheiro(s) pretendido(s);
- Após a importação, é apresentada uma mensagem a indicar se existem erros. É possível consultar a linha da grelha onde os erros foram detetados; Nota: Antes de gravar, deverá verificar e corrigir os erros detetados;
- Clicar em Gravar.
Ao gravar, serão guardadas as alterações mensais sem erros, sendo apresentadas apenas as linhas que ainda apresentem erros.
As alterações mensais importadas via ficheiro Excel para o ERP poderão ser consultadas nas alterações mensais em Lote ou por funcionário. Estas serão consideradas no processamento do período em que forem importadas, de acordo com as regras do sistema de processamento em vigor na empresa (PPR ou PPA).
Em alternativa à importação do ficheiro Excel, poderá importar as alterações mensais através do preenchimento dos dados diretamente na grelha.