Como inserir e visualizar listas do ERP no excel?

Um livro Excel pode conter listas do tipo Tabela ou Tabela Pivot. Qualquer lista é baseada numa fonte de dados, como por exemplo Excel, SQL Server ou Office Extensions.

Através do Office Extensions, poderá inserir e visualizar as listas do ERP no ficheiro excel, sendo que as listas apresentadas dependem das permissões atribuídas aos utilizadores no ERP. Além destas opções, poderá ainda alterar as empresas associadas às listas.

Inserir Listas do ERP

O Office Extensions permite visualizar e inserir listas do ERP para tirar partido destas listas a partir do Excel.

Para inserir uma lista do ERP no ficheiro Excel, siga os seguintes passos:

1. Aceder ao separador Cegid do ficheiro Excel;

2. Indicar a Empresa, a Categoria de Informação e a respetiva Lista a inserir;

3. Selecionar a opção Pré-visualização (opcional). Neste caso é apresentado um novo painel com a lista;

4. Clicar em Inserir Lista e escolher a opção pretendida: - Tabela: Insere uma tabela com os dados da lista (semelhante à opção Tabela); - Tabela Pivot: Insere uma tabela dinâmica (semelhante à opção Tabela Dinâmica); - Copiar Valores: Copia os valores da tabela atual para a célula atual; - Copiar Referências: Cria uma tabela utilizando a fórmula PRI_ListValue. Esta opção permite guardar a lista atual e atualizar posteriormente apenas cada uma das linhas agora exportadas (não insere novas linhas); - Copiar Cabeçalhos: Copia os títulos da lista; - Nova Folha (Tabela): Insere a lista como tabela numa nova folha; - Nova Folha (Tabela Pivot): Insere a lista como tabela dinâmica numa nova folha; - Nova Folha (Valores): Insere os valores da lista numa nova folha; - Nova Folha (Referências): Cria uma tabela utilizando a fórmula PRI_ListValue numa nova folha.

A lista pode ainda ser inserida no ficheiro Excel através de pré-visualização. Para tal, deverá selecionar as linhas a copiar e arrastar até uma célula do ficheiro. Posteriormente, deverá selecionar uma das seguintes opções:

• Copiar Valores;

• Copiar Referências;

• Copiar Cabeçalhos;

• Inserir Tabela;

• Inserir Tabela Pivot;

• Cancelar.

A vantagem desta alternativa é que apenas são copiadas as linhas selecionadas, à exceção das opções Inserir Tabela e Inserir Tabela Pivot.

Para manter a tabela e/ou a tabela dinâmica atualizada, deverá clicar nas opções Atualizar ou Atualizar Todas disponível no separador Cegid.

As listas SQL sem categoria associada não são suportadas pela operação Copiar Referências, assim como as listas que possuem parâmetros não são suportadas e não estão disponíveis para inserção.

Visualizar Listas do ERP

Para visualizar uma lista do ERP a partir de um ficheiro Excel, siga os seguintes passos:

1. Aceder ao separador Cegid do ficheiro Excel;

2. Definir a empresa, a categoria de informação e a respetiva lista a pré-visualizar;

3. Selecionar a opção Pré-visualização.

É apresentado um novo painel com os dados da lista.

Nota: Poderá inserir filtros através da opção Editar Filtro disponível no mesmo painel.

Os dados da lista poderão ainda ser inseridos na folha Excel.

Definir Permissões

Consoante a seleção sequencial da empresa e categoria (que funcionam como filtro), é possível selecionar uma das listas existentes no ERP. As listas apresentadas dependem das permissões do utilizador no ERP.

Para garantir permissões às listas, siga os seguintes passos:

1. Aceder ao Administrador do ERP;

2. Selecionar o utilizador e editá-lo;

3. Em Operações por Empresa definir a empresa e ativar as respetivas categorias de informação;

4. Clicar em Gravar.

Alterar Empresas associadas às Listas

A ligação de uma tabela a uma lista do ERP está sempre associada a uma determinada empresa.

Para alterar a empresa à qual a tabela está atualmente ligada, siga os seguintes passos:

1. Clicar no lado direito do rato sobre a respetiva tabela;

2. Selecionar a opção Cegid | Associar Empresa;

3. Na lista de empresas disponíveis selecionar a empresa à qual se pretende ligar a tabela;

4. Clicar em Confirmar.