Como configurar a ligação à Contabilidade no módulo de Recursos Humanos?

Para integrar o módulo de Recursos Humanos com a Contabilidade, é necessário seguir um conjunto de critérios e configurar a respetiva ligação. Além destas configurações, deverá ainda definir os tipos de processo e todas as características referentes às contas, valores, tabelas e linhas.

De salientar que a lista de caracteres de ligação é importante para estabelecer a integração com o módulo contabilístico.

Critérios de integração

Os Recursos Humanos permitem que a integração com a Contabilidade seja realizada de acordo com múltiplos critérios em Finanças | Contabilidade | Movimentos Diferidos | Recursos Humanos.

Diferido/Contabilidade

A pedido do utilizador são gerados os movimentos contabilísticos. Uma vez gerados, a gravação destes movimentos efetua-se diretamente para os ficheiros da Contabilidade. Esta ligação permite efetuar os processamentos de forma mais produtiva já que não é dispendido tempo de programação adicional ao gerar esse tipo de processamentos.

A periodicidade com que se efetua a ligação à Contabilidade é da exclusiva responsabilidade do utilizador, sendo que o sistema mantém a informação sobre os documentos que já foram transferidos para a Contabilidade.

Indeferido/Ficheiro

A pedido do utilizador são gerados os movimentos contabilísticos. Uma vez gerados, poderá efetuar a exportação destes movimentos para um ficheiro de texto.

O ficheiro pode posteriormente ser importado na Contabilidade, sendo os movimentos integrados no momento. Esta opção torna-se particularmente útil para utilizadores que recorrem aos serviços de gabinetes para efetuarem a respetiva contabilidade.

De referir que o sistema mantém apenas um registo de documento exportado para a Contabilidade, não sendo possível ter indicação de qual o diário/n.º diário que lhe foi atribuído, uma vez que o facto dos ficheiros da contabilidade não estarem presentes.

Ligação com a CBL

A ligação à contabilidade pode ser efetuada segundo um conjunto de critérios e opções:

• A ligação à contabilidade dos valores associados aos diversos processamentos é efetuada a pedido do utilizador, sendo possível selecionar os processamentos que pretende exportar para a contabilidade;
• A opção Restringir a Departamentos e/ou Estabelecimentos e/ou Tipos Pessoal permite realizar a ligação dos movimentos dos funcionários do(s) Departamento(s) e/ou Estabelecimento(s) selecionados;
• A opção Agrupamento de processamentos permite agrupar todos os movimentos dos vários processamentos selecionados num só lançamento. Caso contrário, será criado um lançamento na contabilidade para cada processamento. Contudo, esta opção só está disponível se os processamentos forem agrupáveis, isto é, se todos os processamentos selecionados estiverem configurados com o mesmo diário e documento de lançamento na contabilidade.

Para configurar a ligação com a Contabilidade em cada processamento é necessário indicar as contas da contabilidade a movimentar e os respetivos valores. Tanto as contas como os valores não são fixos, mas dependem de cada movimento em concreto.

Assim, a indicação de cada conta e o respetivo valor podem conter mnemónicas que são concretizadas durante o lançamento de cada movimento:

• Patrimonial: Contas Financeiras (contas cujo primeiro dígito esteja entre 1 e 8);
• Analítico: Contas da Contabilidade (contas cujo primeiro dígito seja 9);
• Centros de Custo: Representa a classificação por centros de custo a partir dos centros de custos associados a cada funcionário;
• Plano Funcional: Representa a classificação por natureza funcional (produtiva, comercial ou administrativa) dos valores.

A janela de Configuração está dividida em duas partes. A primeira trata da configuração dos processamentos que têm ligação à contabilidade, enquanto que na segunda são identificadas as contas de ligação de cada uma das entidades (tabelas). Através da opção Atualizar, é possível atualizar as várias configurações existentes de acordo com o Ano do Exercício.

Ao selecionar o Ano do Exercício é possível:

• Definir o Plano de Contas por Ano na configuração da ligação à Contabilidade para todos os processamentos;
• Determinar as Contas por Ano para todos os registos das tabelas com ligação à Contabilidade.
• Definir a impressão da configuração, ou seja, permite visualizar o mapa que disponibiliza a configuração dos documentos e tabelas.

Além de configurar a ligação à Contabilidade, poderá também defini-la por ano. A criação da configuração da ligação à contabilidade por ano está diretamente ligada à gestão do Exercício. No gestor de exercícios é possível criar, copiar e remover as configurações da integração na Contabilidade, bem como as várias repartições dos funcionários e independentes.

Para configurar a ligação à contabilidade por ano, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Administrador | Gestão de Exercícios;
2. Clicar em Criar um novo exercício;
3. Escolher os respetivos Exercícios de Origem e de Destino;
4. Selecionar o elemento Configurações de integração à Contabilidade dos Recursos Humanos.

Assim, para definir a configuração da ligação à Contabilidade para um determinado ano deverá recorrer ao Assistentede Gestão de Exercícios no caso de ser semelhante à do ano origem.

O assistente reduz o trabalho da cópia da configuração, sendo que essa configuração pode ser sempre editada novamente na respetiva janela de configuração. Se não pretender aproveitar a configuração do ano anterior, a mesma deve ser criada diretamente na janela de configuração.

Tipos de processamento

É possível configurar cada tipo de processamento com ligação à Contabilidado, indicando todos os dados necessários, nomeadamente: diário contabilístico, documento e fluxos de caixa.

Além destas configurações, também é necessário definir qual a Repartição para a Analítica em todos os tipos de processamento. Existem três formas de classificar e integrar em contas analíticas os processamentos:

• Reflexões definidas na Contabilidade: A aplicação Contabilidade efetua as respetivas reflexões de acordo com a conta origem definida nos Recursos Humanos. As contas na Contabilidade podem estar configuradas para um lançamento a 100% ou através de uma chave de repartição tanto para a Analítica a Débito (mesma natureza) como para Analítica a Crédito (natureza contrária). Na grelha de configuração da Ligação à Contabilidade não surgirá nenhuma coluna de configuração da repartição para a analítica;
• Repartição por conta origem: Nesta opção deverá indicar a conta da Analítica a Débito (da mesma natureza) e conta da Analítica a Crédito (natureza contrária) associada a cada conta origem. Cada conta origem irá originar duas novas contas desde que estejam associadas à sua conta origem, isto é, se a conta origem não estiver associada a nenhuma conta da analítica, não será criada nenhuma conta;
• Repartição por funcionário/independente: Deverá indicar para cada conta da configuração se será gerado ou não a repartição para a analítica a débito e/ou a crédito, conforme as configurações definidas na ficha do funcionário/Independente.

Para configurar os tipos de processamento, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Administrador | [Empresa] | Recursos Humanos | Ligação à Contabilidade;
2. Selecionar a opção de Configuração da ligação à Contabilidade;
3. Clicar em Processamento;
4. Selecionar cada um dos tipos de processamento e verificar que são apresentados os parâmetros de configuração no painel direito;
5. Para cada um dos tipos de processamento, indicar o Diário contabilístico, o Documento e o Fluxo de Caixa a utilizar no lançamento;
6. Indicar se deve utilizar os fluxos definidos no documento da contabilidade; Nota: Se estiver ativa, o fluxo é atribuído pela contabilidade ao integrar o movimento. Caso contrário será utilizado o que foi configurado no respetivo tipo de processamento;
7. Indicar se deve utilizar as classes de IVA definidas nas contas da contabilidade. Se estiver ativa, a classe de IVA é atribuída pela contabilidade ao integrar o movimento. Caso contrário, será parametrizada tal como uma conta da geral;
8. Definir a Repartição para a Analítica de acordo com as classificações referidas anteriormente;
9. Indicar se pretende bloquear alterações da Geral. Se estiver ativa, são bloqueadas as alterações da Geral;
10. Para cada um dos tipos de processamento indicar a conta da contabilidade a movimentar, que pode ser constituída por caracteres que são substituídos pelos respetivos dígitos ao integrar na contabilidade; Nota: Para aceder à lista dos possíveis caracteres clicar na respetiva opção para aceder ao Editor de Fórmulas;
11. Indicar o Valor a lançar na respetiva conta. Dado que o valor depende de cada movimento em particular, são utilizadas mnemónicas que identificam cada um dos possíveis valores; Nota: Para aceder à lista das possíveis Mnemónicas deverá selecionar a respertiva coluna para aceder ao Editor de Fórmulas. Indicar se a conta a movimentar é a Débito ou Crédito;
12. Indicar a Classe de IVA associada ao movimento;
13. Por fim, clicar na opção Edição da Configuração das Linhas ou efetuar duplo clique numa linha para editar individualmente cada uma das linhas da configuração.

Nota: O token VS - Valor Seg. Social Ent. Patronal não é passível de divisão por remuneração, ou seja, a configuração do tipo EF só apresentará resultados para pelo F e nunca pelo E.

De referir que:

• Se a opção Centros de Custo estiver selecionada vão ser gerados movimentos para Centros de Custo. Os Centros de Custo são obtidos a partir dos Centros de Custo associados a cada funcionário;
• Se a opção Funções estiver selecionada vão ser gerados movimentos para as Funções. As Funções são obtidas a partir dos Planos Funcionais associados a cada funcionário;
• Se a opção Analítica a Débito estiver selecionada, para cada conta da configuração vão ser gerados movimentos repartidos para a Analítica a Débito. Esta repartição é obtida a partir da ficha do Funcionário/Independente;
• Se a opção Analítica a Crédito estiver selecionada, para cada conta da configuração vão ser gerados movimentos repartidos para a Analítica a Crédito. Esta repartição é obtida a partir da ficha do Funcionário/Independente.

Para facilitar a configuração dos diversos itens das Contas da Contabilidade, poderá utilizar as seguintes opções do menu de contexto disponíveis:

• Copiar Linha - Copia para a memória os dados da linha selecionada;
• Copiar Todas - Copia para a memória os dados de todas as linhas das várias colunas existentes para a configuração selecionada;
• Colar - Coloca todos os dados em memória na grelha selecionada. Todos os dados existentes na grelha selecionada serão sobrepostos pelos existentes em memória;
• Apagar Linha - Apaga a linha selecionada;
• Apagar Todas - Apaga todas as linhas das várias colunas existentes para a configuração selecionada.

Contas e valores

Após a correta definição de contas e valores através do Editor de Fórmulas, poderá editá-las a qualquer momento. Basta aceder à opção Configuração da ligação à Contabilidade e selecionar a conta/valor pretendido.

Para editar contas e valores, siga os seguintes passos:

Tabelas e linhas

É possível configurar as tabelas com ligação à Contabilidade, selecionando as tabelas pretendidas e indicando os repetivos dígitos. A conta de ligação à Contabilidade pode ser constituida por caracteres que são substituídos pelos respetivos dígitos ao integrar na contabilidade, nomeadamente, nas seguintes tabelas:

• Departamento: Para cada um dos itens da tabela "Departamentos", é possível definir os códigos a utilizar na Conta Débito Remunerações, Conta Encargo Entidade Patronal e Conta Remunerações a Pagar.Remunerações;
• Remunerações: A tabela "Remunerações" tem características especiais. Para cada um dos itens, é possível definir os códigos da conta a utilizar, mas também indicar que a conta associada ao item é uma conta exclusiva. Quando o item está configurado com uma conta exclusiva, é essa a conta utilizada na ligação à contabilidade;
• Independentes: Para cada um dos itens da tabela de Independentes, é possível definir os códigos a utilizar na Conta Honorários, ContaIVA, Conta Retenção e Conta Pagamento;
• Descontos, Horas Extra, Funcionários, Seguros, Sindicatos, Fundos Pensão, Contas Bancárias, Domicílio Fiscal: Para cada um dos itens das outras tabelas, é possível definir os códigos da conta a utilizar;
• Tipos de Pessoal: Para cada um dos elementos da tabela "Tipos de Pessoal" deverão ser indicados os dígitos de Ligação à Contabilidade de cada linha do movimento. Para cada tipo de pessoal (registo existente na tabela) é possível efetuar configurações diferentes para cada remuneração e horas extras. A edição da configuração de cada item da tabela de "Tipos de Pessoal" será efetuada expandindo o item Tipo de Pessoal na lista de tabelas e selecionando cada um dos registos. No cabeçalho é possível configurar o tipo de pessoal como um todo.

Além de configuras as tabelas, podera ainda editar individualmente cada uma das linhas.

Para configurar tabelas e linhas, siga os seguintes passos:

Ao clicar na opção de edição da configuração das linhas, é possível editar individualmente cada uma das linhas da configuração.

Descodificação de contas

Ao descodificar a configuração para a criação de um movimento contabilístico são considerados os seguintes requisitos:

Para cada token associado a uma entidade dos Recursos Humanos, é verificado se essa entidade tem um mapeamento com as Contas Correntes. Em caso positivo, o tipo e o código dessa entidade serão associados ao movimento contabilístico. Os tokens e o correspondente tipo de entidade são:

No final da descodificação da conta, o sistema verifica se a conta está definida para ter integração com Contas Correntes e se tem uma entidade associada. Se não tiver integração às Contas Correntes ou se já se encontrar uma entidade definida, então a informação da entidade associada (via token) é ignorada;

No final da descodificação, quando são utilizados wildcards (?, *, etc.) e a operação de descodificação não resulta numa conta específica, então a integração às contas correntes não poderá ser verificada e a associação da entidade não poderá ser efetuada;

Movimentos com diferentes tipos e código de entidade não podem ser agrupados.

Caracteres de ligação

As seguintes tabelas apresenta o conjunto de caracteres de ligação das tabelas, movimentos e mnemónicas que ajudam a integração com a Contabilidade.

Os valores das diferenças de arredondamento para a Seg. Social na ligação à Contabilidade, Token ERS, poderão assumir valores invulgares nos casos de edição da grelha de resultados da Declaração de Remunerações, principalmente, quando são realizadas introduções e/ou remoções de linha sem correspondência nos movimentos.

Para o cálculo das mnemónicas VRPF e VSPF, a percentagem considerada em cada processamento é calculada sobre os dias de férias de direito do funcionário, quando este tem mais dias que os configurados no instrumento de trabalho, ou sobre os dias do instrumento de regulamentação de trabalho, quando o funcionário tem menos dias que os do instrumento de regulamentação do trabalho. Para identificar as remunerações são considerados as remunerações parametrizadas no Administrador.