Importação e exportação de dados

A importação e exportação de informação entre empresas, nomeadamente as configurações de processos, são tarefas extremamente importantes e comuns. Por isso, são disponibilizados utilitários que permitem de uma forma assistida garantir a execução destas tarefas.

Condições

A importação de registos através de um ficheiro Excel permite adicionar vários registos a uma tabela. Esta opção encontra-se disponível em Empresas, na opção Administração | Importar Registos do menu de contexto de uma empresa.

Além de ser necessário cumprir a estrutura da base de dados, é necessário efetuar as seguintes alterações:

• Alterar os valores do tipo bool 0 e 1 para Falsee Truerespetivamente;
• Remover NULLS;
• Inserir chavetas nos campos do tipo GUID;
• Remover caracteres inválidos das descrições;
• Alterar o formato dos valores, por exemplo 11.111,11 passa para 11111.11;
• Remover coluna VersaoUltAtiv.

Aceder aos Utilitários

A principal função do Gestor de Exportação de Dados é centralizar o acesso a um conjunto de utilitários para que seja possível exportar dados.

Para aceder, por exemplo, ao utilitário de Exportação SAF-T PT a partir do Administrador, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Administrador | Gestor de Exportação de Dados;
2. Selecionar a categoria de Exportação Declarações Fiscais e Oficiais | Standard Audit File for Tax purpose;
3. Selecionar o formato de exportação SAF-T PT.

Importar Dados Externos

Para importar dados externos para uma empresa, siga os seguintes passos:

1. Selecionar a empresa pretendida disponível na lista de empresas;
2. Importar registos através da opção Empresas | Administração | Importação de Registos ou utilizando o menu de contexto (Administração | Importação de Registos);
3. Clicar em Próximo;
4. Indicar a fonte de dados (Base de Dados, Outra Base de Dados, Ficheiro de Texto ou Microsoft Excel);
5. Selecionar a base de dadosou ficheiro em função da fonte de dados selecionada anteriormente. Caso se trate de um ficheiro de texto, terá de definir as suas propriedades. Recomendamos que o ficheiro esteja codificado em UTF-8 para garantir a correta leitura dos dados;
6. Clicar em Próximo;
7. Indicar os elementos que compõem a fonte origem e a fonte destino (a composição depende da fonte de dados selecionada) e os respetivos mapeamentos e transformações da informação origem/destino na coluna Transferência;
8. Clicar em Próximo;
9. Definir a ordem de importação dos dados (opcional). Esta opção é extremamente útil para a importação de dados interdependentes entre tabelas. Nestes casos, deverá introduzir primeiramente as tabelas com registos que são objeto de relacionamento noutras tabelas;
10. Clicar em Próximo;
11. Aplicar filtros (queries SQL) sobre a informação origem;
12. Concluir os restantes passos do assistente.

Este assistente apenas gere a introdução de dados nas tabelas de uma empresa e permite identificar se um registo precisa de ser inserido ou atualizado. No entanto, não gere as relações de chaveestrangeira que ligam a tabela em questão a outras tabelas do sistema.

Por exemplo, para inserir um registo na tabela ArtigoMoeda, é necessário que o artigo exista antecipadamente na tabela Artigo. De uma forma semelhante, este assistente não garante a remoção de registos de tabelas que contenham ligações para outras tabelas. Por exemplo, não será possível importar um artigo selecionado para atualização com remoção prévia dos registos se este estiver referido na tabela ArtigoMoeda.

A opção de gravação do Package DTS é muito útil caso ocorra um erro na migração que não seja possível diagnosticar apenas com a aplicação. Se for o caso, é possível executar manualmente o package com o Enterprise Manager do SQL Server para diagnosticar qual a falha.