De seguida, é explicado o processo relativo a uma compra e as respetivas várias fases do processo, desde o seu início através da Proposta até ao seu fim na emissão do Pagamento e consulta do Movimento de Tesouraria:
Proposta: para registar a proposta do fornecedor, poderá usar um Dossier Interno (em Gestão | Dossiers Internos), escolhendo um fornecedor, as referências dos artigos que constam da proposta e os valores. Nas configurações dos dossiers internos, poderá adaptar os campos a preencher e a informação que compõe a proposta;
Encomenda ao fornecedor: poderá basear-se no dossier da proposta. Para tal, no ecrã Dossiers Internos, deverá clicar em Copiar as linhas de outro dossier e selecionar a proposta que lançou anteriormente. Esta será apresentada e poderá criar a encomenda ao fornecedor com base na proposta, sem ter de voltar a escrever toda a informação. Após gravar, poderá optar por encerrar o dossier de proposta no qual se baseou. Caso não preencha o campo Data de expedição, a aplicação irá preenchê-lo automaticamente;
Compra: poderá aceder a Gestão | Compras a Fornecedores. Alternativamente, para facilitar o processo, poderá introduzir a compra a partir do ecrã Dossiers. Para isso, deverá posicionar-se na encomenda ao fornecedor e no separador Outros Dados clicar em Comprar este dossier. De seguida, será apresentado o ecrã Compras para que possa finalizar a compra ao fornecedor. Desta forma, terá a informação já preenchida na compra, permitindo ganhar eficiência no trabalho (após gravar, tem a opção de encerrar o dossier interno que utilizou);
Pagamento: para emitir o pagamento relativo à sua compra, deverá aceder a Gestão | Pagamentos a fornecedores. Adicionalmente, poderá emitir o pagamento através da compra usando o botão Emitir Pagamento disponível no lado direito do ecrã. Deverá preencher os campos Código C/C, Local e Classificação e gravar processando o pagamento ou só gravar o pagamento;
Tesouraria: após a emissão do pagamento, é criado automaticamente um registo de Movimento de Tesouraria em Gestão | Outras Opções de Tesouraria | Movimentos de Tesouraria. Ficará guardada informação sobre o valor de entrada ou de saída (recebimento ou pagamento), o código de tesouraria e o Local (Caixa ou determinado Banco). Nos Movimentos de Tesouraria poderá consultar os registos introduzidos diretamente no ecrã ou provenientes de documentos de faturação, compras, recibos ou pagamentos.
Se pretender controlar este processo de forma mais ampla, poderá fazê-lo por intermédio da execução de várias análises. A título de exemplo, indicam-se duas cuja utilidade pode ser significativa:
Análise de Encomendas: disponível em Análises | Painel Global de Análises | Análises da Aplicação | Dossiers Internos | Análise de Encomendas, permite controlar as encomendas efetuadas que permanecem em aberto. Neste ecrã, poderá visualizar as encomendas de clientes ou as encomendas a fornecedores, assim como saber quais são as encomendas a fornecedores que já estão em atraso;
Evolução anual de Tesouraria: disponível em Análises | Painel Global de Análises | Análises da Aplicação | Tesouraria | Evolução anual de Tesouraria, permite consultar a situação da sua empresa. Este relatório permite obter um mapa com a evolução mensal de entradas e saídas de valores, ordenados pelos respetivos códigos de tesouraria, auxiliando a gestão nos processos de controlo e obtendo informação, por exemplo, sobre os pagamentos que realizou.