Mapas de Gestão

• Título: indica o nome do mapa.

• Mapa de Gestão: permite ligar as fórmulas de um mapa de gestão existente em IDU ao mapa de gestão em suporte informático que está a criar. Como a informação que irá ser produzida em ficheiro será em grande parte valores de fórmulas que já existem criadas para esses mapas em IDU, este campo serve de ligação entre os mapas, eliminando a necessidade de criar fórmulas para estes mapas em suporte informático. Ou seja, para que um destes mapas possa ser produzido, terá de existir um mapa correspondente em IDU onde serão criadas as fórmulas, visto que na definição destes mapas apenas se irá escolher os números das células que contêm essas fórmulas. Também é possível criar mapas de gestão em suporte informático sem ter associado nenhum mapa de gestão em IDU. Poderá visualizar um ecrã em modo de árvore com os Mapas de Gestão separados por Grupo. Para escolher o mapa pretendido basta selecioná-lo e clicar em Escolher. Estes mapas são os que aparecem no campo Mapa de Gestão e que são criados em Programas | Tabelas de Códigos | Desenhar Mapas de Gestão.

• Nome do ficheiro: definir o nome do ficheiro e o diretório onde ele será criado quando se mandar Produzir o mesmo. Caso este campo esteja vazio, quando se clicar em Produzir irá ser solicitada essa mesma informação.

• Tipo de Mapa: indicar qual o tipo de mapa, se é o IES, o Modelo 22 ou a Declaração de IVA. Esta informação é necessária para quem tem o módulo Interop e pretende produzir o mapa a partir do Monitor de Suporte Informático.

• Mapa Principal: permite indicar que o mapa em questão é o mapa principal, ficando o registo disponível no Painel Global de Análises. Caso o mapa principal tenha na sua configuração (Layout do ficheiro) configurações com outros mapas, ao prever o mapa principal é possível escolher quais os mapas a incluir. Esta funcionalidade apenas está disponível para os mapas de gestão em suporte informático, cujo tipo ficheiro é XML.

• Grupo: permite associar um grupo ao respetivo registo.

• Descrição: este campo é do tipo observações e poderá ser utilizado para inserir qualquer comentário útil.

  Data: permite indicar qual a data, especialmente qual o ano, que vai ser utilizado como referência para o ano actual no cálculo das fórmulas. De referir que este campo representa o ano da contabilidade, ou seja, mudando o ano aqui, é o mesmo que ir ao menu do sistema e escolher a opção Mudar o ano de trabalho. Além da data, poderá também selecionar por centro de custo.

• Ano do suporte: introduzir o ano quando não está ligado a um mapa gestão. Se estiver ligado a um Mapa de Gestão em suporte papel, o campo do ano assumirá o ano do Mapa de Gestão. Ao aceder ao ecrã Mapas de gestão em suporte informático e ao aceder ao Painel Global de Análises à opção Mapas de Gestão em Suporte Informático apenas visualizará os mapas de gestão do ano da contabilidade ou os que não tenham o ano preenchido.

• Formato do ficheiro a produzir: selecionar qual o tipo de mapa que se pretende construir, se um mapa em formato ASCII ou um mapa em formato XML. Por defeito, quando não se indica o formato do ficheiro será considerado o formato ASCII. Ao modificar uma configuração de formato ASCII para XML ou vice-versa, perde-se o layout de configuração desse formato.

Se escolher o tipo de mapa em formato ASCII, ficam disponíveis as seguintes opções:

• Separador dos decimais:iIndica o carater utilizado para a separação dos decimais nos valores numéricos. Assim, podemos trabalhar no sistema da contabilidade com um determinado separador que está definido no Regional Options do Windows e, ao mesmo tempo, produzir o ficheiro com um separador decimal que pode ser diferente, e que é definido pela AT (ver mais).

• Fim de Linha, Mudança de Linha e Fim de Ficheiro: Estes campos permitem configurar o ficheiro a produzir de acordo com as especificações da DGCI. Por defeito encontram-se preenchidos com os valores mais usuais para este tipo de ficheiro.

Neste separador poderá ser inserido um programa XBase, de forma a que seja possível criar as regras de validação, por exemplo do IES – Informação Empresarial Simplifcada, aquando da sua produção.

Neste separador encontram-se os seguintes campos:

• Inactivo, que apenas deve ser selecionado se pretender que o código inserido não seja lido

• Expressão em Xbase. É neste campo que deverá inserir a expressão em xbase pretendida

• A Expressão é um programa. Esta opção deverá estar ativa para que o código inserido possa ser executado quando da produção do mapa.

Exemplo:

Tomemos como exemplo o mapa da IES – Informação Empresarial Simplificada. Dado que o mapa da IES é extenso e composto por um número elevado de mapas é necessário em primeiro lugar criar a expressão em Xbase para cada um dos mapas que compõem a IES. Assim o código fica associado a cada Mapa de Gestão, sendo executado individualmente. Apenas no Mapa principal iremos validar todos os anexos, para poder relacionar valores entre mapas.

Neste exemplo iremos validar o campo A5008 – Gastos com o Pessoal do Anexo A – Demonstração de Resultados e Balanço com um campo do A6024 – Gastos com o Pessoal do Anexo A – Q0511-512A

Código Xbase a ser inserido no Anexo A – Demonstração de Resultados e Balanço:

u_copiaanexoIES("ANEXOA",.t.)

return .t.

Código Xbase a ser inserido no Anexo A – Q0511-512A:

u_copiaanexoIES("ANEXO4",.t.)

return .t.

O campo lógico A Expressão é um programa deverá ser ativado. Esta função tem como objetivo copiar a informação que consta no visualizador – para cada anexo que é executado.

Seguidamente é necessário criar uma função no mapa prinicipal ", que tem como objetivo retornar o valor do campo que é identificado, ou seja temos como primeiro parâmetro o nome do cursor onde pretendemos realizar a pesquisa (guardado na função anterior), o segundo parâmetro é o nome do campo, sendo que o retorno é o valor desse mesmo campo (caracter, numérico, memo, lógico ou data). Assim a função retorna o valor de acordo com a definição do mesmo, ou seja se um campo está definido como numérico a função retorna o valor numérico, se por sua vez é do tipo lógico, retorna o valor lógico.

A função verifica se o nome do cursor existe, caso contrário devolve NULL (que em caso de validação retorna .f.), se por sua vez o campo a pesquisar não existir nesse cursor, é acrescentado ao cursor a_erros uma mensagem a informar que não encontrou o valor.

Expressão a ser inserida no mapa principal de forma a validar os campos pretendidos:

*Este Xbase vai correr a validação percorrendo os cursores criados em cada anexo")

lRetval=.t.

fecha("a_erros")

actform("A executar validações...")

if NOT ((u_pesquisaanexoIES("anexoiA","A5008 - Gastos com o Pessoal") = u_pesquisaanexoIES("anexo4","A6024 - Gastos com o Pessoal"))

aadderros("Campo A5008-Gastos com o Pessoal preenchido com valor diferente do indicado no campo A6024 - Gastos com o Pessoal")

ENDIF

deactform()

If Used("a_erros") and Reccount("a_erros")>0

MOSTRAERROS()

lRetval=.f.

ENDIF

fecha("anexoA")

fecha("anexo4")

RETURN lRetval

Caso exista o erro, é espoletada a mensagem Existem erros na validação dos Anexos. Deseja prosseguir?. Caso a resposta seja afirmativa, é gerado o ficheiro XML, caso contrário o processo termina de forma a ser retificado o erro.. O princípio de funcionamento é ir recolhendo os dados anexo a anexo, para um cursor que depois será usado para executar as validações pretendidas.

Para a criação de fórmulas nos mapas de gestão deverá, em primeiro lugar, selecionar o respetivo mapa a alterar ou clicar para criar uma nova impressão, e seguidamente clicar em Desenhar a impressão.

Caso se opte por criar uma nova impressão deverá definir o seu título, uma breve descrição, a impressora e se os números negativos ficam entre parêntesis. Desta forma terá acesso ao IDU (Impressão Definida pelo Utilizador), onde poderá criar as suas fórmulas.

O seguinte passo será a criação ou alteração das fórmulas do IDU selecionado. Neste exemplo pode observar diversas fórmulas de rácios de rentabilidade. Repare que todos os elementos estão identificados por um número que fica entre dois cardinais. Para alterar ou criar uma fórmula deve clicar no ícone que se encontra na barra de ferramentas do ecrã.

Poderá procurar através do número da célula ou através da descrição da fórmula. Após procurar or descrição da fórmula, aparece ao lado da opção o botão c, caso o texto a procurar tenha sido encontrado, de forma a permitir repetir essa procura. Nas linhas poderá alterar, apagar ou criar novas linhas.

Nota: não existe informação duplicada, isto é, uma célula ou uma conta podem estar incluídas mais do que uma vez, mas só é apresentada uma. A informação está ordenada por células e contas.

Todas as fórmulas apresentam, como anteriormente referido, um número entre dois cardinais. Esse número é o número da célula que neste ecrã está visível na primeira coluna. O ecrã anteriormente apresentado mostra que a fórmula 227, que é usada na rentabilidade de vendas, foi criada da seguinte forma: A fórmula apresenta o saldo da conta 71 e 72. Alternativamente poderia basear-se noutra fórmula já existente, poderia também ser baseada numa descrição (título) de qualquer conta ou ainda basear-se num campo da Ficha Completa da Empresa e, neste caso, poderia selecionar um dos campos disponíveis para elaboração da fórmula pretendida.

Sempre que uma fórmula for alterada é apresentada uma mensagem que indica em que outras células a alteração pode ter impacto.

Para criar fórmulas, é necessário preencher os seguintes campos:

1. Tipo de Fórmula: O primeiro passo para a criação de uma fórmula é definir de que tipo de fórmula se trata: saldo de conta; constituída a partir de outra fórmula já existente; poderá também ser baseada numa descrição (título) de qualquer conta; pede um valor, ou ainda basear-se num campo da Ficha Completa da Empresa.

2. Formatação da célula: Após definição do tipo de fórmula deve decidir como é que a mesma se apresenta, ou seja, quais as caraterísticas que possui. Nesta secção poderá definir se a mesma é numérica ou alfanumérica, se separa os milhares (por intermédio de vírgulas), qual o seu comprimento (contando com os diversos separadores) e quantas casas decimais possui. Quando terminar a definição poderá visualizar a formatação da mesma à direita da palavra Exemplo.

3. Valor da fórmula: O seguinte passo é a definição dos valores a apresentar e a seleção de observações da conta. Poderá selecionar o total a débito, a crédito, o saldo, a soma dos saldos devedores ou a soma dos saldos credores da conta definida no tipo de fórmula (caso o tipo de fórmula seja Saldo de conta) e selecionar os textos das observações que estão relacionados com a conta. O valor aqui definido será o valor apresentado pela fórmula.

4. Ano a que respeita: Poderá ainda decidir se o referido valor é do ano atual, do ano anterior ou ainda da contabilidade orçamental, caso se possua esse módulo.

5. Saldo da fórmula: A apresentação do saldo da fórmula poderá ser referente ao saldo acumulado ou ao saldo do período. Caso tenha optado pelo saldo do período poderá definir qual o mês do saldo ou optar pelo mês da contabilidade. Relativamente ao mês da contabilidade, poderá preencher o campo com um número positivo ou negativo e que irá ser somado ao mês da contabilidade. Assim, passa a ser possível criar no mesmo mapa, células que contenham fórmulas respeitantes a meses diferentes permitindo criar mapas únicos de análise periódica. Por exemplo, é possível criar um mapa de análise de saldos periódicos de contas que apresente os saldos do mês anterior ao da contabilidade, os saldos do mês da contabilidade e os saldos do mês seguinte ao da contabilidade. Não preenchendo nada serão apresentados os valores do mês da contabilidade.

6. Centro Analítico: Esta opção permite efetuar mapas de gestão por centros analíticos. Poderá configurar as suas fórmulas utilizando as seguinte opções:

   • Não filtra – Usando esta opção, não é filtrada numa informação referente ao centro analítico. Exemplo:  O saldo acumulado do ano da conta 71 que não filtra centro analítico, corresponde à seguinte fórmula – @S71-------------ASTNAC00VC.

   • Pedido ao tirar o mapa – Ao ativar esta opção, será utilizado o centro analítico selecionado aquando da visualização do mapa. Este campo será definido no ecrã de impressão/previsão de mapas de gestão. Exemplo: O saldo acumulado do ano da conta 71 pedindo centro analítico ao tirar o mapa, corresponde à seguinte fórmula – @S71-------------ASTNAC00VCCCT2.

   • Só para o seguinte – Ao ativar esta opção terá que definir qual o centro analítico que será usado na fórmula. Exemplo: O saldo acumulado do ano da conta 71 para o centro analítico ADM, corresponde à seguinte fórmula – @S71-------------ASTNAC00VCCCT3ADM!!!!!!!!!!!!!!!!!.

   • Nota: A utilização das opções do centro analítico, podem ter consequências ao nível da performance. Sempre que é necessário calcular um saldo para um determinado centro analítico, a aplicação terá de o ir calcular diretamente aos movimentos contabilísticos.

7. Soma de Movimentos Contabilísticos: Esta opção permite incluir a soma dos valores efetuados aos Movimentos Contabilísticos. Ao ativar esta opção, deve preencher o campo Filtros aos Movimentos Contabíliticos (Expressão SQL) onde poderá indicar uma expressão em transact SQL para a cláusula WHERE. Esta opção só está disponível se for selecionada a opção Saldo de Conta nos tipos de fórmula. Em conjunto com qualquer uma das opções nos Valores da Fórmula, excluíndo a opção Observações. Também não se encontra disponível para fórmulas da contabilidade orçamental.

   • Exemplo de fórmula com a opção ML incluída: @S------------AMDNAC00VCML

   • Exemplo da Expressão para Filtrar a tabela (ML): " ML.dinome ="Pagamentos" AND ML.docnome="Compra Mat. Escrit.""

   • Esta opção será validada caso não se encontre correta.

   • Este filtro será feito para toda a linha do (CE), ou seja, as fórmulas todas incluídas nessa linha terão como influência o filtro à tabela de Movimentos Contabilísticos (ML), sempre que ocorrer algum cálculo a essa tabela. Este desenvolvimento não é compatível com a tabela de movimentos do ano anterior.

   • A opção fórmula com sinal invertido permite visualizar os créditos como valores positivos. É possível verificar quais as contas do SNC que não estão incluídas no mapa de gestão.

Terminada a definição deverá clicar em Introduzir a fórmula, passando a mesma para a nova linha, criada inicialmente quando clicou no respetivo ícone. Pode também adicionar informação ou outra fórmula a uma fórmula que já existe. Para tal deve selecionar a respetiva fórmula, repetir os passos anteriormente explicados e no fim clicar em Juntar à fórmula.

Como alternativa pode elaborar uma fórmula manualmente, isto é, introduzir a fórmula diretamente nas linhas (no fundo do ecrã). Para tal deve respeitar diversas regras. Para que o software considere que o que está a introduzir é uma fórmula deverá incluir o caratere @ antes de definir o conteúdo da fórmula.

Existem 7 tipos de fórmulas diferentes:

1. Fórmulas de Saldo de Conta

2. Outras Fórmulas

3. Fórmulas de Descrição da Conta

4. Ficha da Empresa

5. Pede Valor

6. Nota IES

7. Rubrica BDR

Saldos de Conta

Esta é a fórmula mais usada e mais complexa deste conjunto de fórmulas. Para que a fórmula possa ser considerada uma fórmula de saldo de conta deverá introduzir o caratere S logo após o caratere @ indicativo de fórmula, i.e. @S. Depois deverá começar a configurar a sua fórmula de acordo com o pretendido e consoante a legenda imediatamente descrita.

Legenda

• Saldo da Fórmula – Saldo acumulado ( A ) / Saldo do período (P)

• Valor da Fórmula – Total a débito (MD) / Total a crédito (MC) / Saldo (ST) / Soma de saldos devedores (SD) / Soma de saldos credores (SC) / Observações (OB)

• Fórmula com sinal invertido (I) / Fórmula sem sinal invertido (N)

• Valores do ano (VC) / Valores do ano anterior (VA)

• Outras – Contabilidade orçamental (VS)

• Mês do saldo (xx) * / Mês da contabilidade (AC)

• Centro Analítico pedido no mapa (CCT2) / Centro Analítico ADM (CCT3ADM!!!!!!!!!!!!!!!!!)

Nota: os símbolos xx representam os dígitos do mês.

Exemplo de uma fórmula simples de Saldo de Conta: @S682----------ASTNACVC (Saldo da conta 682, acumulado( A ), cujo valor é de saldo(ST), fórmula sem sinal invertido(N), é relativo ao mês da contabilidade(AC) e são os valores do ano(VC))

É possível efetuar fórmulas compostas, por exemplo: @S682-------ASTNACVC + @S711-------ASTNACVA - @S215-------ASTIACVC onde a primeira soma à segunda e o resultado é diminuído da terceira fórmula.

Exemplo de uma fórmula que mostra todas as observações existentes para a conta 11 e respetivas contas de movimentos: @S11-------------AOBNAC00VC

Ao prever o mapa de gestão surge:

• Conta: 111 Data: 01.01.2010 Texto da linha 1 Texto da linha 2

• Conta: 112 Data: 01.01.2010 Texto da linha 1

• Conta: 113 Data: 01.01.2010 Texto da linha 1

Exemplo de fórmula com a opção de Movimentos Contabilísticos (ML) incluída: @S------------AMDNAC00VCML

Outras Fórmulas

São fórmulas baseadas em outras fórmulas existentes e não sobre as contas do S.N.C.

Legenda: Outra fórmula…………………………………….(Oxxx) *

Nota: os símbolos xxx representam os dígitos do número da fórmula.

Exemplo: @O134---------- (Outra fórmula(O), conteúdo de outra fórmula(xxx))

Aqui também se pode efetuar fórmulas compostas, por exemplo: @O345 + @O598 / @S215----------ASTIACVC onde a primeira (fórmula 345) soma à segunda (fórmula 598) e o resultado divide-se pelo saldo da conta 215.

Descrição da Conta

É uma fórmula que tem por objetivo informar a descrição da conta.

Legenda: Descrição da conta (Dxxx)

Nota: os símbolos xxx representam os dígitos do número da conta.

Exemplo: @D682---------- (Descrição(D), da conta 682(xxx))

Ficha da Empresa

São fórmulas baseadas nos dados fixos e/ou variáveis que estão incluídos na ficha da Empresa e têm ordenação alfabética e ascendente.

Legenda: Ficha da Empresa (C {……}) *

Nota: os símbolos ……. representam os campos existentes na ficha da empresa e que irão ser parte integrante da fórmula.

Exemplo: @C(#NOMECOMP#)---------- (Fórmula da Ficha da Empresa (C), Nome do campo a introduzir (Nome completo))

Poderá incluir um ou mais campos, por exemplo @C(#NOMECOMP#)@C(#MORADA#) etc.….

Pede Valor

Este tipo permite definir um campo que será pedido o seu valor, na altura de Mapas de Gestão, permitindo definir campos que não existem na base de dados e podem ser inseridos no momento da impressão. Para este tipo deve-se definir a sua descrição, Grupo, Subgrupo e o tipo de dados (os campos do grupo e Subgrupo vão permitir uma ordenação no ecrã de introdução de valores das variáveis).

Nome: O nome identificará o campo na altura de introduzir os valores.

Grupo: Permite definir a que grupo está associada a respetiva fórmula, este campo irá influenciar a zona onde a fórmula irá aparecer no Funcionamento do visualizador dos Mapas de Gestão.

Subgrupo: Permite definir a que subgrupo está associada a fórmula. Este campo irá influenciar a zona onde a fórmula irá aparecer no Funcionamento do visualizador dos Mapas de Gestão.

Ordem: Permite definir a ordem associada à respetiva fórmula, este campo irá influenciar a ordem onde a fórmula irá aparecer no Funcionamento do visualizador dos Mapas de Gestão. Ao preencher os campos Grupo e subgrupo, é inserido automaticamente o campo ordem com o número seguinte do respetivo Grupo e subgrupo. Quando o campo ordem for alterado para um número já existente, a aplicação indica que esse número já existe e pergunta se pretende avançar os números seguintes. Isto permite alterar o campo ordem de todas as células existentes apenas daquele grupo e subgrupo. Todos os outros mantêm-se inalterados.

Instruções: Este campo permite elucidar com algumas dicas sobre a fórmula(campo). No Funcionamento do visualizador dos Mapas de Gestão irá aparecer um botão de ajuda(?) com as respetivas instruções.

Tipo de Dados: Pode definir um dos seguintes tipos de dados: caratere, Númerico, Lógico, Memo e Data.

Exemplos:

• Caratere – @P{CE4CAR}

• Data – @P{CE5DAT}

• Numérica – @P{CE6NUM}

• Memo – @P{CE8MEM}

• Lógico – @P{CE7LOG} – Este campo retorna o valor Sim ou Não, se no campo em vez de aparecer o valor sim pretender colocar um x, deve criar outra fórmula com o seguinte: IIF(@O001='SIM','X',''), em que @O001 é o número da fórmula que tem o campo lógico.

Nota: quando se define uma fórmula do tipo Pede Valor, ao alterar o seu tipo de dados para Memo, coloca automaticamente 0 (zero) no comprimento.

Nota IES e Rubrica BDR

Nota IES: Deve ser preenchido com o número da nota para a IES, o qual foi criado no ecrã da tabelas de Notas às Demonstrações Financeiras Predefinidas.

Rubrica BDR: Esta fórmula deverá ser preenchida com a rubrica que se pretende associar ao campo do mapa.

Opções adicionais

Usa mapeamento? Ao ativar esta opção a aplicação irá associar a fórmula em questão (ou seja aquela em que se encontra posicionado) à Tabela de Mapeamento. Apenas é possível ativar esta opção se a opção dos cabeçalhos dos mapas de gestão estiver inativa.

Campo Obrigatório: Se pretender que um determinado campo do mapa de gestão seja de preenchimento obrigatório deve ativar esta opção. Esta opção é importante para fórmulas que sejam criadas para serem geradas através do visualizador.

• Com o parâmetro Utiliza o Painel Global de Análises (Tem que reiniciar a aplicação!) Inativo: Para desenhar os mapas de gestão, deverá aceder à opção de Desenhar Mapas de Gestão, em Tabelas | Contabilidade | Desenhar Mapas de Gestão. Para visualizar e imprimir o respetivo mapa, deverá aceder a Análises | Contabilidade | Mapas de Gestão.

• Com o parâmetro Utiliza o Painel Global de Análises (Tem que reiniciar a aplicação!) Ativo: Com este parâmetro ativo, aceder-se-á ao desenho e à impressão no mesmo ecrã; para tal, deverá aceder a Painel Global de Análises | Análises | Análises do Utilizador | Mapas de Gestão. Neste ecrã, será possível visualizar os mapas efetuados e disponibilizados pela PHC.

Sempre que existir uma alteração fiscal nos Mapas Legais efetuados pela PHC, serão efetuadas as devidas alterações e, de seguida, disponibilizadas, para permitir a atualização das bases de dados dos clientes.

Existem diversas formas de atualizar Mapas de Gestão:

Atualização importando ZIP

Esta atualização é efetuada importando um ficheiro ZIP que contém o respetivo mapa. Ao importar, será criado um novo mapa, sem eliminar nenhum mapa existente na base de dados. Deverá aceder ao ecrã de Desenho de IDU (Mapas de Gestão); com o Painel Global de Análises ativo, deverá clicar na opção Editar e Criar para aceder a este ecrã. Neste ecrã, deverá escolher a diretoria onde se encontra o ficheiro Zip e importar o mapa.

Atualização importando o IDU

Esta importação é efetuada importando página a página do mapa. Ao importar, será criado um mapa sem eliminar nenhum mapa existente na base de dados. Deverá aceder ao ecrã de Desenho de IDU (Mapas de Gestão); com o Painel Global de Análises ativo, deverá clicar na opção Editar e Criarpara aceder a este ecrã. Neste ecrã, deverá clicar na opção Desenhar na impressão; no menu Sistema, deverá selecionar a opção Importar.

Atualização importando DBFs

Esta atualização é efetuada através da importação das respetivas tabelas dos mapas de gestão. Ao optar por esta forma de atualização, serão apagados todos os mapas de gestão existentes na base de dados. Deverá aceder à opção de Instalação e Manutenção, no Módulo Supervisor, e importar as seguintes tabelas:

• CE — Fórmulas dos Mapas de Gestão;

• MG_GRUPO — Tabela de Grupos de Mapas de Gestão;

• MGE1MDC — Mapas de Gestão, Cabeçalhos;

• MGE1MDL — Mapas de Gestão, Linhas;

• MGE1MDTXT — Mapas de Gestão, Linhas (Modo Texto);

• MGE1MDTU — Tabela de Grupo do IDU de Mapas de Gestão, Cabeçalhos, Mapas desenhados;

• IDUPNM — Nomes das Páginas dos Mapas de Gestão.

• Atualização para várias bases de dados ao mesmo tempo

Com um grupo de empresas ou enquanto gabinete de contabilidade, poderá atualizar os mapas de gestão em várias bases de dados ao mesmo tempo. Para tal, deverá possuir o Módulo Interop; no ecrã de Sociedades, deverá aceder à opção Copiar. Deverá selecionar a base de dados onde o mapa já se encontra atualizado e selecionar as bases de dados onde se pretende criar o mapa.

Nota: sempre que existam alterações a efetuar nos mapas, a PHC disponibiliza as várias formas de atualização para permitir a escolha de uma delas.

A área grupos e subgrupos, visível do lado esquerdo é apresentada em forma de árvore estruturada hierarquicamente e é composta por vários elementos raiz, os quais possuem ligações para outros elementos (filhos).

A estrutura da árvore é configurada quando da criação do mapa de gestão. Ao aceder ao ecrã Formulas para os Mapas de Gestão deverão ser inseridos os respetivos dados na zona Tipo de fórmula, se pretender que a célula (campo) sejam visíveis no visualizador. Se estes dados não se encontrarem preenchidos a informação da célula (campo) não ficará visível no visualizador.

O campo Nome diz respeito ao nome do campo pretendido e que será apresentado no visualizador dentro do grupo ou subgrupo escolhido.

O grupo corresponde à raiz da árvore, da qual irá nascer os diferentes ramos (filhos)

O subgrupo corresponde aos filhos dentro da raiz (grupo). No exemplo apresentado podemos ver um grupo denominado Modelo 22, no qual existe um filho Quadro 07.

Ao selecionar um subgrupo na árvore são apresentados os campos existentes de acordo com a estrutura criada e a respetiva ordem no configurador.

Nos campos que possuem informações adicionais (ajuda) é visível do lado direito do campo. Ao clicar no mesmo é aberta uma janela com as instruções, ou outras informações úteis que auxiliam no preenchimento do campo/mapa.

Estas instruções/ajuda são inseridas no ecrã Fórmulas de Mapas de Gestão.

Tipos de Campos

• Campos de preenchimento automático ou seja, campos que apresentam valores. Estes valores correspondem às fórmulas criadas nos mapas de gestão. Ex: Saldo da conta 111 – Caixa. São apresentados com o nome a negrito para que seja mais fácil identificar os mesmos.

• Campos de pede valor, cujos dados deverão ser inseridos manualmente.

• Campos de descrição de conta que tem por objetivo informar a descrição da conta.

• Campos da Ficha da Empresa

• Campos que são fórmulas para cálculo de valores com origem em outros campos.

• Campos de preenchimento obrigatório, os quais são apresentados de cor diferente dos restantes.

Alteração de dados nos campos de preenchimento automático

Os valores constantes nos campos de preenchimento automático podem ser alterados. Neste caso é necessário ter em atenção que, se pretender alterar campos calculados, deverá primeiro alterar os mesmos, de seguida os campos de Pede valor e só depois carregar no botão Calcular Fórmulas.

Esta ordem deve ser seguida pois, se existirem fórmulas dependentes de campos automáticos e de campos pede valor, ao clicar no botão Calcular Fórmulas os mesmos vão influenciar os campos de fórmulas de cálculo.

Quando existirem campos calculados que tenham sido alterados, do lado direito do campo fica visível o símbolo de reticência para que seja fácil a identificação dos campos automáticos que sofreram alterações.

Fórmulas dos Campos do Visualizador

Os dados constantes nos campos do visualizador são oriundos da construção de fórmulas nos mapas de gestão. De forma a saber qual a origem dos valores de determinado campo deve clicar na opção disponível.  Será aberto um ecrã Árvore de Fórmulas de variáveis.

Este ecrã possui uma árvore com três colunas:

• Variável: Nome da variável, apresentado no ecrã de Variáveis de Pede Valor. Se este nome não estiver definido (significando que esta célula é interna) apenas mostra o texto Célula: X.

• Valor: Valor calculado de acordo com a fórmula da célula no mapa de gestão.

• Célula: Número da célula no mapa de gestão, para melhor interpretação da fórmula.

Ao selecionar cada um dos nós da árvore, são carregados dois campos por baixo da mesma:

• Fórmula: Este campo contém a fórmula completa da célula selecionada na árvore;

• Descrição: Interpretação em texto corrente do significado da fórmula da célula/campo ativo.

Inserir valores nos campos Pede Valor

Após inserir toda a informação para completar o preenchimento do mapa, deverá clicar-se no botão disponível, para que sejam recalculados todos os campos que possam depender da informação introduzida.

Na eventualidade de terem sido inseridos novos valores em campos calculados e pretender-se voltar aos valores iniciais, deverá clicar-se no botão disponível.

Esta opção limpa todos os valores que se encontram nos campos do tipo Pede Valor e reinicia os valores dos campos que possuem fórmulas automáticas (Saldo da contabilidade e ficha completa da empresa).

Para navegar entre campos no visualizador poderá utilizar a tecla tab. Ao estar posicionado num determinado campo pode, ao utilizar a tecla TAB, passar para o campo seguinte que se encontra no subgrupo.

Visualização dos Campos

Existem mapas de gestão extensos em termos de informação, o que por vezes pode dificultar a inserção de dados nos campos pede valor. Desta forma, é possível visualizar apenas os campos desse tipo, activando a opção Ver apenas campos de introdução que se encontra na zona inferior da janela do visualizador. Em qualquer altura é possível ativar ou desativar esta opção.

Campo Procurar

No canto superior esquerdo da janela do visualizador existe o Campo Procurar.

Este campo tem como objetivo pesquisar um determinado campo no mapa entre todos os campos que se encontram visíveis no lado direito da janela do visualizador. Esta opção é de extrema utilidade quando se elaboram mapas muito extensos, onde existem muitos campos. Para usar esta funcionalidade basta digitar um texto que conste no título do campo.

Produzir o Mapa de Gestão

Após inserir e verificar a informação constante nos diversos campos do mapa de gestão e desejar produzir o mesmo basta, para o efeito, clicar no botão disponível.