Como configurar lançamento de documentos?

Nos lançamentos de documentos, é possível realizar um conjunto de operações relacionadas com as especificações de cada documento.

Assim, é possível bloquear e validar documentos e lançamentos de documentos, bem como alterar a data e/ou o tipo de lançamento. Para além disto, poderá ainda configurar os lançamentos na gravação de documentos.

Bloquear documentos

Para evitar que sejam alterados documentos de Contabilidade, é possível bloquear documentos já lançados. Para tal, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Administrador | [Empresa] | Contabilidade | Parâmetros da Empresa;
2. Selecionar a pasta Movimentos;
3. Ativar a opção Bloquear a edição de documentos lançados. Esta opção, quando ativa, impede que se efetuem alterações em qualquer tipo de documentos já lançados na Contabilidade;
4. Clicar em Confirmar.

Contudo, também é possível criar exceções ao nível do documento, definindo assim a edição de documentos já lançados. Para tal, deverá:

• Ativar a opção Bloquear a edição de documentos lançados no Administrador;
• Ativar a opção Permite Alteração em Finanças | Contabilidade | Recursos | Tabelas | Documento, no separador Geral.

Se no Administrador estiver definido que não é possível editar movimentos já lançados na Contabilidade, não serão permitidas alterações nos documentos do módulo original. Por exemplo, um documento de venda integrado com a Contabilidade já não poderá ser alterado.

Com estas alterações, evita-se que determinados documentos possam ser alterados. Por exemplo, existem movimentos que apenas podem ser realizados em determinados períodos de tempo. Nesses períodos, deverá ativar a opção Permite Alteração de forma a permitir a edição do movimento.

Poderá visualizar todas as alterações realizadas em Finanças | Contabilidade | Movimentos, na opção Outras Operações | Alterações. No entanto, esta opção apenas se encontra disponível se, no Administrador, a opção Log estiver ativa.

Nota: Só é possível bloquear os documentos da Contabilidade.

Validar o balanceamento dos documentos

Um dos princípios base dos lançamentos contabilísticos é que estes devem ser balanceados, ou seja, para um lançamento numa natureza deve existir outro equivalente na natureza contrária.

Para validar esta premissa, encontra-se disponível um diagnóstico no Administrador que verifica se todos os documentos assim configurados estão efetivamente balanceados.

A validação do balanceamento é realizada separadamente para lançamentos da analítica e da geral, da mesma forma que a configuração dos documentos permite que a obrigatoriedade do balanceamento seja para a geral e/ou analítica.

Para validar o balanceamento dos documentos, siga os seguintes passos:

1. No Administrador selecionar a empresa pretendida;
2. Aceder a Contabilidade | Diagnósticos;
3. No separador Outros selecionar o Lançamento;
4. Indicar o exercício a validar;
5. Selecionar as opções que validam o balanceamento dos documentos na moeda base para as contas da financeira e analítica;
6. Por fim, clicar em Confirmar.

No final do processo será apresentada, num ficheiro de texto, a lista de documentos configurados para forçar o balanceamento, mas que efetivamente não estejam.

Bloquear lançamentos de documentos

Para evitar que sejam efetuados movimentos em períodos para os quais as contas se encontram fechadas, existem mecanismos que garantem que os utilizadores não conseguem efetuar novos movimentos ou editar os existentes.

Existem 3 níveis de bloqueio:

• Exercício - impossibilita o lançamento de movimentos para o exercício (o mesmo se aplica aos orçamentos);
• Diário - impossibilita o lançamento de documentos para o diário num determinado exercício e até a um mês em específico. Exemplificando, quando bloqueado o diário 21 no exercício 2006 até ao mês 9, torna-se impossível lançar documentos para o diário 21, do mês 0 até ao mês 9 no exercício 2006 (o bloqueio de diários não se aplica aos orçamentos);
• Conta - impossibilita o lançamento de contas para um determinado tipo de lançamento e até a um mês específico. Por exemplo, as contas de resultados (classe 8 em Portugal) não deverão ser utilizadas até aos períodos de fecho de período. Outro exemplo, numa empresa que se rege por regras de especialização de período, têm contas que devem ser bloqueadas progressivamente enquanto se faz o fecho de período. Desta forma, pode-se ainda continuar a movimentar contas de custos, enquanto as contas de terceiros estão bloqueadas para aquele período.

Para bloquear o lançamento de documentos, siga os seguintes passos:

1. Aceder ao Administrador;
2. Selecionar a empresa pretendida;
3. Aceder aos Parâmetros do Exercício na Contabilidade;
4. Selecionar o exercício pretendido (por omissão é sugerido o exercício);
5. Selecionar o elemento Bloqueios;
6. Selecionar o tipo de bloqueio pretendido: - Exercício: selecionar a opção Exercício bloqueado em Gerais; - Diário: selecionar o diário pretendido e através do menu de contexto (Bloquear diários selecionados no mês) identificar o mês de bloqueio em Diários; - Contas: identificar o tipo de lançamento e o tipo de conta a bloquear. Na grelha preencher o intervalo de contas a bloquear e respetivo período de bloqueio;
7. Por fim, clicar em Confirmar.

Após o bloqueio, os períodos indicados ficam disponíveis apenas para consulta. Para bloquear/desbloquear um conjunto de diários, deverá selecionar os diários pretendidos pressionando a tecla Shift e utilizando o menu de contexto. Caso pretenda identificar todos os diários, basta selecionar uma coluna da grelha para o efeito.

Após o apuramento de Resultados Líquidos no ERP, o exercício é automaticamente bloqueado e não é permitido bloquear um exercício antes de ser apurado o Resultado Líquido. Para efetuar correções a um exercício que esteja já encerrado, é necessário não só desbloquear o exercício (no Administrador) mas também anular os apuramentos de resultados.

Para bloquear/desbloquear um conjunto de contas, deverá ativar/desativar a coluna "Bloqueado".

Alterar data/tipo de lançamento

É possível alterar automaticamente a data de um conjunto de documentos de Contabilidade e de Equipamentos, de acordo com uma série de critérios restritivos para definir qual o conjunto de documentos a manipular, tais como: o exercício, o diário, o documento, o mês e o dia.

Nota: Para alterar documentos com origem no módulo de Logística e Tesouraria, deverá ativar a opção Permitir para alterar documentos de outros módulos nos parâmetros do respetivo exercício da Contabilidade.

Caso pretenda manipular um documento em particular, é possível indicá-lo pelo número de diário ou pelo número do documento.

Para alterar a data ou o tipo de lançamento a um conjunto de documentos, siga os seguintes passos:

1. No Administrador selecionar a empresa pretendida;
2. Aceder a Contabilidade | Outros Utilitários;
3. No separador Alteração de Dados selecionar o Lançamento;
4. Indicar os critérios de seleção dos documentos a alterar;
5. Indicar o ano, mês e dia para os quais se pretende alterar a data; Nota: Se um destes 3 elementos não for selecionado, esse elemento não será alterado;
6. Clicar em Confirmar;
7. É apresentada uma lista com os documentos que cumprem os critérios acima definidos. Poderá excluir documentos que não serão alterados, retirando o visto a verde da coluna 'Sel.';
8. Por fim, clicar em Confirmar.

Ao selecionar um tipo de lançamento sem tratamento fiscal, será possível transferir os movimentos para outro tipo de lançamento (a indicar no campo Lançamento da área inferior).

Após alterar as datas, deverá realizar uma reconstrução de acumulados. Para que esta seja realizada automaticamente, não deverá desativar a respetiva opção na lista de documentos.

Configurar lançamentos na gravação de documentos

É possível configurar os lançamentos contabilísticos no momento da gravação de documentos. Para tal, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Administrador | [Empresa] | Base Aplicacional de Negócio;
2. Selecionar a opção Ligação à Contabilidade;
3. No separador Configuração selecionar a opção Ligação On-Line;Nota: A ligação com a contabilidade é efetuada na gravação do documento do Comercial Empresarial. Assim, a contabilidade está sempre atualizada relativamente ao Comercial Empresarial;
4. Selecionar a opção Mostrar grelha de lançamentos contabilísticos. O documento contabilístico é apresentado, podendo ser alterado, antes de ser lançado na contabilidade;
5. Clicar em Confirmar.