Como preencher e entregar o IEESP?

Nesta folha, deverá indicar os seguintes dados:

• CodigoUnidadeDados: Código indicado no campo OrganismoBDAP da tabela" Organismo" que esteja indicado no Administrador como ligado ao IEESP. O código indicado irá filtrar os funcionários a reportar;
• CodigoUnidadeReporte: Código indicado no campo OrganismoBDAP da tabela "Organismo";
• NumeroEnvio: Preenchimento manual;
• DataExtracao: Preenchimento manual com indicação da data em que o ficheiro foi gerado no formato aaaa-mm-dd;

De acordo com a ficha do funcionário, deverá indicar na folha:

• Nome;
• Numero ID: Número do documento de identificação da Ficha do Funcionário. Se estiver preenchido o BI/Cartão de Cidadão, é indicado o número associado. Caso contrário, é preenchido com o número do Passaporte ou de Identificação de Estrangeiro (consoante o que estiver preenchido);
• DataNascimento;
• DigitosControlo: Dígitos de controlo associados ao número do BI/Cartão de Cidadão da Ficha do Funcionário (campo contíguo ao campo número de BI da ficha);
• TipoID: Código que identifica o tipo de identificação associada ao funcionário: 1 se é BI/Cartão de Cidadão; 2 se é Passaporte ou 4 se é documento de identificação Estrangeiro (de acordo com o que estiver preenchido na ficha do funcionário);
• OutroTipoID: Preenchimento manual quando o documento indicado não é nenhum dos anteriormente indicados;
• Sexo;
• PaisDeNacionalidade;
• OutroPaisDeNacionalidade: Preenchimento manual para indicar outro país de nacionalidade quando o funcionário tem múltiplas nacionalidades;
• NIF;
• CienciaId: Código identificador nacional do investigador indicado na Ficha do Funcionário;
• Orcid: Código identificador internacional do investigador indicado na Ficha do Funcionário.

De acordo com a ficha do funcionário, deverá indicar na folha:

• Nome;
• Numero ID: Número do documento de identificação da Ficha do Funcionário. Se estiver preenchido o BI/Cartão de Cidadão, é indicado o número associado. Caso contrário, é preenchido com o número do Passaporte ou de Identificação de Estrangeiro;
• DataNascimento;
• Nível Formação: É reportado o nível indicado no campo Nível de Formação, no Separador IEESP da tabela "Cursos" que esteja associado no campo Habilitações da Ficha do funcionário. Também são preenchidos os níveis relativos aos outros cursos associados ao curriculum do funcionário. Caso não se pretenda a indicação desses outros cursos, as linhas respetivas devem ser removidas. No caso de o funcionário não ter nenhum curso que confira grau superior, terá de lhe ser associado um curso que corresponda à habilitação que possui. Os campos devem ser preenchidos com os códigos 9999 ou 9999999 correspondentes ao valor “Não Aplicável”;
• PaisGrauDiploma: País associado à Entidade Formadora ligada ao(s) Curso(s) do Funcionário;
• AnoGrauDiploma: Ano da data de atribuição do(s) Curso(s) associados ao Funcionário;
• ReconhecimentoEquivalencia: Preenchido de acordo com a opção selecionada no campo Equivalente, na tabela "Cursos", no separador Certificados (1-Nacional; 2- Concedida por Instituição de ensino nacional; 3-Reconhecimento registado; 4-Sem equivalência);
• Estabelecimento: Preenchido de acordo com a Entidade Formadora associada ao Curso que conferiu o diploma;
• OutroEstabelecimento: Preenchido nas situações em que o estabelecimento de ensino superior que conferiu o diploma não se encontra na lista disponibilizada. Por exemplo, quando se trata de um estabelecimento estrangeiro. É preenchido de acordo com o indicado no campo O. Estab., no separador Cursos do Curriculum do funcionário;
• Curso: Preenchido com a informação do campo CódigoIEESP da tabela "Cursos";
• OutroCurso: Preenchido com os dados constantes no campo O. Curso do separador Cursos do Curriculum do funcionário, referente a cursos que não constem na lista disponibilizada, nomeadamente, quando o curso foi obtido no estrangeiro. É preenchido quando o campo Curso assume o valor [0000] (Outro);
• Especialidade: Campo Código Especialidade da tabela "Cursos";
• OutraEspecialidade: Preenchido com os dados constantes no campo O. Espec. do separador Cursos do Curriculum do funcionário, referente a Especialidades que não constem na lista disponibilizada, nomeadamente, quando o curso foi obtido no estrangeiro. É preenchido quando o campo Especialidade assume o valor [0000] (Outro);
• AreaCNAEF: Preenchido com a informação do campo CNAEF existente na tabela "Área de Formação" associado ao curso;
• OutraAreaCNAEF: Preenchido com os dados constantes no campo O. CNAEF do separador Cursos do Curriculum do funcionário, referente a Áreas CNAEF que não constem na lista disponibilizada, nomeadamente, quando o curso foi obtido no estrangeiro. É preenchido quando o campo AreaCNAEF assume o valor [0000] (Outro).

De acordo com a ficha do funcionário, deverá indicar:

• Nome;
• Numero ID: Número do documento de identificação da Ficha do Funcionário. Se estiver preenchido o BI/Cartão de Cidadão, é indicado o número associado. Caso contrário, é preenchido com o número do Passaporte ou de Identificação de Estrangeiro;
• DataNascimento;
• ProvasAptidao: Descrição da qualificação associada ao funcionário que esteja tipificada com o tipo Prova Aptidão, no campo Tipo em Curriculum | Qualificação | Escala classificativa;
• ProvasAgregacao: Descrição da qualificação associada ao funcionário que esteja tipificada com o tipo Prova Agregação, no campo Tipo em Curriculum | Qualificação | Escala classificativa;
• TituloEspecialista: Descrição da qualificação associada ao funcionário que esteja tipificada com o tipo Título Especialista, no campo Tipo em Curriculum | Qualificação | Escala classificativa;
• ProvaCoordenacaoCientifica: Descrição da qualificação associada ao funcionário que esteja tipificada com o tipo Prova Coordenação Científica, no campo em Tipo no Curriculum | Qualificação | Escala classificativa;

Nesta folha, poderão surgir várias linhas para o mesmo funcionário conforme as alterações constantes no cadastro ao longo do ano, nos seguintes itens:

• S026 - Vencimento mensal;
• S108 - Percentagem ETI;
• S106 - Horas Colaboração Voluntárias Contratadas;
• S107 - Medida de Horas de Colaboração Voluntária.

De acordo com a ficha do funcionário, deverá indicar na folha:

• Nome;
• Numero ID: Número do documento de identificação da Ficha do Funcionário. Se estiver preenchido o BI/Cartão de Cidadão, é indicado o número associado. Caso contrário, é preenchido com o número do Passaporte ou de Identificação de Estrangeiro;
• DataNascimento;
• NIPCUnidadeContrato: Número Fiscal da tabela "Organismos" associada ao campo Organismo Pagador da tabela dos funcionários;
• DataInicioContrato: Data de início de funções no organismo. Caso este campo não se encontre preenchido, é colocada a data de admissão da Ficha do Funcionário;
• DataFimContrato: Se existir fim de contrato no ano de referência, é reportada a data de demissão da ficha do funcionário ou a data de cessação caso esteja preenchida;
• Modalidade Vinculação: Preenchido com a informação do campo Modalidade de Vinculação da tabela "Funcionários" do separador IEESP. Na versão 9.20, este campo é preenchido com o código do campo Relação Jurídica da tabela "Funcionários";
• RegimePrestacaoServico: Preenchido com a informação do campo Regime de Trabalho associado ao funcionário;
• ProcedimentoAdmissaoContrato: Preenchido com a informação do campo Procedimento Admissão Contrato da tabela "Funcionários" do separador IEESP. Na versão 9.20, este campo é preenchido com o código do campo Modo de Ingresso da tabela "Funcionários";
• OutroProcedimentoAdmissaoContrato: Quando é indicado o procedimento Outros no campo anterior. Neste caso, deve ser inserida a informação manualmente;
• ETIRemuneradoContrato: Informação do campo Percentagem ETI da Ficha do Funcionário do separador Carreira. Poderão surgir tantas linhas do mesmo funcionário quantas alterações foram realizadas ao longo do ano, visíveis no cadastro Percentagem ETI;
• HorasColabVoluntContratadas: Informação do campo Horas Colaboração Voluntárias Contratadas da Ficha do Funcionário do separador IEESP;
• MedidaHorasColabVolunt: Informação do campo Medida de Horas de Colaboração Voluntária da Ficha do Funcionário do separador IEESP: 0 – vazio; 1 – semestrais, 2- semanais;
• RemunBaseMensal: Preenchido com a informação do campo Vencimento Mensal da Ficha do Funcionário;
• RemunAuferidaAnualOrcEstado: Remunerações anuais classificadas como dotação orçamental no Orçamento do Estado;
• RemunAuferidaAnualRecProprias: Reenumerações anuais não classificadas como dotação orçamental no Orçamento do Estado;
• EncargosSociais: Encargos Sociais com os funcionários;
• Categoria: preenchido com a informação do campo RegimeLVCR da tabela "Categorias" associado à categoria do funcionário indicada na Ficha do Funcionário;
• DirigenteSuperiorIntermedioDescr: Preenchido com o campo Descrição da tabela "Categorias" associado à categoria do funcionário quando o Código do RegimeLVCR estiver entre os códigos 1.001.01 a 1.001.07;
• DataInicioInterrupcao1: data início da ausência do funcionário;
• DataFimInterrupcao1: Data fim da ausência do funcionário;
• CodigoMotivoNaoExercicio1: Preenchido com a informação do campo motivo não exercício associado às ausências. É seguida a mesma lógica se existir mais do que uma interrupção.

De acordo com a ficha do funcionário, deverá indicar na folha:

• Nome;
• Numero ID: Número do documento de identificação da Ficha do Funcionário. Se estiver preenchido o BI/Cartão de Cidadão, é indicado o número associado. Caso contrário, é preenchido com o número do Passaporte ou de Identificação de Estrangeiro (consoante o que estiver preenchido);
• DataNascimento;
• CodigoUnidadePagadora: Preenchido com a informação do campo OrganismoBDAP da tabela "Organismos" associada ao campo Organismo Pagador da tabela dos funcionários;
• NIPCUnidadePagadora: Número de contribuinte associado à tabela "Organismos" associada ao campo OrganismoPagador da tabela dos funcionários;
• DataInicioSuplemento: Dia 1 do mês em que foram processadas remunerações classificadas como Suplemento, no separador Clas. BDAP da tabela de remunerações;
• DataFimSuplemento: Último dia do mês em que foram processadas remunerações classificadas como Suplemento, no separador Clas. BDAP da tabela de remunerações;
• CodigoSuplemento: Código associado à remuneração classificada como suplemento;
• ValorAnualOrcEstado: Valor total anual do suplemento suportado por transferências do Orçamento de Estado;
• ValorAnualRecProprias: Valor total anual do suplemento suportados por receitas próprias.

1. Criar e preencher as informações necessárias no módulo Public Human Resources do ERP. Para facilitar o preenchimento de algumas informações exigidas, encontra-se disponível para download um ficheiro SQL para criar na empresa os cursos, instituições de ensino superior e respetivas áreas de formação, de acordo com as instruções de preenchimento fornecidas pela DGEEC; Nota: A informação necessária para o preenchimento do inquérito IEESP relativamente aos funcionários (e independentes, se aplicável) é filtrada pelo código do organismo associado ao vínculo do funcionário/independentes;
2. Garantir que os utilizadores possuem as permissões necessárias de Office Extensions para gerar o inquérito; Nota: O documento referente ao inquérito é preenchido com recurso a listas. Desta forma, se o utilizador não possuir permissões de Administrador, terá de assegurar que no perfil do utilizador existem permissões para as listas criadas com o prefixo IEESP. Para saber mais, sugere-se a consulta do artigo Como definir as permissões das listas?
3. Selecionar o organismo e o ano de referência dos dados que pretende gerar no Administrador | Parâmetros do Exercício | Ligação à BDAP;

1. Abrir o ficheiro xlsx na pasta dos Relatórios. Deverá gravar com o nome e na pasta pretendidos para o cenário a tratar;
2. Efetuar o login no Office Extentions e selecionar a opção Refresh Workbook;
3. Confirmar na mensagem relativa à atualização de uma ou mais tabelas. Assim, serão preenchidas as empresas disponíveis na folha Companies;
4. Na folha Companies, selecionar na célula "Code" a empresa pretendida;
5. Selecionar novamente a opção Refresh Workbook para preencher os dados nas diferentes folhas do template;
6. Preencher os dados de preenchimento manual e efetuar as retificações aplicáveis; Nota: Ao selecionar a opção Refresh Workbook depois de preencher manualmente, as alterações não serão gravadas;
7. Remover a folha Companies após o preenchimento dos dados e antes de submeter o ficheiro;
8. Submeter o ficheiro gerado na Plataforma de Recolha de Informação do Ensino Superior – PRIES e aguardar que o ficheiro seja validado pelo sistema.