Os dossiers internos poderão ser copiados entre si para documentos de faturação ou para documentos de compra.
O ecrã de cópia poderá ser acedido nos documentos de faturação e nas compras através do botão existente para o efeito.
É de notar que, nos dossiers internos, as opções de faturar (no caso de dossiers dirigidos a clientes) e comprar os dossiers (no caso dos dossiers dirigidos a fornecedores) respeitam as opções de cópia. O processo de copiar um dossier interno para outro poderá ser executado das seguintes formas:
No novo dossier clicar no botão Copiar as linhas de outro dossier
Configurar o dossier com a opção Pergunta se quer copiar de outro dossier
Ao introduzir um dossier interno, configurado com esta opção ativa, é efetuada a cópia de outro dossier que está configurado com uma Tabela que utiliza que poderá ser diferente do anterior. Nesse caso para que o preenchimento do nome no dossier seja corretamente efetuado, além desta configuração é necessário que os dados só sejam copiados uma vez. O software vai verificar e atualizar os dados do cliente, fornecedor, entidade ou contacto referentes às seguintes possíveis ligações que existam:
Se no dossier de origem dos dados, a tabela utilizada é a EM (Contactos) e no novo dossier a tabela utilizada é a CL (Clientes) ou AG (Entidades), o software verifica se o contacto já é nosso cliente ou nossa entidade respetivamente.
Se no dossier de origem dos dados, a tabela utilizada é a AG (Entidades) e no novo dossier a tabela utilizada é a CL (Clientes), FL (Fornecedores), ou EM (Contacto) o software verifica se a entidade já é nossa cliente, fornecedora ou nosso contacto respetivamente.
Opções disponíveis
Escolha o dossier a copiar ou pesquise por códigos de barras: Poderá introduzir manualmente o número do dossier ou através da leitura do código de barras associado para permitir a pesquisa de documentos nas várias séries de dossiers internos. Ao encontrar o registo, o mesmo é marcado como sendo para Copiar. Se, posteriormente, for escolhida outra série irá perderá os registos. O mesmo se aplica quando são selecionados os campos Só os dossiers de ... ou Observar apenas os dossiers abertos. Na eventualidade de ter documentos com um código de barras gerado antes da v.22, a pesquisa só poderá ser realizada se estiver posicionado na série onde foi criado o documento, pois o código de barras era realizado pela junção dos seguintes campos: Tipo documento + Série do documento + Data do documento + Número do documento.
Nota: Esta funcionalidade apenas está diponível nas gamas Advances e Enterprise e subscrição do PHC On ativa.Observar apenas os dossiers abertos: Esta opção permite definir que só deverão ser apresentados os dossiers que não se encontram fechados.
Nº uni. a copiar: Permite definir quantas unidades deverão ser copiadas do dossier original. Esta opção é particularmente útil para a cópia de um dossier de Composição para um dossier de produção, indicando assim quantas unidades serão produzidas. Desta forma serão multiplicadas as quantidades dos artigos que constam no dossier original. Esta opção encontra-se disponível apenas na cópia entre dossiers. Se pretender copiar um dossier para uma fatura ou compra, este campo aparece indisponível.
Procura por descritivo: A opção Procura por descritivo é bastante útil, pois permitirá procurar um dossier interno pela informação registada do campo Descritivo do dossier. Por exemplo, no caso do ciclo de Produção, é possível definir o nome do Produto final no campo do Descritivo do Dossier da Composição. Assim, quando é aberta a Ordem de produção, poderá identificar (pesquisar) o dossier de Composição através deste campo. Para mais informações sobre esta opção consulte por favor o capítulo sobre Configuração de Dossiers. A forma mais fácil e mais imediata da utilização do campo Descritivo do dossier e a que já foi referenciado anteriormente. Como este campo do dossier de Composição foi identificado com o nome do Produto, torna-se mais simples identificar o dossier (por exemplo KIT 23). Caso não se opte por esse método, é possível clicar na linha do dossier pretendido ou optar pela opção Nº do dossier a ser copiado, esta permite indicar qual o número do dossier que se deseja copiar e depois selecionar a opção Copiar só o dossier escolhido.
Linhas do dossier escolhido: Na página Linhas do dossier escolhido, é possível visualizar todos as linhas (dados) do dossier ou Observar apenas as linhas em que a quantidade pendente é maior que zero. Poderá ainda decidir se quer ou não incluir determinada linha, desclicando para esse efeito a opção Copiar?.
Configurar campos a visualizar: permite colocar ou retirar algum campo na grelha. Esta opção abre um ecrã com uma grelha que contém todo os campos disponíveis por tipo de dossier (nome e titulo) e uma coluna com um botão que dá a possibilidade de escolher quais os campos que pretende visualizar. Depois de selecionar os campos a visualizar e clicar em ok, a grelha da opção que permite copiar dossiers para outros documentos, irá apresentar as colunas correspondentes aos campos selecionados, contendo a respetiva informação de cada dossier. A escolha dos campos a visualizar é realizada por cada perfil e para cada tipo de dossier (depende do dossier escolhido na opção Escolha o dossier a copiar) e é guardada no Repositório de dados locais. Por defeito, são visualizados na grelha os seguintes campos (no entanto se pretender poderá retirá-los):
Nome do dossier
Número
Data
Valor
Moeda
Descritivo do Dossier: apenas aparece se estiver definido na configuração do dossier
1º Campo Lógico: apenas aparece se estiver definido na configuração do dossier
A coluna referente ao Valor total, por defeito apresentará valores em Euros, se entrar pela primeira vez nesta opção em Euros (o mesmo para Escudos). Ou seja, se entrar pela 1ª vez em Euros, aparece a coluna com os valores em Euros, se depois alterar e entrar com Escudos, não aparece por defeito a coluna de Escudos mas sim a coluna de Euros. Ao mudar o tipo de dossier da opção Escolha o dossier a copiar a estrutura da grelha é refeita de acordo com os campos selecionados na opção de Configurar campos a visualizar. Para visualizar os respetivos dossiers, é necessário realizar duplo-click sobre o tipo de dossier ou então dar um click no botão de Observar.
Opções sobre a cópia: Antes de copiar o dossier é ainda possível executar algumas configurações, que estão disponíveis na página Opções sobre a cópia.
Nota: apenas com acesso de supervisão à tabela Configuração de Dossiers e ao Dossier n.º poderão aceder a esta funcionalidade.
Para possuir a informação da origem dos dados é possível ativar a opção Ao passar inclui o nome e número do documento de origem, obtendo assim uma linha com a respetiva identificação no novo dossier. Caso deseje evitar o transporte de determinadas linhas, poderá ativar a opção Só passa linhas com quantidade maiores que zero.
A opção Não passa a referência dos artigos, que só se encontra disponível se possuir o módulo de Stocks, permite evitar que o campo da Refª seja preenchido no dossier. Esta opção poderá não estar ativa se as permissões da configuração do dossier assim o indicarem.
A opção Verifica se existe stock em armazém antes de passar a linha permite controlar o stock dos componentes, ou seja, adverte sobre a falta de stock. Esta opção é importante quando o controlo de stocks não se encontra ativo nos Parâmetros Gerais - Stocks. Quando por exemplo se fatura um dossier que cativou stock, esta questão não se coloca uma vez que se o stock se encontra cativo pelo dossier em questão, ou seja o stock existe. Esta opção só se encontra disponível se possuir o módulo de Stocks, para mais informações consulte por favor o respetivo manual.
A opção Fecha o dossier após ser copiado serve para automatizar o fecho do dossier interno após o processo da cópia. Por exemplo, ao copiar vários dossiers internos para um documento de faturação ou dossier, com esta opção de cópia ativa, ao gravar o documento destino, ou seja, o documento de faturação, surge uma janela, com o Número e Nome do(s) dossier(s).