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Evolution
As empresas devem entregrar anualmente aos funcionários e independentes a Declaração de Rendimentos com a totalidade dos rendimentos auferidos no ano anterior.
Estrutura
A Declaração de Rendimentos para os Funcionários e Independentes divide-se em várias secções:
Funcionários
A Declaração de Rendimentos é constituída pelas seguintes secções:
Rendimentos Devidos
Aqui são apresentados os totais de rendimentos sujeitos a IRS e de rendimentos não Sujeitos a IRS (isentos). Estes últimos só serão visíveis se a respetiva opção estiver selecionada.
Os rendimentos sujeitos a IRS dividem-se em rendimentos sujeitos a retenção na fonte e rendimentos sujeitos a IRS, mas dispensados de retenção na fonte. Para o primeiro caso, são consideradas as remunerações configuradas na respetiva ficha para descontar qualquer tipo de IRS. Para o segundo caso, são consideradas as remunerações que, não estando configuradas para descontar qualquer tipo de IRS na ficha, se encontram configuradas nos parâmetros da aplicação como Remunerações sujeitas a IRS mas dispensadas de retenção na fonte, como é o caso das remunerações por espécie.
É ainda possível visualizar os rendimentos segmentados por Categoria (exemplo: Categoria A) e Tipo de Rendimento do Funcionário (exemplo: A - Trabalho Dependente).
Os Rendimentos não sujeitos a IRS (isentos) incluem as remunerações isentas de IRS
Imposto retido
Esta secção apresenta os totais de imposto retido divididos pela Categoria e Tipo de Rendimento do Funcionário.
Deduções
Aqui são apresentadas as contribuições obrigatórias e complementares para regimes de proteção social, as quotizações sindicais, se esta opção estiver ativada, e outras deduções.
Independentes
A Declaração de Rendimentos para os Independentes tem 2 secções:
- Importâncias Devidas;
- Imposto Retido, dividida por Categoria e Tipo de Rendimento do Independente.
Emissão
Para emitir a Declaração de Rendimentos para Funcionários e Independentes, siga os seguintes passos:
Emitir Declaração de Rendimentos para Funcionários
- Aceder a Recursos Humanos | Obrigações Declarativas | Declaração de Rendimentos | Funcionários;
- No separador Opções de Processamento, indicar a Data de emissão da Declaração;
- Indicar se pretende incluir: - A identificação da empresa; - Os rendimentos não sujeitos a IRS; - As quotizações sindicais; - Linhas com valores nulos;
- No separador Critérios de Impressão, definir o ano da declaração e selecionar as declarações para visualizar: - Declarações não processadas; - Declarações processadas; - Declarações não emitidas; - Declarações emitidas; - Todas as Declarações;
- Filtrar a emissão da declaração por: Funcionários, Categorias, Escalões, Departamentos e/ou Estabelecimentos (opcional);
- Clicar em Processar;
- Por fim, clicar em Emitir.
Emitir Declaração de Rendimentos para Independentes
- Aceder a Recursos Humanos| Obrigações Declarativas | Declaração de Rendimentos | Independentes;
- No separador Opções de Processamento, indicar a data de emissão da declaração;
- Indicar se pretende incluir a identificação da empresa;
- Filtrar a emissão da declaração por Independentes, Departamentos e/ou Estabelecimentos (opcional);
- Clicar em Emitir.
Caso esteja a utilizar o produto em licença de demonstração, licença técnica, licença Educação e/ou empresas não produtivas, as declarações são impressas com a marca de água DEMO.
Processamento
É possível processar as Declarações de Rendimentos e guardá-las em formato digital (PDF). Assim, em qualquer aplicação externa (como por exemplo, o Omnia Employee), poderá consultar e imprimir estas declarações pelo Funcionário depois da sua emissão.
De referir que é possível incluir observações e utilizar outras opções de impressão, mas devem ser configuradas antes do processamento da declaração.
Para processar estas Declarações, siga os seguintes passos:
- Aceder a Recursos Humanos | Obrigações Declarativas | Declaração de Rendimentos | [Funcionários ou Independentes].
- Filtrar o estado das declarações a visualizar na grelha no campo Mostrar:
- Declarações não processadas (predefinição);
- Declarações processadas;
- Declarações não emitidas;
- Declarações emitidas;
- Todas as declarações;
- Filtrar a pesquisa por ano. Por predefinição, está preenchido o ano referente ao último período processado;
- No separador Restrições filtrar por Funcionários, Categorias, Escalões, Departamentos e Estabelecimentos (opcional);
- Neste separador (apenas disponível para Funcionários) selecionar quais as rubricas (remunerações, horas extra, descontos) que pretende discriminar em cada um dos totalizadores da declaração (opcional);
- Clicar em Atualizar;
- Na grelha, irão ser apresentados os funcionários que cumprem as restrições introduzidas nos passos anteriores;
- Selecionar os funcionários cujas declarações se pretende processar e clicar em Processar;
- Se o processamento for efetuado com sucesso, aparece um ícone na coluna PDF.
- O código e nome do tipo de entidade (Funcionário ou Independente);
- O Total de Rendimentos Sujeitos Anos Anteriores; (Apenas para Funcionários);
- O Total de Rendimentos Sujeitos Ano da Declaração;
- O Total de Retenções de IRS;
- O Total de Retenções de Segurança Social;
- O Total de Retenções de Sindicato. (Apenas para Funcionários).
A impressão deve ser realizada através do próprio PDF depois de processar a declaração.
Observações
É possível incluir observações nas Declarações de Rendimentos antes de as processar. Estas observações podem ser individualizadas para cada declaração ou iguais para todas.
Ao selecionar pela primeira vez uma linha da grelha, a área de observações deve ser atualizada com os dados definidos no Administrador.
Na mesma sessão (sem fechar a janela da declaração), é possível alterar as observações de um ou vários funcionários (ao fechar a janela perdem-se as alterações).
Quando existem duas configurações diferentes na área das observações (por exemplo, ao selecionar dois funcionários com observações diferentes), é apresentada a mensagem: Foram selecionados registos com observações diferentes.
Antes de efetuar o processamento, é possível uniformizar as observações através da opção Uniformizar Observações. Esta opção permite:
- Limpar as observações;
- Utilizar o valor predefinido (o primeiro valor encontrado);
- Uniformizar utilizando uma das cinco primeiras observações encontradas na lista de selecionados.
Adicionalmente, poderá também incluir observações por remuneração, desde que a mesma esteja incluída em algum processamento do período da declaração. Para saber como incluir essas observações, recomenda-se a leitura do artigo Dados de Processamento, na secção Outros.
Opções de Processamento
Antes de processar as declarações, é possível escolher outras informações a incluir na declaração no separador Opções de Processamento:
- Identificação da empresa: o mapa irá mostrar a identificação da empresa;
- Inclusão de rendimentos não sujeitos a IRS: o mapa irá mostrar a secção com os rendimentos não sujeitos a IRS;
- Quotizações sindicais: o mapa irá mostrar a secção com as quotizações sindicais;
- Apresentação de linhas com valores nulos: relacionada com os movimentos a descriminar (separador Movimentos a descriminar), esta opção permitirá ver ou ocultar as rubricas com valor zero;
Estas opções podem ser parametrizadas.