Como Configurar e Utilizar o Assistente de Vendas

O Assistente de Vendas permite ao utilizador ter uma conversa com o Cegid Pulse sobre vendas no software.

Esta funcionalidade está disponível para todos os utilizadores que tenham:

• PHC CS Evolution Standard ou plano superior

• O módulo Cegid Pulse

• Cegid Account.

Ecrã

O ecrã de Configurações para Cegid Pulse - Vendas tem uma configuração base que fica automaticamente disponível no assistente do Cegid Pulse e que está preparada para utilizar imediatamente. Esta configuração não pode ser eliminada, mas pode ser alterada e duplicada. Os campos de Inativo e Acesso não estão disponíveis na configuração base.

O ecrã de Configurações para Cegid Pulse - Vendas é composto pelos seguintes campos e botões:

• Resumo: Este campo é de preenchimento obrigatório e permite preencher o resumo da configuração que irá ser apresentada no assistente do Cegid Pulse, caso o campo Texto para botão não esteja preenchido;

• Inativo: Este campo permite inativar a configuração em questão, sendo que não está disponível na configuração base;

• Texto para botão: Permite preencher o nome da configuração que irá ser apresentada no assistente do Cegid Pulse. Se este campo não estiver preenchido a informação que irá apresentar no assistente será a informação preenchida no campo Resumo;

• Data e hora da Ultima atualização: Estes campos guardam a data e hora do ultimo calculo de dados a serem enviados para o Cegid Pulse. Nota: os dados ficam guardados nos campos aicfgsales.contextdata e aicfgsales.contextdesc;

• Tipo de documento: Neste local é possível definir o(s) tipo(s) de documento(s) a serem enviados para o Cegid Pulse. Os tipos de documentos podem ser de:

  1. Faturação - inclui faturas, faturas-recibo, notas de crédito e notas de débito,

  2. Encomendas - inclui encomendas de cliente e/ou

  3. Orçamentos - inclui Orçamentos introduzidos na "Faturação a Clientes" e nos "Dossiers Internos". Este tipo de documento está disponível nos executáveis de Portugal, Angola e Cabo Verde, mas em Espanha e Moçambique só está disponível com o módulo "Projecto - Orçamentação".

  4. É obrigatório definir pelo menos um tipo de documento.

Período de Dados e Configurações

• Duração: Este campo é de preenchimento obrigatório e permite definir o nº de dias, meses ou anos a considerar para a análise;

• Período: Este campo é de preenchimento obrigatório e permite definir a unidade de tempo para a análise: Dias, Meses ou Anos;

• Agrupamento: Este campo é de preenchimento obrigatório e permite definir a forma como os dados são apresentados na análise: Mês, Trimestre, Quadrimestre,Semestre ou Ano;

• Estrutura organizacional: Permite indicar que informação é enviada para a análise: país, localidade, zona, vendedor (nome definido no parâmetro Nome do campo de Vendedor (Singular)), armazém, centro analítico (nome definido no parâmetro Nome do campo de Centro Analítico), ref. interna (nome definido no parâmetro Nome do campo de Referência Interna), tipo de cliente;

• Segmentação de produtos: Permite indicar que informação é enviada para a análise: família de artigos, marca (nome definido no parâmetro Campo de utilizador 1), modelo (nome definido no parâmetro Campo de utilizador 2), segmento;

• Métricas a incluir: Permite indicar que informação é enviada para a análise: custos, descontos, margens;

• Acesso: Permite indicar que utilizadores têm acesso à configuração em questão, sendo que não está disponível na configuração base;

• Usa Iniciadores personalizados;

• Visualizar dados: Permite visualizar os dados resultantes da configuração e que são enviados para o Cegid Pulse;

• Atualizar dados: Permite atualizar os dados resultantes da configuração e que são enviados para o Cegid Pulse.

O resultado da configuração é calculado nos seguintes momentos:

• ao entrar no software (sincronamente);

• ao clicar nos botões Visualizar dados e Atualizar dados na configuração (sincronamente);

• ao gravar uma configuração de vendas (assincronamente);

• ao gravar uma fatura que não seja rascunho, nem esteja anulada, com uma das seguintes configurações de série (assincronamente):

  1. Tipo de documento 1 (Fatura), 2 (Nota de Débito) e 3 (Nota de Crédito);

  2. Tipo de documento 5 (Outro) e tipo SAF-T "OR" (Orçamentos).

• ao gravar um dossier interno que não seja rascunho, nem esteja anulado, com a configuração Tabela que utiliza definida com CL e ter pelo menos uma das seguintes configurações de série (assincronamente):

  1. Movimenta as reservas de clientes nos stocks;

  2. É um dossier de Orçamentos;

  3. Tipo SAF-T "OR" (Orçamento).

Os documentos considerados:

• Para Faturação - são considerados documentos de Faturação pertencentes a séries com "Documento: Tipo de documento" de tipo "Documentos de faturação", "Documentos para débitos extra-faturação" ou "Documentos para créditos";

• Para Encomendas - são considerados Dossiers Internos de séries com "Tabela que utiliza" preenchida com "CL" e com "Movimenta as reservas de clientes nos stocks" ativa;

• Para Orçamentos - são considerados Dossiers Internos de séries com "Tabela que utiliza" preenchida com "CL" com "É um dossier de Orçamentos" ativa ou "SAF-T: Tipo para SAF-T" preenchido com "OR". A opção "É um dossier de Orçamentos" só está disponível se existir o package "Orçamentos". Na faturação para Orçamentos são considerados documentos de Faturação pertencentes a séries com "Documento: Tipo de documento" de tipo "Outro i.e. fact. proforma" e com "SAF-T: Tipo para SAF-T" preenchido com "OR" (Orçamento).

Os documentos em rascunhos nunca são considerados.

Ao conversar com o Pulse:

• Só consegue obter respostas sobre os dados da configuração à qual tem acesso;

• Aparecem sempre iniciadores de conversa, mesmo se não configurou nenhum (utiliza iniciadores de conversa aleatórios de base);

• O Cegid Pulse responde coerentemente e consoante os dados. Por exemplo, se a configuração não tiver a coluna Modelo, o Cegid Pulse não identifica o modelo.

Na conversa com o Pulse, é sempre considerada a última configuração alterada (data e hora de alteração mais recente - campos usrdata e usrhora), que está ativa e que tem acesso. Se não aceder ao ecrã de Configurações do Cegid Pulse – Vendas e não atualizar manualmente o registo antes de colocar questões no assistente, o dataset poderá não refletir a informação mais atualizabnaquele momento, porque podem existir mais utilizadores a emitir faturas, anular documentos, entre outras operações.

Ao abrir o assistente Cegid Pulse podem ser apresentadas as seguintes mensagens:

• Não foi possível criar a sessão para o assistente Cegid Pulse. Tente novamente mais tarde.

• Não foi possível enviar os dados para a sessão do assistente Cegid Pulse. Tente novamente mais tarde.

• Não foi possível enviar os iniciadores de conversa para a sessão do assistente Cegid Pulse. Tente novamente mais tarde.

• Não foi possível carregar a página do assistente Cegid Pulse. Contacte o administrador de sistema.

• Não foi possível iniciar sessão no assistente Cegid Pulse. Tente novamente mais tarde.

• Não tem acesso a nenhuma configuração de Vendas para o assistente Cegid Pulse. Contacte o administrador de sistema.

Na análise interna fica guardada mais informação sobre a situação.

Iniciadores de Conversa

Ao ativar esta opção, automaticamente são preenchidos os campos dos iniciadores, com 3 iniciadores aleatórios da seguinte lista de 10 iniciadores de conversa de base:

1.º Iniciador

• Título: "Indicadores de vendas"

• Prompt: "Quais os principais indicadores de vendas?"

2.º Iniciador

• Título: "Impacto dos descontos nas vendas"

• Prompt: "Os descontos atribuídos têm tido impacto positivo sobre as minhas vendas e respetivas margens?"

3.º Iniciador

• Título: "Descontos por ano e mês"

• Prompt: "Qual o valor de descontos atribuídos agrupado por ano e mês?"

4.º Iniciador

• Titulo: "Margem por ano/mês"

• Prompt: "Quais as minhas margens agrupadas por ano e mês?"

5.º Iniciador

• Titulo: "Vendas por ano e mês"

• Prompt: "Quais as minhas margens agrupadas por ano e mês?"

6.º Iniciador

• Titulo: "Conversão de encomendas em vendas"

• Prompt: "Qual a taxa de conversão de encomendas em vendas?"

7.º Iniciador

• Titulo: "Evolução de margem por ano"

• Prompt: "Qual a evolução das margens por ano?"

8.º Iniciador

• Titulo: "Vendas por ano"

• Prompt: "Qual o valor de vendas agrupado por ano?"

9.º Iniciador

• Titulo: "Vendas, Margens e Descontos por ano"

• Prompt: "Qual o valor de vendas, a respetiva margem e descontos agrupado por ano? Mostra-me os dados em formato de tabela."

10.º Iniciador

• Titulo: "Crescimento por ano"

• Prompt: "Qual a taxa de crescimento de vendas por ano?"

Ao inativar a opção Usa iniciadores personalizados os campos dos iniciadores são limpos.