Como gerir relatórios de despesa?

Para controlar o registo e pagamento de despesa aos funcionários, é possível introduzi-las no relatório de despesas da organização. Se pretender, poderá ativar a notificação automática do pagamento de uma despesa ao funcionário.

Relatórios de Despesa

O registo de pagamentos de despesas aos funcionários é realizado através da janela de introdução das despesas/relatórios dos vários funcionários e da janela de aprovação dessas despesas.

O responsável pela aprovação das despesas tem uma opção através da qual pode visualizar/aprovar despesas por tipo de despesa ou por funcionário. Para uma gestão e controlo mais eficaz, é disponibilizado ainda um conjunto alargado de estatísticas sobre despesas.

Deste modo, o responsável de Recursos Humanos controla o estado de aprovação de despesas, quais as despesas que estão em pagamento e em que estado está o Saldo do Funcionário em relação à empresa no que respeita a despesas.

As despesas são inseridas pelo técnico de Recursos Humanos diretamente no ERP ou então por cada funcionário no Portal do Funcionário (Omnia Employee).

Após a sua inserção, as despesas seguirão um workflow predefinido até serem rejeitadas ou aprovadas. Após aprovação, ficam disponíveis para Pagamento.

Introduzir despesas

Para introduzir uma nova despesa num Relatório de Despesas já existente, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários | Processamento |Relatórios de Despesa | Introdução;
2. No separador Linhas de Despesa, clicar em Novo;
3. Selecionar a Despesa pretendida e definir a Data da mesma;
4. Definir os Valores. O campo valor poderá ser calculado de duas formas: Quantidade * Valor Unitário ou simplesmente atribuir um valor fixo;
5. Definir o Valor Real da Despesa, podendo ser diferente do valor a pagar ao funcionário por essa mesma despesa;
6. O estado será sempre Espera Aprovação, uma vez que se trata de uma introdução, os outros estados apesar de visíveis não são selecionáveis;
7. Definir outros dados necessários;
8. Por fim, clicar em Gravar.

A janela de Introdução de Despesas é fechada e a despesa é visualizada nas Linhas do Relatório de Despesas.

Introduzir relatório de despesa

O registo de despesas é efetuado através de um conceito que agrega várias despesas: o Relatório de Despesa.

Num mesmo período, é possível ter vários relatórios que agreguem informação referente, por exemplo, a projetos diferentes. A este relatório podem ainda anexar-se fichas de quilómetros e fichas justificativas das ajudas de custo. Se pretendido, pode configurar-se despesas que são pagas diretamente no recibo do funcionário.

Para introduzir um relatório de despesa, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários | Processamento | Relatórios de Despesa | Introdução;
2. Selecionar o Funcionário;
3. Definir a Data e Descrição doRelatório (a numeração é interna e automática);
4. No separador Linhas de Despesa, clicar em Novo e introduzir a despesa, preenchendo todas as informações referentes à mesma;
5. Repetir o ponto 4 até reunir as várias despesas associadas ao relatório do funcionário;
6. Se pretender editar ou anular uma despesa, no separador Linhas de Despesa selecionar a linha da despesa e clicar em Editar ou Anular, respetivamente;
7. Por fim, clicar em Gravar.

O relatório fica registado na base de dados disponível para seguir o circuito de aprovações.

Um relatório pode ter despesas em vários estados de aprovação, ou seja, não existe um estado de aprovação por Relatório, mas sim por cada linha do relatório (despesa).

Aprovar relatórios

Um relatório de despesas fica aprovado quando todas as despesas que o compõem são aprovadas.

Para aprovar um relatório de despesas, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários | Processamento | Relatórios de Despesa | Aprovação;
2. Definir o período de tempo em que se pretende visualizar as despesas inseridas. De notar que estas datas se referem às despesas e não à data do relatório;
3. Selecionar o estado da despesa: Espera aprovação, Rejeitada e/ou Aprovada;
4. Clicar em Atualizar;
5. Selecionar as linhas das despesas sobre as quais se pretende agir, sendo que com a ajuda do botão direito do rato, poderá efetuar a operação pretendida: - Na primeira coluna da grelha, existe uma identificação do estado da despesa; - As despesas aprovadas possuem um sinal Visto e as despesas rejeitadas possuem um X; - As despesas que não possuem marca, encontram-se no estado Espera Aprovação;
6. Por fim, clicar em Gravar.

As despesas que já tenham sido processadas não são visualizadas, uma vez que não é possível alterar o seu estado. Apenas poderá alterar o estado se anular o processamento em questão.

Consultar histórico de despesas

Para consultar os relatórios de despesas do funcionário, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários | Processamento | Relatórios de Despesa | Introdução;
2. Selecionar um Funcionário;
3. Clicar em Consultar;
4. É apresentada a lista de todos os Relatórios de Despesas associados ao funcionário;
5. Clicar em Imprimir (opcional).

Notificar funcionários

As despesas dos funcionários são documentos que têm origem em despesas efetuadas pelos funcionários que devem ser reembolsadas pela organização e têm seguimento próprio no sistema.

Assim, é fundamental para a produtividade da organização que o funcionário tenha conhecimento automático do estado das suas despesas, evitando perda de tempo com intervenção humana.

Para notificar o funcionário do estado da sua despesa, siga os seguintes passos:

1. Na Ficha do Funcionário, definir corretamente o endereço de email;
2. Aceder a Recursos Humanos | Salários e Honorários | Processamento | Relatórios de Despesa | Aprovação;
3. Selecionar a opção de Aprovação de Despesas;
4. Ativar a opção Enviar email ao funcionário;
5. Clicar em Gravar;
6. Indicar se essa notificação deve ou não ser efetuada automaticamente.

Para que esta operação funcione devidamente, a opção Sistema de Configuração de email deve ter os dados devidamente preenchidos.

Sempre que uma despesa é gravada com alteração de estado para Aprovada ou Rejeitada, o funcionário recebe na sua caixa de correio esta mesma informação.