Este módulo tem como objetivo a transferência de ficheiros entre distintas bases de dados de forma rápida e automática. Conferirá rapidez e facilidade na troca dos documentos essenciais de qualquer transação comercial.
Numa primeira fase, este módulo apresenta um sistema de transferência de ficheiros designado EDI, que se baseará na importação de encomendas e na integração das mesmas nas respetivas rotinas de gestão e, por outro lado, na exportação de faturas pela mesma via. Ou seja, este módulo pressupõe a troca de informação entre os dois agentes de uma relação comercial: Cliente e Fornecedor. Para este efeito, será necessário possuir o módulo de Gestão.
O módulo Documentos Eletrónicos disponibiliza dois tipos de documentos distintos:
Dossiers Internos, como as Encomendas e as Guias de Remessa, por exemplo;
Documentos de Faturação.
A Transferência de Ficheiros Via EDI não dispensa o respetivo envio e arquivo por parte dos agentes económicos, nomeadamente dos documentos legais como Faturas e Notas de Crédito, entre outros. Porém, permite a troca e a inserção automática nos sistemas informáticos dos documentos sobre os quais assentam as transações comerciais tidas entre os dois agentes económicos, agilizando-as e tornando-as mais rápidas e eficientes.
Via EDI, será possível transferir:
Dossiers Internos em formato ASCII, XML livre e XML Padrão;
Documentos de Faturação em formato ASCII e XML livre.
Como já foi referido, os documentos de faturação são abrangidos por estas rotinas de transação.
Para que os agentes económicos possam substituir as faturas em papel, agilizando assim os respetivos processos de faturação e reduzindo custos, este módulo disponibiliza a emissão e o envio de Documento Eletrónico que, digitalmente assinados, serão rececionados por uma entidade que os arquivará e proporcionará a respetiva posterior consulta. Este tipo de documentos manterá o respetivo valor legal e fiscal.
Este módulo emite os documentos legais em formato XML Padrão e envia-os sob outro sistema de transferência de ficheiros, distinto do EDI.
Além disto, está disponível a comunicação de faturas via Web Service. Esta forma de comunicação de faturas é uma das vias possíveis de enviar à AT os dados das faturas emitidas.