As operações de importação e exportação estão divididas em duas áreas distintas:
Importação e exportação entre Sede e Loja: permite executar as operações de importar e exportar dados entre Estações (lojas) e a respetiva Sede se o parâmetro de Multi-estação estiver ativo. Esta opção está disponível a partir da versão 9.11.
Importação e Exportação para o POS: permite importar e exportar dados entre o Backoffice (PHC) e os diversos POS (Front-office), como por exemplo FuelPOS ou Omega. Esta opção apenas está disponível se o parâmetro de Multi-estação remota estiver ativo (e o respetivo módulo está validado no grupo de utilizadores). Esta opção está disponível a partir da versão 2012.
Sede e Loja
Estas opções permitem o envio e receção de dados entre a Sede e as diversas estações de serviço (lojas). Estas rotinas funcionam de forma idêntica às rotinas do módulo Cegid PHC POS CS.
Para usar esta funcionalidade, deverá estar ativo o parâmetro Utiliza modo de multi-estação (Tem de reiniciar a aplicação) disponível no separador Estações de serviço. Com este parâmetro ativo, ficam disponíveis as seguintes opções:
passa a ser possível introduzir um preço de venda nas linhas do Stock por Armazém;
permite observar a coluna preço de venda na lista de Stock por Armazém Global;
na opção Exportação Manual de Artigos (FuelPOS e Omega), o preço de venda é o que está na linha correspondente ao armazém da loja (estação) atual, na lista de stock por armazém global.
Opções
Este ecrã é um exemplo de uma rotina de importação de dados. Além das opções tradicionais como, por exemplo, artigos, clientes, documentos de faturação, etc., utilizadas na importação e exportação do módulo Cegid PHC POS CS, existem algumas opções específicas para o módulo de Estações de Serviço. No caso da rotina de importação de dados da Loja para a Sede, passa a ser possível importar Transações.
Fornecedores
No separador Fornecedores, poderá selecionar os dados a importar referentes aos fornecedores.
Configurações
No separador Configurações, definem-se uma série de opções para a importação (neste exemplo) dos dados oriundos das lojas (estações). De realçar que, caso o módulo Sincro esteja ativo, é possível automatizar ainda mais as rotinas de exportação e importação.
Considerações importantes
Deverá ter em consideração que cada Loja (estação) deverá corresponder a um armazém diferente para se poder gerir de forma correta o stock na sede.
Deverá criar séries diferentes para os documentos para desta forma distinguir, por exemplo, as Faturas de Loja A das Faturas da Loja B.
Ao exportar clientes de várias filiais, deverá definir primeiramente na tabela as distintas numerações para os diversos clientes das estações.
Na exportação de dados para as Lojas (estações), também são exportados os preços diferentes para cada artigo/estação.
A exportação de dados da estação para a Sede também inclui as transações da estação. Esta situação é particularmente interessante se o módulo de multi-estação remota estiver ativo, pois permite que a das transações seja efetuada de uma forma central a partir da sede.
Ao terminar uma exportação ou importação, é apresentada uma mensagem a confirmar que a operação foi executada.
POS
O módulo PHC Estações de serviço CS permite importação e exportação de dados para o respetivo POS (Front-office), como, por exemplo, FuelPOS ou Omega. Esta operação poderá ser efetuada via Importação manual de dados ou de forma automática (a partir da versão 2011).
Deverá ter em consideração os seguintes aspetos:
Quando se efetua uma importação de dados para Sede, há uma comunicação automática com o FuelPOS (envio de dados).
Quando se executa a rotina de importação de transações, seja pelo método ou pelas automatizações, são apagadas no FTP do FuelPOS as transações que foram copiadas para o PHC.
Com o módulo ativo, épossível importar duas transações com a mesma referência para a mesma data, mas para diferentes estações (configuradas para Omega).
Na importação de ficheiros OMEGA, apenas são importados os ficheiros começados por D e as referências contidas nos ficheiros têm de ser numéricas, senão a linha não é importada.
Quando se importa uma transação do tipo Devolução, tanto a quantidade (qty) como o total (amt) são marcados como negativos.
A exportação de clientes e artigos para POS (FuelPOS ou Omega) grava a data da última exportação num parâmetro. Ao voltar a exportar (sem usar a opção Todos), só exporta os que foram alterados posteriormente a essa data.
Apenas são exportados os clientes que têm ativa a opção Cliente a exportar para POS.
Para importar/exportar, siga os seguintes passos:
Aceder a Gestão | Integrações com POS | Exportação e importação | Automáticas;
Definir quais as operações que se pretendem realizar
Exportar:
Exportar (o cliente tem de estar configurado para exportar);
Importar;
Nota: a apresentação do ecrã varia em função do Multi-estação remota, quando o módulo está ativo.
Caso o módulo Multi-estação remota esteja ativo, poderá definir para que estações se vai exportar ou importar dados. Neste caso, todas as configurações referentes à importação ou exportação são efetuadas na tabela Estações. Se não estiver ativo, poderá efetuar todas essas operações neste ecrã;
No separador Opções, indicar qual a operação a executar (exportar artigos, exportar clientes ou importar transações), sendo possível efetuar um filtro para as operações de exportação;
No separador Dados, configurar as diversas operações, podendo indicar para a exportação e importação os diversos dados do FTP (apenas para FuelPOS ou Código aberto): FTP, username, password e pasta do FTP.
Ficheiros CSI
A importação do ficheiro de Transações é complementada com a importação do ficheiro referente aos dados do número de contribuinte. Para este efeito, usa-se um ficheiro com extensão CSI.
Ao efetuar a importação de dados do Fuel POS, existe o campo com o número de contribuinte do cliente (ficheiro CSI). Depois de efetuar a importação dos ficheiros TRX e CSI, os registos dos mesmos poderão ser integrados no sistema através do Monitor de transformação de transações. Durante este processo, passa também o NIF, sendo que o mesmo é mostrado numa coluna própria no monitor.
Aquando da transformação em documento, o número de contribuinte fica gravado no documento que é gerado, sobrepondo o número de cliente proveniente da ficha do cliente (caso exista).
Para ler o número de contribuinte a partir do ficheiro CSI, é considerado que:
os dois ficheiros deverão estar na mesma pasta.
a ligação entre o ficheiro TRX e CSI é efetuada através dos quatro primeiros dígitos do nome do ficheiro .TRX (correspondente ao campo STATION_NR no ficheiro) e os quatro últimos dígitos do ficheiro .CSI.
ao encontrar a tag TYPx (tipo de transação), vai abrir o ficheiro CSI correspondente e pesquisar a tag VATNx (Contribuinte) e preencher na aplicação. (O x tem de ser o mesmo nos 2 ficheiros).