Esta opção permite registar as diversas despesas dos funcionários a serem processadas após a aprovação das mesmas. As despesas poderão ser incluídas nos recibos de remunerações automaticamente ou nos recibos diversos.
Registo
Ao abrir o ecrã de Despesas fica disponível uma barra de ícones de programas que representam opções, nomeadamente a Duplicação de registos.
No menu de opções do ecrã de Despesas está também disponível as seguintes operações:
Gerar recibos diversos para linhas de despesas não processadas: esta opção permite, através da definição de um filtro, o processamento automático de uma série de registos de despesas (desde que aprovadas para pagamento e com linhas por processar), sendo gerado um recibo diverso para cada linha de despesas nessas condições. No final da emissão, é emitido um relatório com os resultados. As linhas que dão origem a recibos diversos são automaticamente marcadas como processadas.
Filtro para as despesas a processar: esta opção permite criar uma seleção de despesas para processar, ou seja, é possível definir um filtro de forma a facilitar a procura das despesas a processar. Como em qualquer ecrã de procura, são disponibilizadas diversas formas de efetuar a mesma, através das opções presentes nos separadores Procura e Procura avançada.
Observar a lista de despesas a processar: ao clicar neste botão, é apresentada uma lista de despesas a processar, sendo que esta lista obedece aos critérios definidos no filtro criado anteriormente. Caso não se encontre nenhum filtro criado, não surge a listagem de despesas a processar.
Constituição da tabela
Deverá introduzir nesta tabela as despesas dos funcionários:
Nome do funcionário: serve para indicar o nome do funcionário.
Data: data da despesa para processamento.
Descrição: poderá utilizar este campo para introduzir uma descrição. Após a descrição pode inserir diversas despesas, sendo necessário introduzir linha a linha.
Data (linha): data da despesa a discriminar.
Tipo: identificação da despesa a processar, no recibo de remunerações ou recibo diverso, proveniente da tabela de tipos de despesas. Se efetuar o clique direito com o rato, acede diretamente a essa tabela, onde pode criar os tipos que pretender.
Taxa de IVA: neste campo deve indicar qual a taxa de IVA a aplicar nesta despesa. Este campo será preenchido automaticamente caso tenha selecionado um tipo de despesa que tenha o campo de taxa de IVA preenchido.
Valor de IVA original: este campo indica o valor do IVA relativo ao valor original indicado. É calculado automaticamente quando se coloca o valor original da despesa.
Valor original: permite a introdução do valor da despesa a ser aprovada. Neste campo deve colocar o valor total (base + IVA) da despesa.
Valor de IVA: este campo indica qual o valor do IVA relativo ao valor a pagar.
Valor a pagar: permite a introdução do valor da despesa a ser paga, podendo ser diferente do valor original.
Documento: permite a introdução da designação do documento a pagar.
Observações: permite o registo de alguma observação respeitante ao documento.
Processado: informa se a despesa, referida na linha, se encontra processada.
Data (processamento): data do processamento da despesa.
Valor total original: somatório de todas as linhas de valor total original.
Valor total: somatório de todas as linhas — valor total do documento a processar.
Com a descrição das diversas despesas no documento, o mesmo só vai ficar para pagamento após a validação de Aprovado para pagamento; até aí, ficará só registado. Ao emitir automaticamente o recibo para esse funcionário, tendo validado Processar, vai fazer com que dê origem a uma linha de descrição de remuneração no recibo de remunerações do funcionário ou a um recibo diverso, de acordo com o tipo de despesas incluídas nas diversas linhas.
No ecrã da tabela de Despesas, é possível:
Imprimir o documento de despesa: para imprimir o documento de despesas criado a partir do ecrã. A impressão pode ser desenhada neste mesmo local, efetuando clique direito no rato.
Recibos diversos: este botão permite criar automaticamente recibos diversos associados às linhas da despesa. Apenas é possível emitir recibos diversos de despesas que estejam aprovadas e que tenham, nas suas linhas de despesas, tipos configurados para processar em recibos diversos. Esta opção apenas está disponível se possuir acesso de introdução à tabela de recibos diversos.
Tipos de despesas
Esta tabela permite definir as diversas despesas que poderão ser utilizadas na aplicação, permitindo, desta forma, processar o pagamento das mesmas nos recibos de remunerações ou nos recibos diversos.
Ao Processar nos recibos de remunerações, permite escolher o que vai aparecer no respetivo recibo relativamente a essa despesa.
Ao Processar nos recibos diversos, permite escolher o tipo de despesa que vai aparecer no respetivo recibo relativamente a essa despesa.
No campo Taxa de IVA deve indicar qual a taxa de IVA a aplicar na despesa. Apenas disponível para as despesas que forem processadas nos recibos diversos.