Dossiers Internos: Funcionamento e Preenchimento

Existem diversas formas de introduzir o nome de um cliente:

1. Introduzindo o nome de um cliente novo, a aplicação pergunta se quer criar uma ficha nova no ficheiro de clientes. Quando se trata de um documento novo, é apresentado o ecrã de Seleção de registos.

2. Clicando no ícone que permite consultar uma listagem dos clientes existentes. Se a tabela de clientes tiver menos de 100 registos, a aplicação mostra automaticamente uma listagem com todos os clientes, para que possa selecionar o que pretende. Se a tabela tiver mais de 100 registos, a aplicação disponibiliza o ecrã de seleção de registos para que se possam criar critérios de seleção e mais facilmente encontrar o cliente pretendido. Para escolher o cliente na listagem basta realizar duplo-clique na respetiva linha ou selecionar o registo e clicar em Ok.

3. Digitar um conjunto de letras do cliente (por exemplo as primeiras três ou quatro letras do nome) e no fim colocar o ponto de interrogação (?). Desta forma irá obter os clientes cujo nome começa por esse conjunto de letras (para uma explicação mais detalhada consulte por favor o manual de Navegação). Deverá ter em consideração que esta opção só funciona se já chamou os registos da respetiva tabela (clientes, fornecedores, entidades e contactos - consoante o módulo que possuir). Para utilizar esta opção é necessário ativar a mesma nos Parâmetros Gerais - Clientes - opção Procura incremental automática de clientes.

4. Clicar no ícone de procura e escrever o nome do cliente que pretende.

5. Utilizar o número do cliente (0 + o número)

6. Procurar pela Abreviatura. Este processo permite pesquisar não pelo Nome do cliente, mas pela Abreviatura do mesmo. Para tal basta colocar um ponto seguido de uma ou várias letras da abreviatura, por exemplo .M&M. Para que esta opção funcione corretamente, é necessário preencher o campo de Abreviatura na respetiva ficha. A procura incremental por abreviatura poderá ser efetuada somente para as tabelas de Fornecedores e Clientes. Quando introduz um cliente que já existe o sistema preenche diversos campos do dossier (Vendedor, Moeda, etc.), utilizando para esse efeito os dados da ficha. Além disso é ainda possível preencher outros campos de forma automática, podendo utilizar para esse efeito os Valores por defeito.

Área

Este campo por defeito aparece com a área, caso tenha sido definida no ecrã de utilizadores. Se tiver controlo de acessos à área, apenas conseguirá criar registos para a sua área.

Pessoa

Este campo apenas se encontra disponível se possuir o módulo CRM Comercial. Os dossiers Internos que utilizam a tabela EM ou seja de Contactos têm um campo adicional que permite selecionar a Pessoas correspondente ao contacto para o qual se vai emitir o dossier. Assim, depois de selecionar o contacto pretendido e premir o botão de lista deste campo, são disponibilizadas as pessoas do contacto para que se possa selecionar a pessoa pretendida.

Só é possível introduzir uma Referência (para tal existe a respetiva coluna nas linhas do dossier) se possuir o módulo de Stocks. Caso não possua o módulo referido, não será apresentada a coluna Referência.

Existem diversas formas de introduzir ou procurar uma referência:

1. introduzindo o nome de uma referência nova, o sistema pergunta se quer criar uma ficha nova no ficheiro de artigos;

2. clicar no botão direito do rato ou colocar um ponto de interrogação, é possível executar uma consulta que possui diversas formas de Consulta / Seleção de Artigos a referência pretendida.

3. é ainda possível introduzir códigos de barra e códigos de barra alternativos no campo Referência. A aplicação, caso o parâmetro respetivo se encontre ativo, assume automaticamente a referência correspondente ao código introduzido.

4. digitar um conjunto de letras da referência (por exemplo as primeiras três ou quatro letras). Desta forma irá ser pesquisada uma referência que começa por esse conjunto de letras. Este método chama-se Procura incremental. Para utilizar esta opção é necessário ativar a mesma nos Parâmetros Gerais - Stocks - opção Procura incremental automática de artigos.. Esta opção só se encontra disponível se possuir o módulo de Stocks.

Nota: se pretender uma linha em branco ou uma linha só com texto, deverá ser criada uma linha não definindo qualquer referência e alterando apenas a descrição. Poderá introduzir muitas linhas entre referências se pretender. A introdução de uma linha é efetuada pressionando a tecla [Ctrl+Ins], ou clicando em por baixo nas linhas do documento. Para apagar uma linha usam-se as teclas [Ctrl+Delete] ou o ícone. Se num dossier interno existirem produtos compostos, ao alterar ou apagar o artigo pai, os artigos componentes associados à referência anterior são eliminados de imediato.

A apresentação das colunas nos dossiers internos dependem da Configuração de Dossiers dos mesmos relativamente aos campos que as constituem. No entanto, no que diz respeito à ordenação das colunas, esta é guardada por moeda, pelo que, ao alterar a moeda na criação de um dossier interno, a ordenação das colunas vai assumir a ordenação que tiver sido guardada para aquela moeda.

Ao aceder a este ecrã é possível executar diversas procuras do artigo: por Família, por Marca, por Designação, etc. Para tal basta escrever a condição pretendida e depois clicar ou carregar na tecla PgDn para realizar a procura. Para modificar a procura deverá pressionar PgUp, senão carrega-se em Enter para procurar o artigo pretendido.

A opção contida permite uma procura em qualquer posição da referência (início, meio e fim) o que torna o processo de procura mais lento. Desta forma é possível procurar por parte do nome. Além desta opção é ainda possível excluir os artigos bloqueados. Para bloquear ou desbloquear uma referência, é necessário aceder à ficha do artigo.

Se existirem muitas referências para determinada condição, é possível definir mais condições de procura, por exemplo Marca=CLH e Linha de produto=Auto. Poderá ainda selecionar várias referências, clicando para esse efeito na coluna OK?, ou então definir um Filtro para a pesquisa. Para mais informações sobre filtros consulte por favor o capítulo sobre Filtros.

Quando se obtém a listagem dos artigos poderá clicar sobre a linha do artigo desejado e depois pressionar a tecla Enter ou clicar em Escolher, passando assim a informação desejada para o Dossier interno.

Além destas opções é ainda possível configurar o modo de funcionamento da pesquisa de referências.

• Os artigos procurados ficam automaticamente com o OK? Marcado, permite marcar os registos que foram pesquisados (e encontrados) com OK?. Isto significa que em determinada pesquisa, por exemplo Marca=CHL, todos as referências correspondentes a esta condição ficam preparadas (marcadas) para serem copiadas para o dossier.

• Em cada nova procura mantém os registos marcados com OK?, ou seja, as referências mantêm-se marcadas quando redefine a procura (com a Lupa ou PgDn). Desta forma é possível procurar por exemplo todos os artigos de duas marcas, já que quando se realiza a segunda procura ainda se encontram marcados os registos da primeira.

• Ver o preço de custo ponderado, permite obter mais uma coluna informativa com o preço custo ponderado dos artigos.

• Ver a primeira referência alternativa (se existir) (implica nova procura), permite obter mais uma coluna informativa para as referências, neste caso com a referência alternativa. Para obter esta informação deverá clicar (novamente) no botão com a Lupa ou na tecla PgDn. Para mais informações sobre a referência alternativa consulte por favor o manual de Stocks.

• O stock é igual ao stock atual + a quantidade em receção (implica nova procura), permite obter no campo do stock atual as quantidades do stock atual mais as quantidades em receção. Também aqui é necessário clicar em PgDn ou no botão com a Lupa. Para que esta opção funcione corretamente é necessário realizar uma nova procura.

• Adiciona as referências alternativas abaixo da principal (marcadas com clique em Alt?) Desta forma será possível observar também as referências alternativas de cada referência.

• O stock é igual ao stock atual + a quantidade em receção (implica nova procura). Esta opção permite definir que a coluna do stock é a soma do stock atual mais a quantidade em receção.

• Permite alterar quantidade a passar para o documento. Esta opção permite indicar para cada referência a quantidade a passar para o documento.

• Permite alterar o preço a passar para o documento (implica nova procura). Se clicar nesta opção e realizar nova procura, será apresentado uma nova coluna que permite indicar o valor de venda a passar para o documento.

• Ver o stock previsto (implica nova procura), permite obter uma coluna adicional com o stock previsto. Também aqui é necessário clicar em PgDn ou no botão com a Lupa para refazer a procura.

• Ver o stock na quantidade alternativa, permite observar o stock dos artigos mas utilizando a quantidade alternativa dos mesmos. Para mais informações sobre a quantidade alternativa consulte por favor o manual do módulo de Stocks.

• Ver o último preço de venda do cliente (muito lento), permite observar o último preço de venda dos artigos para o cliente do documento. Esta opção torna o processo mais lento.

• Ver o stock nos primeiros X armazéns (tem que re-entrar neste ecrã), permite observar o stock de diversos armazéns. Para tal é necessário sair e voltar a entrar no ecrã.

Nota: a opção anteriormente explicada é uma procura por referência. Como já foi explicado anteriormente, esta situação só é possível se possuir o módulo Stocks.

O campo do Valor da Venda de cada linha poderá ser inserido ou alterado neste local. Caso possua o módulo de Stocks, existirá a coluna Referência, cujo valor e designação poderão ser preenchidos de forma automática. Para automatizar o preenchimento dos dados é possível utilizar por exemplo os Valores por defeito.

Outra forma de obter o valor é através do campo Total do valor (ou Total da venda). Quando se introduz uma quantidade e o Total da linha, é automaticamente calculado o valor unitário.

Quando este é preenchido a partir de uma tabela de preços (dossier de preços de clientes ou dossier de preços de fornecedores), esse preço corresponde sempre ao da tabela mais recente (data do dossier da tabela de preços) e só são consideradas tabelas não fechadas caso tenha configurado o sistema para ignorar o parâmetro geral Data fechada nos docs. de faturação, compras, recibos, pagamentos e adiantamentos.

Por tabelas fechadas, entenda-se as que são marcadas como fechadas e também aquelas cuja data é anterior à data fechada indicada no parâmetro descrito, ou anterior à data indicada no tipo de dossier.

Nota: ao gravar um dossier com data e hora do sistema inferior à do último dossier emitido, passa a ser alterado sobre se a data e hora de sistema se encontra correta, sendo, posteriormente, questionado se pretende continuar com a emissão do dossier. Após preenchimento destes dados é ainda possível complementar a informação do dossier preenchendo a segunda página que se encontra disponível.

As colunas (informações) apresentadas nas linhas dos documentos poderão variar mediante a configuração, como aliás se encontra explicado em Configuração de dossiers, mas poderá ainda definir quais as colunas a colocar no início ou no fim de cada documento. Para executar uma operação deste género basta clicar no cabeçalho da coluna e arrastar o mesmo para a posição desejada. Esta alteração ficará gravada, podendo no entanto voltar a mudar a disposição destas informações.

Outra possibilidade é retirar o acesso aos preços de venda e aos descontos e à edição de preços de custo, situações que poderão ser definidas nos acessos de dossiers.

Ao gravar um dossier interno com várias linhas, nas quais existam dados que inviabilizem a sua gravação (lotes, cores ou tamanhos por preencher, stock indisponível para reservas ou cativos, etc.), é apresentada uma lista com a identificação das referências que provocam essas situações chamada de Lista de problemas detetados ao gravar o documento, em vez de dar uma mensagem por cada linha, obrigando a corrigir caso a caso, com sucessivas tentativas de gravação. Desta forma, de uma só vez, toma conhecimento de todas as situações anómalas no dossier interno, de forma a que as possa corrigir e gravar o dossier.

Ao gravar a introdução de um Dossier Interno configurado como Permite associar Recibos de Adiantamento, é apresentado um ecrã próprio.

Se a resposta for afirmativa, abre o ecrã de Recibos de Adiantamento em modo de introdução com a informação do cliente já preenchida (proveniente do Dossier). Ao gravar o Recibo de Adiantamento, automaticamente este fica associado ao Dossier Interno. Se a resposta for negativa, apenas é gravado o Dossier.

Se eliminar um Dossier Interno que tenha associado a um ou mais Recibos de Adiantamento é apresentado um ecrã próprio.

Se a resposta for afirmativa, é removida a ligação na tabela de Recibos de adiantamento e o Dossier é eliminado. Se a resposta for negativa, tudo se mantém, ou seja, o dossier não é eliminado e o(s) recibo(s) de adiantamento(s) continuam associados ao Dossier.

Como já foi referenciado é possível definir diversos campos para um dossier interno.

Existem no entanto diversos campos fixos, tanto no cabeçalho e rodapé do dossier, bem como nas linhas do mesmo. Alguns dos campos para preenchimento são por exemplo: Refª interna, Moeda, Motivo anulação, Centro analítico, Descontos, Armazém, Segmento de Mercado, Modo de cobrança, Observações, etc.

O nome de alguns dos campos poderá ser definido e em alguns casos é necessário possuir determinados módulos para o funcionamento automático dos mesmos.

Nota: se o campo Centro Analítico estiver preenchido, ao faturar o dossier, esses dados são automaticamente copiados para o cabeçalho da fatura, caso contrário, esta será atualizada com os dados que estiverem na ficha do cliente em questão.

Esta opção especial surge nas linhas dos Dossiers internos se possuir acesso de supervisão e permite efetuar o tracking de linhas do documento. Desta forma é possível observar os documentos que originaram as linhas do atual documento, bem como os documentos de destino (para onde as linhas foram copiadas).

No campo de Movimentação fica registado o último documento que movimentou (para onde ou de onde foi copiada) a linha.

Para executar esta opção basta utilizar a opção das Origens ou dos Destinos. Desta forma é apresentado o ecrã onde constam os respetivos documentos.

Neste ecrã é possível definir o Nível de recursividade, ou seja, possibilita ver a origem pretendida. Isto significa que poderá observar o documento que originou a linha selecionada ou o documento que originou o documento de origem e assim sucessivamente, até chegar ao documento original. Esta filosofia aplica-se também aos documentos de destino.

Ao aceder ao ecrã é possível observar os diversos documentos, sendo no entanto necessário ter em conta as seguintes situações:

• Em primeiro lugar é necessário clicar a opção de Origem ou Destino da linha pretendida;

• quando entra neste ecrã, o nível de recursividade de um (1) valor, significando isto que só é visualizado o documento que originou a respetiva linha.

• para alterar o nível de recursividade basta usar a opção, mas é necessário voltar a clicar no sinal mais (+) para atualizar os dados no ecrã;

• para poder observar os dados, é necessário clicar no sinal mais (+) à esquerda da respetiva linha;

• a antiguidade dos documentos está definida pela ordem dos mesmos, sendo os mais antigos apresentados no fim da listagem.

Após selecionar a linha do dossier de Origem (ou Destino) clica-se em OK e é apresentado o documento (de origem ou de destino).

Nota: as Origens não ficam preenchidas se nas opções de cópia escolher Copiar só o Total.

Este campo só se encontra disponível caso o dossier esteja configurado para utilizar a tabela de cliente ou fornecedor. Nos dossiers de clientes, a lista de Condições de Pagamento são as dos clientes e nos dossiers de fornecedores, são as dos fornecedores

Desta forma é possível criar um dossier para um cliente/fornecedor, alterar as condições de pagamento e ao faturar/comprar o dossier, as condições de pagamento passam do dossier para o documento de faturação/compra.

Série do documento manual e Nº do documento manual

Estes campos ficam disponíveis quando a série do documento está configurada com as opções Série de documento a ser assinada digitalmente e Série para cópias de documentos originais ativas. São campos de preenchimento obrigatório e permitem identificar a série do documento manual e respetivo nº de documento (documento emitido manualmente em papel).

Viatura de Expedição

Este campo permite selecionar uma matrícula de uma viatura existente no ecrã de Constituição Da Tabela De Viaturas caso possua o módulo PHC Frota CS, ou na Tabela de Viaturas de Expedição, caso possua apenas os módulos PHC Gestão CS e PHC SMS CS.

Motorista

Este campo apenas surge quando o dossier interno é do tipo para SAFT igual a GT, GD, GR, GA e GC e permite definir o motorista que irá efetuar o transporte da mercadoria. Se a viatura tiver motorista associado, ao definir a matrícula este campo é preenchido automaticamente com o nome do motorista.

Tipo de cliente/Tipo de fornecedor

Conforme seja a tabela que o dossier utilize assim é alterado este campo. É um campo informativo que serve para registar qual o tipo de cliente/fornecedor, utilizando a tabela criada ora na ficha de clientes ora na de fornecedores.

Segmento de Mercado

Este campo apenas existe nos dossiers internos que utilizam a tabela de clientes e é automaticamente preenchido quando na introdução de um dossier se seleciona o cliente (desde que este por sua vez, também possua este campo preenchido na sua ficha).

Modo de Cobrança

Este campo permite definir qual o modo de cobrança inerente ao dossier interno.

Impresso

Este campo indica se o dossier já foi impresso. Esta indicação é dada de forma automática. Para que este campo fique selecionado quando imprimir um Dossier Interno não certificado para um formato especial (por exemplo: PDF) é necessário que tenha o I.D.U. do Dossier Interno configurado para Marcar como Impresso ao imprimir para formato especial.

Dossier em Conferência

Este campo só se encontra disponível mediante configuração do próprio dossier interno e permite definir se o dossier se encontra ou não em conferência.

Centro analítico

O campo centro analítico é preenchido de forma automática, caso esteja preenchido na ficha de cliente e/ou do fornecedor. Este campo poderá ser utilizado para executar filtros nas listagens e análises. Para mais informações sobre este campo consulte por favor os parâmetros.

Data de expedição e Hora de Expedição

Estes campos são obrigatórios no caso de dossiers de trânsito de mercadorias, como por exemplo, guias de remessa. Deverá ser indicado a data e hora de início do transporte das mercadorias.

Nota: No campo da hora de expedição apenas é possível digitar uma hora compreendida entre as 00:00 e 23:59. Caso coloque uma hora que não esteja compreendida entre este período, surge a informação de que a hora não está correta e impede de gravar o dossier.

Data efetiva de entrega

Indica a Data em que os bens ou os serviços foram/são/serão prestados ou colocados à disposição do adquirente. Por defeito assume a data de vazio (01.01.1900), mas poderá alterá-la. Caso este campo permaneça vazio, por opção, quando este dossier for utilizado como cópia para um outro Dossier, ou documento de faturação, prevalecerá a data do Dossier.

No caso dos dossiers de clientes configurados para serem dossiers de preços por cliente (preçários), aparece na página outros dados uma opção chamada Tabela válida para todos os clientes deste tipo que não possuam tabela própria, o comportamento é o seguinte: O preçário passa a ser válido para todos os clientes do tipo definido no dossier que não possuam um preçário individual. No caso de não existir um preçário para o tipo de cliente em questão, será verificado se existe um preçário para todos os clientes com o campo Tipo em branco e neste caso será utilizado este.

Aprovado

Este campo permite aprovar o documento de faturação. O nome deste campo é definido na configuração do próprio documento, sendo que este apenas se encontra ativo mediante a mesma configuração.

Idioma

Este campo permite definir qual o idioma a utilizar, na descrição dos artigos. Quando se utilizam os idiomas este campo assume automaticamente, ao introduzir o cliente o idioma definido na ficha do mesmo. Se se tratar de um cliente nacional, uma vez que não tem idioma definido este campo não é preenchido. Quando se utiliza idiomas, as designações das referências nos documentos, desde que estes assumam o idioma (que tem de estar definido na ficha do cliente) passam para as linhas dos documentos de acordo com o idioma definido. Por sua vez, estas designações são colocadas nos diversos idiomas na ficha dos artigos.

Hora para Stock

Neste campo fica registada a hora do dossier. Este campo apenas está disponível com a ativação do parâmetro Utiliza valorização de Stocks por Data e Hora quando o custeio de stock é «Preço de Custo Ponderado» (re-instalar triggers) e em Dossiers Internos que movimentem stock.

Local de carga

Serve para indicar qual o local onde é efetuada a carga.

Local de descarga

Serve para indicar qual o local onde é efetuada a descarga. Este campo apenas é preenchido automaticamente com um registo da tabela de Moradas de Carga e Descarga quando o cliente, fornecedor, contacto ou entidade não for consumidor final.

Nota: quando o dossier tem tipo para SAFT igual a GT, GR, GA, GC ou GD estes dois campos são de preenchimento obrigatório.

Os campos Local de Carga e Local de Descarga são preenchidos com as moradas existentes no ecrã Moradas de Carga e Descarga.

O Local de Carga é preenchido com um registo cuja Origem esteja preenchida com Outros, podendo ser alterado para uma morada que tenha a origem preenchida, através da inserção manual na descrição da morada neste campo.

O Local de Descarga é preenchido da seguinte forma:

• se o cliente, fornecedor, contacto ou entidade já tem morada de descarga criada na tabela é colocado esse registo neste campo;

• se o cliente, fornecedor, contacto ou entidade ainda não tem morada de descarga criada na tabela, surge uma mensagem a perguntar se quer criar a morada;

• se o cliente, fornecedor, contacto ou entidade tem várias moradas de descarga criadas na tabela, surge uma listagem ordenada pela descrição para escolher qual a morada a colocar no campo local de descarga.

Se a comunicação de documentos de transporte for efetuada via Ficheiro SAF-T (PT) Resumido, estes campos são exportados nos elementos ShipFrom e ShipTo da tabela de Movement Of Goods(doc Movimentação Mercadorias) Portaria 302.

Cód. Ident. AT

Este campo apenas surge quando o dossier tem tipo para SAFT igual a GT, GR, GA, GC ou GD e indica o código de identificação do documento de transporte atribuído pela AT (Autoridade Tributária).

Caso possua o módulo PHC SMS CS e o parâmetro Utiliza envio de Mensagens SMS esteja ativo, na gama Enterprise e com PHC ON ativo, é possível enviar o código de identificação atribuído pela AT ao motorista, quer automaticamente quer de forma manual.

Se a série do documento tiver a opção Envia SMS para o Motorista com o Código da AT quando comunica por WebService à AT ativa e for definido um motorista que tenha número de telemóvel preenchido, ao gravar um documento é enviado automaticamente um SMS para o motorista.

Se a opção na configuração do documento estiver inativa ou o Método de envio de Documentos de Transporte for através de ficheiro SAF-T, apenas é possível enviar o SMS através do botão. Ao clicar neste botão é aberto o seguinte ecrã:

Neste ecrã é possível adicionar informação na mensagem, bem como os dados do destinário do SMS.

Os seguintes campos só se encontram disponíveis se possuir o módulo POS.

Loja

Este campo identifica a loja onde foi executada a venda e que originou o movimento de tesouraria.

Terminais de vendas

Este campo identifica o terminal onde foi executada a venda e que originou o movimento de tesouraria.

Responsável de caixa

Neste campo fica registado o nome do responsável de caixa, relativo ao movimento executado.

Operador

Neste campo fica registado o nome do operador de caixa, relativo ao movimento executado.

O dossier de avenças/quotas permitirá uma faturação mensal do mesmo, podendo o texto ser automaticamente alterado, facilitando assim a passagem da informação para os documentos de faturação. A configuração de dossiers do tipo de avença só se encontra disponível se possuir o módulo Gestão, uma vez que este dossier utiliza a Faturação automática.

Para criar um dossier de avenças ou quotas é necessário ativar a respetiva configuração: Na Configuração de dossiers ativa-se a opção É um dossier de avenças ou quotas. Desta forma surgem os campos Última faturação e Periodicidade nos Outros dados do dossier, e é possível definir diversas variáveis nas linhas do documento.

Para facilitar a faturação mensal das avenças deverá ter em conta:

• A faturação é emitida automaticamente a partir da opção Emissão automática de faturação;

• Para poder constar o mês por extenso na Fatura poderá indicar no dossier o campo #MES##### na designação;

• Identicamente poderá ter o ano por extenso #ANO# e ainda o trimestre #TR# e o semestre #SE#;

• Na página Outros Dados é possível definir a periodicidade da faturação;

• Aqui também fica registada, de forma automática, a data da última faturação.

A restante configuração do dossier é muito semelhante aos outros dossiers internos. Para mais informações sobre a configuração de dossiers consulte por favor o capítulo de Configuração de Dossiers.

A vantagem da Avença é o facto de ser faturada com a periodicidade indicada, sendo para esse efeito utilizada a Faturação automática. A opção de Faturação automática encontra-se explicada no manual do módulo Gestão. Depois de selecionar o documento de faturação e o dossier (Avença) clica-se em Preparar, e são apresentadas todas as avenças ou quotas que se deverão ser faturadas. Para emitir os documentos de faturação, basta clicar em OK e depois em Emitir.

Para utilizar o acompanhamento do processo produtivo no sistema é necessário recorrer aos dossiers internos. A configuração de dossiers de produção só se encontra disponível se possuir o módulo de Stocks.

O primeiro passo será a configuração dos mesmos, sendo possível utilizar os seguintes dossiers:

• Composição de artigo - é o dossier que discrimina como é que o produto final é composto;

• Ordem de produção - é o dossier que executa a produção do artigo (produto);

Para poder iniciar a produção é necessário criar os respetivos dossiers, sendo, no entanto, possível utilizar outros nomes para os dossiers. Neste local apresenta-se apenas um exemplo de dossiers, podendo criar dossiers adicionais se desejar.

Qualquer dossier que faça parte do ciclo de Produção deverá ser configurado como dossier de produção. Após indicação de que o dossier faz parte do ciclo de produção, é necessário configurar as restantes opções. Maioritariamente trata-se de opções que deverão ser escolhidas, embora existam algumas opções que deverão respeitar a lógica de utilização, como por exemplo:

• A tabela utilizada deverá ser de Clientes (no nó Outras Configurações a Tabela que utiliza = CL).

• O Descritivo do dossier, disponível na página Campos do dossier, poderá ser preenchido como Produto, facilitando mais tarde a identificação do dossier de composição aquando da cópia para a produção.

• O dossier Ordem de produção deverá ter um clique em Movimenta stocks (opção disponível na página de Integração), indicando desta forma que é um dossier que vai movimentar o stock dos artigos. Além desta opção é importante indicar os códigos de movimentação de stocks.

Definição dos preços dos Componentes e do Produto final

Existem diversas formas para definir ou obter os preços dos Componentes (matérias-primas) e do Produto acabado. A forma de funcionamento deverá ser definida, consoante o modo como se pretende utilizar o sistema.

Os componentes do Produto e o próprio Produto poderão sofrer variações de preços, mas por outro lado poderá existir a possibilidade de predefinir o preço de custo/venda dos mesmos, contando já com a variação dos mesmos durante um determinado período. Assim sendo, poderá definir o preço de custo dos componentes e o preço de venda do produto na ficha de artigo dos mesmos, ou, caso possua o módulo Gestão, o preço de custo dos componentes poderá ser oriundo do documento da compra.

Em ambos, poderá a qualquer altura alterar os valores indicados, podendo esse processo ser efetuado das seguintes formas:

• alterando o preço indicado diretamente na ficha do artigo;

• alterando manualmente o preço no dossier que define a composição do Produto final;

• atualizando o preço no dossier que define a composição do Produto final, utilizando uma opção no Menu das linhas (atualizar preços) ou através da atualização quando se grava o dossier;

• alterando manualmente o preço no dossier de Produção;

• atualizando o preço no dossier de Produção, utilizando uma opção no Menu das linhas (atualizar preços) ou através da atualização quando se grava o dossier.

Processo comum

Uma vez que o preço dos componentes varia bastante, coloca-se um preço base na ficha do artigo (que deverá ser periodicamente atualizado). Este valor passa para o dossier de Composição, onde serve apenas como referência. Neste dossier ainda não existe preço para o produto final, pelo que geralmente não existe atualização de preços neste dossier.

A atualização de preços ocorre geralmente no dossier de Produção, onde além das unidades a produzir poderá também ser adicionada a Mão-de-obra ou outros valores não previstos. Assim neste dossier deverá atualizar os preços de custo dos componentes, para depois no ato da gravação atualizar o Preço de venda/custo do produto acabado com os valores dos componentes (transformados).

Em virtude deste dossier dar saída de stock dos componentes e entrada de stock dos produzidos, é necessário indicar dois 2 códigos de movimentação. Desta forma o primeiro código deverá ser de saída, ou seja, um código entre 50 e 99, e o segundo código deverá situar-se entre os códigos 1 e 49, visto ser um código para dar entrada de stock.

Os códigos de movimentos de stocks estão descriminados numa tabela própria e que poderá ser acedida através de Programas - Tabelas de códigos - Códigos de movimentos de stocks.

O primeiro dossier a ser utilizado é a Composição de produto e que permite discriminar como é que o Produto final é composto. Para esse efeito deverá começar por indicar o nome do cliente, sendo possível indicar o nome da própria empresa, uma vez que se trata de um dossier interno e que não está relacionado com nenhum cliente em particular. Caso a composição seja específica para um cliente, poderá indicar-se sempre o nome do mesmo.

De seguida é necessário indicar o Produto a produzir e os respetivos componentes. No que respeita o produto basta indicar a referência do mesmo. Geralmente é criada uma referência nova, devendo-se criar uma nova ficha no ficheiro de Stocks. Para mais tarde facilitar o processo da cópia é possível introduzir o nome do produto no campo Produto (Descritivo do dossier).

Nota: Quando é criada a ficha do artigo é possível indicar o Preço de venda, que constará também no dossier de composição, no entanto é possível realizar essa indicação mais tarde.

Após indicação da referência do produto, é necessário clicar na coluna Prod.?, indicando assim que a linha é a do Artigo a produzir (produto). Note-se que as restantes linhas, as dos componentes, não são identificadas dessa forma. Depois da indicação anterior falta ainda especificar a quantidade e que neste caso deverá ser 1 unidade, já que este dossier serve para definir o que é necessário para produzir um Produto (embora possa indicar mais do que uma unidade, partindo do princípio que pretende, por exemplo, sempre 2 unidades como base).

Dica: apesar da explicação do processo, sugere-se que os componentes sejam colocados antes do Produto, para assim facilitar o processo de cálculo de preços.

Além da indicação do Produto (artigo a produzir) é necessário indicar os Componentes, ou seja, as referências que compõem o produto. As linhas indicadas não deverão ter o clique em Prod.?, uma vez que estes são os componentes. Cada componente (referência) indicado poderá ser um artigo já existente ou uma referência nova, devendo para esse efeito ser criada no ficheiro de artigos. É possível indicar referências de serviço, incluindo desta forma por exemplo Mão-de-obra ou outras situações desejadas.

Qualquer dos componentes indicados poderá ter 1 ou mais unidades (quantidades) e o seu preço poderá ser, ou não, indicado/alterado caso seja necessário. Em geral os valores dos componentes estão sempre a ser atualizados, por essa razão poderá até não estar indicado preço no dossier interno.

Para terminar a Composição basta confirmar os dados e Gravar o respetivo dossier.

Depois de descriminar como o Produto é composto, já é possível executar a produção do mesmo. Para tal basta abrir um dossier de produção (Ordem de produção) e copiar a Composição para dentro do dossier. Para copiar basta indicar o cliente, que poderá ser ou não o mesmo utilizado na Composição, e clicar nas linhas do dossier, por exemplo na referência. Depois basta selecionar o botão Copiar as linhas de outros dossiers, que se encontra na parte inferior do dossier juntamente com outros botões.

Alternativamente é possível configurar o dossier de produção, para solicitar a cópia de outro dossier, bastando para tal ativar a opção Pergunta se quer copiar de outro dossier na Configuração de dossiers.

Após clicar no botão indicado, é necessário selecionar o dossier do qual se pretende copiar os dados, neste caso é a Composição. Após seleção do tipo do dossier é apresentada uma listagem com todos os dossiers de Composição (neste exemplo), sendo possível identificar o dossier pretendido de diversas formas.

Durante o processo de cópia entre dossier é possível definir diversas opções. Para mais informações sobre estas opções consulte por favor o capítulo sobre as Opções na cópia de dossiers.

Ao efetuar uma cópia entre dossiers internos de produção, desde que as linhas estejam devidamente configuradas como artigos a produzir e os mesmos utilizem lotes, ao passar para o novo dossier irá apresentar o ecrã de Inserir Lotes, dando a opção de selecionar os Lotes, se algum deles tiver lotes associados estes serão automaticamente preenchidos.

Após confirmar a cópia do dossier de origem para o novo dossier, volta-se ao dossier de Produção. Ao retornar ao dossier de Produção é possível observar que foram introduzidas as quantidades necessárias para produção das unidades desejadas. Uma vez que o dossier movimenta stocks, ao gravar este documento serão executados dois passos:

• saída de stock dos componentes

• entrada de stock do produto

Quando se grava um dossier interno onde existem dados provenientes de outro dossier, é apresentada uma janela que permite fechar ou não o dossier original. Só se deverá fechar o dossier da Composição caso não se pretenda produzir mais unidades.

Poderá suceder que durante o processo da cópia exista um componente que não possui stock suficiente. Se o sistema estiver parametrizado para avisar stocks negativos será apresentada uma janela com as seguintes opções:

• Passa a linha com o stock - passa apenas as unidades em stock;

• Passa a linha com o pedido - passa a linha com as unidades indicadas;

• Passa a linha com zero - passa a linha mas coloca 0 unidades;

• Não passar a linha - não copia a linha para o dossier;

Nesta fase já está criado o dossier de produção com a indicação do número de unidades a produzir do Produto (dar entrada em stock) e o número de componentes a abater ao stock (dar saída). É possível alterar o dossier de produção em todos os aspetos, ou seja, alterar preços ou quantidades existentes, adicionar linhas, como por exemplo criar uma linha com Mão-de-obra, etc. Para terminar basta Gravar o dossier de produção, não fechando depois o dossier de composição, a não ser que já não seja necessário efetuar mais produções.

Quando se grava o dossier de produção é movimentado o stock do produto (dá entrada em stock) e dos componentes (dá saída de stocks).

Nos dossiers de produção, é também possível registar números de série nos artigos a serem consumidos na produção do artigo. Assim, na compra destes é dada a entrada do equipamento e no dossier de produção é dada a saída do mesmo. No artigo a ser produzido, é possível criar um n.º de série, (sendo neste último caso inserido um registo na tabela de Equipamentos) uma vez que é dada a entrada de um equipamento. De igual modo, também o artigo poderá ser produzido com um componente que já tenha por sua vez um n.º de série.

O dossier de produção deverá ter a seguinte configuração:

• Ser um dossier de produção;

• Permitir agregar equipamentos ao dossier;

• Atualiza o cliente nos equipamentos produzidos e /ou Atualiza o cliente nos equipamentos consumidos.

As opções de atualização do cliente são facultativas e permitem que a ficha do equipamento, seja a do equipamento consumido ou o produzido, fique atualizada com o cliente, logo na gravação do dossier de produção; ou seja, na hora da produção do produto.

Nas opções das linhas dos dossiers, quando o dossier é do tipo produção, fica disponível a opção:

Atualizar o custeio do dossier de produção (se tiver só um produto produzido), que vai corrigir o custo dos artigos produzidos, quando for inserida uma compra dos seus componentes em data anterior à realização do movimento de stock do produto produzido. Ou seja, sempre que os preços de custo dos artigos a serem consumidos forem alterados, na produção do artigo é sempre possível recalcular o seu P.C.P. (que continua com o valor dos artigos consumidos anteriores à alteração) com o P.C.P. novo dos novos artigos que vão dar origem ao artigo produzido.

Os custos de vendas dos produtos produzidos são corrigidos apenas quando se corre a rotina existente para o efeito (atualização do stock do artigo) na ficha do artigo.

Os dossiers de equipamentos permitem um controlo total sobre os mesmos. Permitindo assim saber todas as ações realizadas sobre os equipamentos, desde entrega ao cliente, devolução, retoma, etc.

Para o correto funcionamento é necessário configurar os seguintes dossiers:

• Devolução de Cliente: Tabela que utiliza - CL; Permite agregar equipamentos ao dossier; Os equipamentos são atualizados como entradas.

• Devolução para Fornecedores: Tabela que utiliza - FL; Permite agregar equipamentos ao dossier; Os equipamentos são atualizados como saídas.

• Disponibilização de equipamento: Tabela que utiliza - CL; Permite agregar equipamentos ao dossier; Os equipamentos são atualizados como saídas; disponibiliza equipamentos em armazém/fornecedor.

• Substituição de Equipamento no Fornecedor: Tabela que utiliza = FL; Permite agregar equipamentos ao dossier; Os equipamentos são atualizados como entradas; Indisponibiliza equipamentos no fornecedor.

• Retoma de Fornecedor: Tabela que utiliza - FL; Permite agregar equipamentos ao dossier; Os equipamentos são atualizados como entradas; dossier de retoma de equipamento.

• Retoma de cliente: Tabela que utiliza - CL; Permite agregar equipamentos ao dossier; Os equipamentos são atualizados como saídas; dossier de retoma de equipamento.

• Equipamentos de outros clientes: Tabela que utiliza - CL; Permite agregar equipamentos ao dossier; Os equipamentos são atualizados como entradas; Procura a referência por 0+nº de série; Permite equipamentos de outros clientes

É necessário ativar os seguintes parâmetros:

• Compras: Utiliza números de série nas compras

• Equipamentos: Nome do nº de série Principal; O número de série é sempre único seja qual for a marca e modelo (opcional); Numera sequencialmente o n.º de série Principal (opcional).

Compra do equipamento

Exemplo:

É efetuada uma compra ao Fornecedor B, do seguinte equipamento:

• Referência: Equipamento A - série 1234

• Referência: Equipamento A - série 1235

Ao efetuar a compra e após atribuição dos números de série, é criado um registo para cada equipamento no ficheiro de equipamentos. Neste ecrã ficam registados todos os dados referentes ao equipamento, podendo saber também a localização do mesmo. Neste momento encontra-se em armazém, logo o campo respetivo Em Armazém, está ativo, indicando o armazém e a data de entrada do equipamento.

Venda do equipamento

Ao faturar o equipamento A (série 1234) ao cliente Demo, serão alterados na tabela de equipamentos diversos campos, nomeadamente o nome do cliente, localização, entre outros. Desta forma permite saber qual o cliente que possui o equipamento A com o n.º de série 1234.

Caso o equipamento não esteja nas devidas condições ou tenha avariado, é efetuada uma devolução do equipamento. Neste caso terá que efetuar uma Devolução de Cliente. Ao efetuar o dossier interno respetivo terá que selecionar a opção, de forma a aceder à listagem de números de série. Ao realizar clique direito em cima da coluna do número série, ficarão disponíveis todos os equipamentos do cliente em questão com a referência, escolhida no dossier.

Exemplo:

Neste caso específico ficará disponível o equipamento A (série 1234).

Após a devolução, o equipamento encontra-se novamente na empresa, logo o campo de localização na ficha do equipamento é atualizado, este campo indica qual o armazém em que o equipamento se encontra e a data de entrada do mesmo. O armazém é escolhido no dossier, podendo não ser o mesmo de quando a compra do equipamento.

Após a devolução do equipamento e caso o cliente pretenda um novo equipamento, terá que proceder à disponibilização de equipamento. Ao efetuar o dossier interno respetivo terá que selecionar a opção, de forma a aceder à listagem de números de série, a aplicação confirma se para esse cliente, existe algum equipamento em armazém ou no fornecedor com as mesmas caraterísticas (ref., modelo, e marca) do equipamento utilizado no dossier de devolução. É visualizado um novo ecrã que mostra todos os equipamentos idênticos, onde é possível escolher qual o que se pretende disponibilizar.

É de salientar que, se ao criar o dossier interno de disponibilização de equipamento em vez de ir procurar um equipamento idêntico ao do cliente, inserir 0 + nº de série (do novo equipamento), é-lhe de imediato perguntado se quer agregar equipamento ao dossier uma vez que este está desde logo identificado. De seguida é colocada a questão relativa à disponibilização do equipamento:

Encontra-se em armazém (X) equipamento deste cliente, com as mesmas caraterísticas do escolhido. Deseja disponibilizar algum para futuras vendas?

Seguindo o exemplo: A aplicação irá neste caso disponibilizar o equipamento A (série 1235) que se encontra em armazém, pois é o único equipamento semelhante ao equipamento devolvido.

Ao escolher o equipamento de substituição a aplicação questiona se pretende disponibilizar o seu equipamento para futuras vendas.

• Se Não - O equipamento A (série 1234), ficará ligado ao cliente demo. Nesta situação ficarão dois equipamentos agregados ao cliente Demo, o seu equipamento e o equipamento de substituição. Após reparação do equipamento do cliente, terá que realizar uma devolução de cliente do equipamento de substituição.

• Se Sim - O equipamento, após reparação, ficará disponível para futuras vendas. Neste caso o equipamento perde completa ligação com o cliente Demo.

Enviar o equipamento ao fornecedor. Ou seja, é efetuada uma Devolução para Fornecedor. De forma a que, por exemplo, permita a reparação do equipamento. Ao efetuar o dossier interno respetivo terá que selecionar a opção, de forma a aceder à listagem de números de série. Ao realizar clique direito em cima da coluna do número série, aparecerá o ecrã com os equipamentos em armazém com aquela referência e uma coluna que indica a que cliente pertence.

Quando a coluna está preenchida com o nome do cliente significa que após reparação do equipamento, o mesmo voltará para o cliente. Se a coluna não estiver preenchida significa que:

• O equipamento ainda não foi vendido ou

• o equipamento já foi vendido, mas houve uma devolução do cliente, dando origem a uma disponibilização de equipamento, em que o cliente optou pela substituição do equipamento sem retoma.

Exemplo: Com a gravação deste dossier o equipamento A (série 1234), deixará de estar em armazém para estar no fornecedor. Serão novamente atualizados os campos relativos à localização do equipamento na ficha do mesmo, preenchendo os campos do fornecedor, e os dados deste.

Caso o equipamento que se devolveu ao Fornecedor não seja passível de arranjo, ou seja, o equipamento não tenha hipótese de reparação, terá que substituir este equipamento por outro. Significa que o fornecedor irá devolver um equipamento novo com um n.º de série novo, ficando o equipamento estragado no fornecedor.

Para tal terá que efetuar um dossier de Substituição de Equipamento no Fornecedor, este dossier terá que ter a seguinte configuração:

• Tabela que utiliza = FL

• Permite agregar equipamentos ao dossier

• Os equipamentos são atualizados como entradas

• Indisponibiliza equipamentos no fornecedor

Ao dar entrada de novos equipamentos vindos de um fornecedor, é verificado se existem outros equipamentos com as mesmas caraterísticas (ref, marca, modelo) nesse mesmo fornecedor (independentemente de estarem ou não agregados a um cliente). Se existirem, poderá se pretender, escolher um para substituição ficando o equipamento que está no fornecedor indisponível.

Caso o equipamento que se encontra no fornecedor esteja atribuído a um cliente, ao substituir esse equipamento por um novo, este novo equipamento ficará associado ao cliente do equipamento que se encontra no fornecedor.