Quais são as opções disponíveis no Office Extensions?

No Office Extensions encontram-se disponíveis um conjunto de opções que permitem inserir templates e definir intervalos de valores nos parâmetros das fórmulas, analisar possíveis erros e recalcular fórmulas.

Poderá ainda efetuar o login automático na abertura de um livro e limpar os dados guardados em cache.

Para realizar estas opções deverá iniciar sessão do utilizador no ficheiro Excel.

Recalcular fórmulas

No Microsoft Office Excel existe uma hierarquia de dependências que permite detetar quando é necessário calcular os valores das células. O cálculo de uma célula só é efetuado quando esta depende de outras células cujo valor foi alterado. O cálculo de uma célula efetua o cálculo de todas as fórmulas correspondentes. O modo cálculo pode ser automático ou manual, conforme a opção selecionada no Microsoft Office Excel.

O cálculo das fórmulas só é realmente executado quando está ativo o modo de cálculo manual. No modo de cálculo automático o Microsoft Office Excel mantém os valores das células constantemente atualizados.

O recálculo das fórmulas é executado sempre que exista uma reconstrução da hierarquia de dependências e o recálculo de todas as células.

Para recalcular fórmulas de um livro excel deverá:

• No Microsoft Office Excel clicar nas teclas Shift+Ctr+Alt+F9.

• No Office Extensions clicar na opção Recalcular da secção Fórmulas | Funções Cegid.

Nota: Para calcular apenas as fórmulas de um livro Excel basta clicar na tecla F9. Já para calcular as fórmulas de uma folha Excel basta clicar nas teclas Shift+F9.

Alterar forma de recálculo de fórmulas

Por omissão, o Microsoft Office Excel recalcula automaticamente as fórmulas quando a célula de que a fórmula depende é alterada.

No entanto, esta ferramenta disponibiliza uma opção que permite definir a forma de recálculo das fórmulas, isto é, controla se o Excel volta ou não a calcular as fórmulas.

Por exemplo, consideremos que os relatórios disponibilizados contêm bastantes fórmulas. Sempre que o utilizador altera uma determinada fórmula, as restantes que são dependentes desta serão recalculadas, estando assim sujeito a uma diminuição da performance.

Neste cenário, sugere-se a utilização do cálculo manual para reduzir o tempo desta operação.

Para alterar a forma de recálculo de fórmulas, siga os seguintes passos:

1. Aceder às opções do ficheiro Excel. Por exemplo, na versão Microsoft Office 2010 esta opção encontra-se em Ficheiro | Opções;

2. No separador Fórmulas, na área Opções de cálculo ativar a opção Manual;

3. Desativar a opção Recalcular livro antes de guardar.

Inserir folha de parâmetros

O Office Extensions fornece um template para o preenchimento dos parâmetros das fórmulas, propondo assim uma determinada organização destes dados na elaboração de novos relatórios do utilizador.

Este template encontra-se disponível na pasta de instalação, mais especificamente na subpasta Reports\Platform: ""ReportTemplate.xls"".

Para inserir o template no relatório, siga os seguintes passos:

1. Aceder à secção Cegid do ficheiro Excel;

2. Selecionar a opção Parâmetros.

São criadas automaticamente duas folhas: uma para definição das empresas (folha Empresas) e outra para definição dos restantes parâmetros das fórmulas (folha Parâmetros).

Para além da definição dos parâmetros, poderá ainda personalizar ambas as folhas, como por exemplo: definir o título.

Definir intervalos de valores

Existem várias fórmulas no Office Extensions que permitem a definição de um intervalo de valores em algum dos seus parâmetros. Estes casos encontram-se identificados na descrição da própria fórmula.

Existem duas formas para definir um intervalo de valores:

1. Definir um intervalo de células, por exemplo: G2:G4;

2. Definir diretamente os valores possíveis, por exemplo: {""000"";""001"";""002""} ou {""000""\001""""\""002""""}.

3. "

Diagnosticar erros

O Office Extensions permite analisar quais são as fórmulas que contêm erros em todas as fórmulas do ERP utilizadas no ficheiro Excel.

Para diagnosticar erros na utilização das fórmulas do ERP no ficheiro Excel siga os seguintes passos:

1. Aceder à secção Cegid do ficheiro Excel;

2. Selecionar a opção Diagnósticos.

3. É apresentada uma nova secção que lista os erros encontrados e indica o motivo desse mesmo erro;

4. Clicar sobre a linha do erro para aceder à célula onde o erro ocorre;

5. Corrigir o erro.

Este diagnóstico deteta apenas erros na construção das fórmulas. Não deteta diferenças entre as fórmulas utilizadas no Add-in Financeiro e Office Extensions.

Iniciar sessão

No Office Extensions existe um conjunto de fórmulas dos módulos do ERP e das listas que se encontram disponíveis após o início de sessão do utilizador no ficheiro Excel.

Para iniciar a sessão efetuar os seguintes passos:

1. Aceder ao separador Cegid ou àrea Funções Cegid do separador das fórmulas;

2. Clicar em Login;

3. Indicar o nome do utilizador e a respetiva palavra passe.

Efetuar login automático ao abrir um livro

O Office Extensions permite efetuar o login automático ao abrir um livro. Para tal siga os seguintes passos:

1. Criar um novo atalho para o livro.

2. Nos parâmetros do atalho indicar o utilizador (/u:) e a password (/p:)

Exemplo de atalho: ""%ProgramFiles(x86)%\Microsoft Office\Office14\EXCEL.EXE"" ficheiro.xlsx /u:jose.silva /p:js

Para utilizar esta funcionalidade no contexto do ERP siga os seguintes passos:

1. A partir do Navegador criar um Novo Atalho do tipo Aplicação Externa;

2. No campo Aplicação colocar EXCEL.EXE;

3. No campo Parâmetros colocar o seguinte texto: ficheiro.xlsx /u:%%UTILIZADOR%% /p:%%UTILPASSWORD%%.

Limpar cache

A cache é o mecanismo que guarda em memória um conjunto de valores por um determinado período de tempo. Tal significa que os valores recalculados/atualizados são sempre provenientes da cache exceto quando não existem em memória ou expiraram por terem ultrapassado o tempo de validade da cache (20 minutos).

O Office Extensions guarda os resultados dos cálculos efetuados por um período de tempo em memória para reduzir os recálculos de dados e melhorar a performance.

Para limpar os dados guardados em memória (cache) siga os seguintes passos:

1. No ficheiro Excel aceder à secção Cegid;

2. Selecionar a opção Ferramentas | Limpar cache.

Poderá também aceder às Preferências e no separador Dados clicar no botão Limpar cache.