Como configurar a integração com o módulo da Contabilidade?

Para a correta integração com o módulo de Contabilidade deverá efetuar um conjunto de operações, garantindo assim a viabilidade de todas as funcionalidades e mecanismos existentes.

Neste sentido, deverá configurar a integração deste módulo de acordo com o método que preferir, bem como efetuar a ligação com a contabilidade a nível de cada documento. Deverá ainda descodificar a conta nesta integração para crir movimentos contabilísticos.

Por fim, deverá configurar a integração dos documentos externos e, se pretender, ativar ou desativar as diversas funcionalidades deste módulo.

Integração com a Contabilidade

A integração com a Contabilidade realiza-se segundo dois métodos:

Em diferido/Contabilidade

A pedido do utilizador, são gerados os movimentos contabilísticos. Uma vez gerados, a sua gravação efetua-se diretamente para os ficheiros da Contabilidade. Esta ligação à Contabilidade permite que os processamentos se possam efetuar de forma mais produtiva, uma vez que não é despendido tempo de computação adicional neste tipo de processamentos.

A periodicidade com que se efetua a ligação à Contabilidade é da exclusiva responsabilidade do utilizador, sendo certo que o sistema mantém informação sobre os documentos que já foram transferidos para a Contabilidade.

Em indeferido/Ficheiro

A pedido do utilizador, são gerados os movimentos contabilísticos. Uma vez gerados, o utilizador exporta esses mesmos movimentos para um ficheiro de texto. Posteriormente, este ficheiro pode ser importado na Contabilidade, sendo os movimentos integrados no momento.

Esta opção é particularmente útil para os utilizadores que recorram aos serviços de gabinetes para efetuarem a respetiva contabilidade. De referir que, nesta situação, o sistema mantém apenas um registo de documento exportado para a Contabilidade, não sendo possível ter a indicação de qual o diário/n.º diário que lhe foi atribuído devido ao facto dos ficheiros da contabilidade não estarem presentes.

Integração dos documentos externos

A configuração da integração de documentos externos na Contabilidade é realizada em duas fases:

• Criar os documentos externos que se pretendem integrar;
• Configurar os documentos previamente criados para a correspondência com documentos contabilísticos.

Para configurar a integração com o módulo da Contabilidade, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Contabilidade | Recursos | Tabelas | Documentos Externos;
2. Criar os documentos pretendidos, indicando o código e a respetiva descrição;
3. No Administrador selecionar a empresa pretendida;
4. Aceder a Contabilidade | Integração de Documentos Externos;
5. Selecionar no lado esquerdo o documento a configurar;
6. No separador Configuração indicar o diário e tipo de documento que ficará associado ao documento externo;
7. Configurar o comportamento pretendido para as reflexões de: IVA, centros de custo, funções e analítica;
8. No separador Contas preencher os seguintes campos: - Conta: Conta a movimentar. Poderá indicar a conta completa ou indicar apenas o prefixo da conta seguido do token “C”. Este token servirá para indicar que esta conta deverá ser preenchida pela aplicação, de acordo com a configuração da tabela do IVA; - Valor: Fórmula com o valor a lançar. Através das opções de contexto, poderá verificar os valores possíveis; - D/C: Natureza do movimento; - Classe do IVA: Classe do IVA com que será efetuada a reflexão. Poderá indicar uma classe completa ou colocar um token “I”. Este token servirá para indicar que esta conta deverá ser preenchida pela aplicação, de acordo com a configuração da tabela do IVA; - Grupo IVA: Indica que determinadas contas são reflexão de outras. É através deste campo que a aplicação poderá determinar que determinadas contas tem o mesmo número de lote;
9. Selecionar a opção Tabelas - IVA;
10. Configurar para o par taxa de IVA/Tipo de Movimento qual a taxa de IVA e o sufixo da conta. Será a partir desta tabela que a aplicação irá substituir a taxa de IVA e o sufixo da conta pelos tokens que foram configurados nos diversos documentos externos;
11. Por fim, clicar em Confirmar.

Configurar funcionalidades de CBL

O módulo de Contabilidade permite ativar e desativar uma série de funcionalidades, simplificando as operações no uso da aplicação e prevenindo a introdução de erros, através da configuração de funcionalidades que não serão usadas.

É possível ativar/desativar funcionalidades de duas formas:

Parâmetros da empresa

É possível ativar/desativar funcionalidades transversais a todos os exercícios, nomeadamente: Tratamento de IVA, Tratamento de Selo, Tratamento de Centros de Custo, Tratamento de Funções, Tratamento de Fluxos de Caixa e Planos Alternativos.

Com uma funcionalidade desativa, todas as referências na aplicação desaparecem.

Poderá aceder aos parâmetros da empresa em Administrador | [Empresa] | Contabilidade | Parâmetros da Empresa | Ativar Funcionalidades.

Parâmetros do exercício

É possível ativar/desativar funcionalidades apenas num determinado exercício, nomeadamente: Analítica, Transações Intracomunitárias, Liquidação/Tratamento de Pendentes, Centros de Custo, Pedidos de Reembolsos de IVA, Integração com Imobilizado, Funções, Fluxos de Caixa e Retenção na Fonte.

Por exemplo, é possível desativar o tratamento de centros de custo em 2017, mas ativar em 2018 e usufruir completamente da funcionalidade.

Poderá aceder aos parâmetros do exercício em Administrador | [Empresa] | Contabilidade | Parâmetros do Exercício | Gerais.

Ligação com Contabilidade

A ligação com a Contabilidade é efetuada indicando em cada documento a conta da contabilidade a movimentar e respetivos valores.

Tanto as contas como os valores não são fixas, mas dependem de cada documento em concreto. Assim, a indicação de cada conta e respetivo valor podem conter mnemónicas que são concretizadas aquando do lançamento de cada movimento.

A configuração da ligação com a contabilidade está dividida em duas partes. A primeira diz respeito à configuração das tabelas, sendo que para cada um dos seus elementos deverá ser indicado o(s) digito(s) de ligação à contabilidade. A segunda parte diz respeito à configuração de cada um dos documentos, existindo para cada um vasto conjunto de opções que irão determinar o comportamento da ligação.